ワークフロー図とは？4つのメリットや効果的な書き方、5つの作成ポイントを解説！ 

ワークフロー図とは、業務の流れや担当者、処理の手順を図形と矢印を使って視覚的に整理した図のことです。

誰が・いつ・何をするのかを1枚にまとめることで、業務の全体像や滞りやすい箇所が一目で分かるようになります。

本記事では、ワークフロー図と業務フロー図・マニュアルとの違いから、作成する4つのメリット、よく使う記号の種類、書き方5ステップ、見やすく仕上げるポイント、作成ツールの選び方までを分かりやすく解説します。

これからワークフロー図の作成や運用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフロー図とは？

ワークフロー図とは、業務の一連の流れを図形や矢印を使って視覚的に表した図のことです。

開始から終了までの処理を時系列に沿って並べ、判断や分岐のポイントを記号で示すことで、業務プロセスの全体像を直感的に把握できるようにします。

ワークフロー図の特徴は、単に処理の順番を示すだけでなく、「誰が」「どの工程を」担当しているのかまで表現できる点です。

スイムレーンと呼ばれる担当者ごとの区切りを使うことで、部署をまたいだ業務でも役割分担と受け渡しのタイミングが明確になります。

こうして可視化されたワークフロー図は、業務の記録にとどまらず、関係者間の認識合わせ、業務改善の検討材料、システム導入時の要件整理にも使える重要なビジネス資産とな流でしょう。

属人化を防ぎ、引き継ぎやトラブル時の原因特定にも役立つため、業務の見える化に取り組む多くの組織で活用されています。

ワークフロー図と業務フロー図・マニュアルの違い

ワークフロー図は「業務フロー図」「マニュアル」と混同されやすいものの、それぞれに違いがあります。

業務フロー図は、業務全体の大まかな流れを上位レベルで整理する図を指すことが多く、部署間の連携や業務の位置づけを俯瞰するのに向いています。

一方でワークフロー図は、担当者や判断の分岐、詳細な処理手順まで落とし込み、実務レベルで「誰が何をするか」を表現するのが特徴です。

実際にはほぼ同義で使われる場面も多く、厳密に区別せず用いられることもあります。

マニュアルは、業務の手順を文章で詳しく説明したもので、テキストによる解説が中心です。

細かい操作や例外対応を伝えるのには強い一方、業務の全体像をつかむのには不向きです。

一方、ワークフロー図は、流れを図で示すことで全体像の直感的な把握が可能です。

ワークフロー図とマニュアルは対立するものではなく、ワークフロー図で全体像を、マニュアルで詳細手順を補完するように併用すると効果的です。

ワークフロー図を作成する4つのメリット

ワークフロー図は、単に業務を図にするだけのものではありません。可視化を起点として、業務改善や標準化、システム化の判断まで幅広く役立ちます。

ここでは、ワークフロー図を作成することで得られる代表的な4つのメリットを順に解説します。

1. 業務プロセスを可視化・共有できる

2. ムダ・手戻り・ボトルネックを発見できる

3. 業務を標準化し属人化を解消できる

4. ツール導入・システム化の基礎資料になる

（１）業務プロセスを可視化・共有できる

ワークフロー図を作成する最大のメリットは、複雑な業務プロセスを誰にとっても理解しやすい形で共有できる点です。

文章や口頭だけでは伝わりにくい流れも、図にすれば全体像を直感的に把握でき、部署をまたいだ業務でも共通認識を持てます。

どの順序で作業が進み、どの担当に処理が渡るのかが明確になるため、新任担当者でも迷わず業務を引き継ぐことが可能です。

会議資料や説明資料の土台としても活用しやすく、関係者間のコミュニケーションが効率化します。

（２）ムダ・手戻り・ボトルネックを発見できる

ワークフロー図は、業務のムダや手戻り、待ち時間といった問題点を見つける手がかりになります。

流れを図として可視化することで、理想と実態のギャップを客観的に把握できるためです。

たとえば、承認者が多すぎて処理が滞っている、同じ内容を何度も手入力している、判断工程が必要以上に細かい、といった課題が図にすることで浮き彫りになります。

どこを簡素化すべきかを関係者で議論しやすくなり、改善の合意形成もスムーズに進みます。

（３）業務を標準化し属人化を解消できる

ワークフロー図は、担当者ごとに異なる「やり方」を統一し、属人化を防ぐための基礎資料になります。

図に落とし込んだ手順をもとに業務マニュアルやルールを整備できるため、誰が担当しても同じ品質で業務を進められる状態を構築できます。

属人化が進むと、担当者の不在時に業務が止まったり、引き継ぎに時間がかかったりといったリスクが避けられません。

ワークフロー図で標準となる手順を明確に定義しておけば、変更が生じた際も更新しやすく、業務の安定性が高まります。

（４）ツール導入・システム化の基礎資料になる

ワークフロー図は、新しいITツールの導入や業務のシステム化を検討する際の基礎資料としても欠かせません。

現状の業務構造を正確に把握しないままシステムを導入すると、現場の実態と合わず、かえって非効率を招くおそれがあるためです。

事前にワークフロー図で業務の流れと関係者を整理しておけば、どの工程を自動化すべきか、どこにシステム連携が必要かを具体的に検討できます。

導入後の運用イメージも共有しやすくなり、プロジェクトの成功確率を高められます。

ワークフロー図で使う主な4つの記号の種類

ワークフロー図は、標準化された記号を使うことで、誰が見ても同じ意味で理解できる図になります。

自己流の記号を使うと解釈のズレが生まれ、図の信頼性が損なわれやすいです。

ここでは、ワークフロー図の作成で押さえておきたい主な記号と表記法を4つ紹介します。

1. 基本記号（開始・終了／処理／判断）

2. 線・矢印（フローの方向）

3. スイムレーン（担当の明確化）

4. BPMN（国際標準の表記法）

（１）基本記号（開始・終了／処理／判断）

ワークフロー図は、主に3つの基本記号を組み合わせるだけで、大半の業務の流れを表現可能です。

業務のスタートと完了を示す「開始・終了」は角の丸い四角形（楕円形）で表し、図形の中には業務が始まるきっかけや完了時の状態を具体的に記載します。

また、業務における一つひとつの作業やステップを示す「処理・プロセス」は角が直角の長方形で表され、図中で最も多用される記号として具体的な作業名を簡潔に書き込むのが特徴です。

そして、「Yes／No」や「承認／差戻し」といった条件によって分岐する工程にはひし形の「判断」記号を用い、それぞれの結果に応じた次の処理へ矢印を使ってつなげます。

（２）線・矢印（フローの方向）

線・矢印は、業務や処理の流れる方向を示す記号です。

時系列に沿って処理が進む場合は矢印を使い、工程と工程をつないでいきます。

線・矢印はフローの順序を示す重要な役割を持ちますが、斜めにつないだり頻繁に交差させたりすると、全体が見づらくなります。

流れは基本的に「上から下へ」「左から右へ」統一し、逆行や複雑な折り返しを避けることが読みやすさのポイントです。

（３）スイムレーン（担当の明確化）

スイムレーンは、担当者や部署ごとに業務の流れを区切って整理する表記方法です。

プールの泳ぐレーンのように領域を分け、それぞれのレーンにタスクを配置することで、「誰がどの作業を担当するのか」が視覚的に分かります。

部署間で処理が受け渡される場面では、その引き継ぎポイントが矢印で明確に示されるため、業務が滞りやすい箇所や手戻りが生じている部分に気づきやすくなります。

特定の担当者や部門に負荷が偏っていないかも把握しやすく、属人化の解消にも有効です。

（４）BPMN（国際標準の表記法）

BPMNは「Business Process Model and Notation」の略で、業務プロセスを標準化されたルールで表記できる国際規格です。

イベント、アクティビティ、ゲートウェイ、スイムレーンといった要素が細かく定義されており、複雑な業務でも誤解なく表現できます。

システム担当者を含む多くの関係者と共通言語で議論できるため、ITシステムの要件整理や大規模な業務再設計に向いています。

一方で記号の種類が多いため、業務が比較的シンプルな場合は、基本記号とスイムレーンだけで十分なケースも少なくありません。

ワークフロー図の書き方5ステップ

ワークフロー図は、いきなり図を描き始めるのではなく、目的の明確化から関係者のレビューまで、順を追って作成することが大切です。

手順を踏むことで、誰にとっても分かりやすく、業務改善に活用できる図に仕上がります。

ここでは基本の5ステップを解説します。

1. 目的と対象業務を明確にする

2. 担当者・部署を洗い出す

3. タスクと時系列を整理する

4. 記号を使って下書き・清書する

5. 関係者のレビューで実態に合わせる

（１）目的と対象業務を明確にする

最初に「何のためにワークフロー図を描くのか」を明確にします。

目的が曖昧なまま描き始めると、図が複雑になり、意図が伝わらないフローになってしまいます。

「現状の業務を可視化したい」「属人化を解消したい」「システム導入前に業務構造を把握したい」など、目的をはっきり設定することで、描くべき範囲や粒度が定まります。

目的に応じて対象業務を絞り込むことで、スコープが広がりすぎず、実務に役立つワークフロー図を作れます。

（２）担当者・部署を洗い出す

次に、業務に関わる担当者や部署を洗い出します。

ここはスイムレーンの軸になる部分であるため、社内の部署だけでなく、外注先やベンダーまで漏れなくリストアップしましょう。

ただし、スイムレーンが多くなりすぎると図が複雑になるため、対象業務に合わせて適宜調整します。

どこを開始とし、どこを終了とするかによって関わる担当者も変わるため、業務の範囲を明確にすることも重要です。

（３）タスクと時系列を整理する

担当者を整理したら、業務のタスクと時系列を漏れなく洗い出す「業務棚卸」を行います。

ワークフロー図は「誰が・いつ・何をするか」を正確に整理して初めて意味を持つためです。

現場担当者へのヒアリング、実際の作業観察、既存マニュアルの確認などを通じて、現行の業務手順を細かく分解していきましょう。

判断ポイントや承認者、例外処理がどこにあるかも把握しておくと、後の改善活動に役立つ図になります。

（４）記号を使って下書き・清書する

洗い出した情報をもとに、基本記号やスイムレーンを使ってワークフロー図を描いていきます。

まずは紙やホワイトボードでラフスケッチを作り、工程の位置や担当者の区分を調整するのがおすすめです。

配置が固まったら、ExcelやPowerPoint、作図ツールなどで清書します。

矢印の向き、図形の大きさ、余白を整え、記号の使い方を一貫させることで、初見の人でも理解しやすい図に仕上がります。

この段階で複雑になりすぎないよう、情報を整理しながら描くことが大切です。

（５）関係者のレビューで実態に合わせる

完成したワークフロー図は、必ず関係者に確認してもらい、現場と乖離がないかを見直します。

作成者だけの確認では、例外処理や非公式の手順、実運用上のギャップを見落としやすいです。

「実際と異なる手順はないか」「承認経路は正しく反映されているか」「ムダな処理や重複はないか」を確認し、問題があれば修正します。

関係部署で合意形成できれば、業務標準のベースとして活用できます。

業務が変わった際には図を更新し、常に最新の状態を保つことも欠かせません。

見やすいワークフロー図に仕上げる5つのポイント

ワークフロー図は、工程を並べただけでは「伝わる図」にはなりません。

読み手が迷わず、誤解なく理解できる図にするには、いくつかの工夫が必要です。

ここでは、見やすいワークフロー図に仕上げるための5つのポイントを紹介します。

1. 記号・図形のルールを統一する

2. 開始・終了は1つに絞る

3. 接続線を交差させない

4. 適切な粒度で1枚に収める

5. 専門用語を避ける

（１）記号・図形のルールを統一する

記号や図形の使い方を統一することで、読み手が迷わないワークフロー図になります。

開始・終了、処理、判断といった基本記号は、形・色・サイズをそろえて使うことが大前提です。

たとえば判断はすべてひし形にする、補足やコメントは吹き出しに統一する、といったルールをあらかじめ決めておきます。

色を使う場合も3〜5色程度に抑えると、整理された見やすい図になります。

（２）開始・終了は1つに絞る

業務の開始と終了は、それぞれ1つに絞りましょう。

始まりと終わりがはっきりしないと全体の流れが把握しづらく、開始・終了が複数あると図が複雑になって可視化の効果が薄れてしまいます。

開始が複数存在する場合は、別のワークフロー図として分けるのがおすすめです。

定期的に発生する業務であれば、開始のきっかけに日時を記載すると分かりやすくなります。

（３）接続線を交差させない

線・矢印などの接続線は、不要な場所につないだり、頻繁に交差させたりすると、全体が複雑になって時系列の把握が困難になります。

複雑に折り曲げた線も、見づらさの原因になりかねません。

どこからどこへ作業がつながっているのかが明確に分かるよう、接続線はシンプルに配置します。

どうしても交差してしまう場合は、記号の配置や図全体のレイアウトを見直しましょう。

（４）適切な粒度で1枚に収める

ワークフロー図は、細かく描きすぎるとタスクが膨大になり、かえって全体の流れが見えにくくなってしまいます。

逆に一部分だけ粒度が細かいと、全体の構造がアンバランスな状態に陥ります。

基本は『1業務＝1フロー図』とし、なるべく1枚に収まる構成を心がけてください。

工程が多くて収まらない場合は、サブプロセスや外部参照の記号を使って別図に切り分けると、全体を俯瞰しやすくなります。

（５）専門用語を避ける

ワークフロー図は、誰が見ても分かる内容にすることが基本です。

一部の担当者にとっては日常的な言葉でも、他のメンバーには理解が難しいことがあります。

新しいメンバーが加わるたびに説明が必要になると、余計な手間と時間がかかります。

どうしても専門用語を使う必要がある場合は、用語集にまとめる、チーム内で表現を統一するなど、共通認識を持てる工夫をしましょう。

ワークフロー図の作成に役立つ3つのツール

ワークフロー図の作成には、用途や業務規模に応じたツールの使い分けが欠かせません。

手軽に始めたい場合から、作成した図をそのまま運用に活かしたい場合まで、代表的な3種類のツールを紹介します。

1. Excel・PowerPoint

2. 専用の作図ツール

3. ワークフローシステム

（１）Excel・PowerPoint

ExcelやPowerPointは、多くの企業で導入されている身近なツールで、ワークフロー図の作成によく使われます。

特別な導入コストがかからず、誰でもすぐに編集・共有できる点がメリットです。

Excelはセルをグリッドとして使えるため図形の位置合わせがしやすく、PowerPointは図形のデザインやレイアウト調整が柔軟です。

基本的な構成であれば、これらのツールで十分に作成できるため、まずワークフロー図を試したい場合に適しています。

（２）専用の作図ツール

専用の作図ツールは、豊富な記号やテンプレートを標準搭載しており、複雑なワークフロー図も効率よく作成できます。

ドラッグ＆ドロップで記号を配置でき、スイムレーンやBPMNといった表記法に対応したものも多くあります。

自動整列や自動接続の機能が充実しているため、複数人で編集しても図が崩れにくいのが特徴です。

クラウド型であればリアルタイムの共同編集も可能で、レビューから修正までの流れがスムーズになります。

（３）ワークフローシステム

ワークフローシステムは、図の作成にとどまらず、実際の申請・承認業務の運用まで一体化できる点が最大の特徴です。

業務プロセスをそのままシステムに落とし込み、運用と管理を一元化できます。

申請内容の自動ルーティング、承認状況の可視化、ログ管理など、運用に必要な機能が揃っているため、手作業の多いバックオフィス業務の負担を軽減できます。

業務ルールが変わった際も、システム内のフローを更新するだけで全社に反映でき、属人化の防止にもつながります。

ワークフロー図の作成・活用にはmfloow

本記事で解説したように、ワークフロー図は「作って終わり」ではなく、現場で運用・改善し続けることが重要です。

業務改善プラットフォーム「mfloow（エムフロー）」なら、可視化したワークフロー図をそのまま実際のシステム運用へとシームレスに移行できます。

作成した図の手順に基づいて担当者や期限が自動で割り当てられるため、属人化を防ぎつつ、進捗の遅延もリアルタイムに把握可能です。

さらに、外部SaaSやAIと連携して業務を自動化し、二重入力や抜け漏れをゼロにする機能も備えています。

定期的に発生する業務は時期が来れば自動でタスクとして立ち上がるため、管理の手間も大幅に削減できるでしょう。

運用中に蓄積されたデータはダッシュボードで可視化され、業務のボトルネックが直感的に特定できます。

人事労務や経理、総務といった複数の承認者が関わるバックオフィス業務において、「せっかく描いた図が形骸化してしまう」といったリスクを確実になくし、実運用とセットで継続的な業務プロセス改善のサイクルを回し続けたい企業に最適なツールです。

よくある質問（FAQ）

Q1. ワークフロー図と業務フロー図は何が違いますか？

A.業務フロー図は業務全体の大まかな流れを俯瞰するのに向いた図で、ワークフロー図は担当者や判断の分岐まで含めて実務レベルで表現する図です。

ただし、両者はほぼ同義で使われることも多く、厳密に区別せず用いられる場面もあります。

Q2. ワークフロー図はExcelでも作れますか？

A.作成できます。

Excelはセルを使った位置合わせがしやすく、図形や矢印を組み合わせれば基本的なワークフロー図は十分に表現できます。

ただし、複雑なフローや複数人での編集、作成後の運用まで見据える場合は、専用の作図ツールやワークフローシステムの利用が効率的です。

Q3. 使う記号は多いほうがよいですか？

A.いいえ。

記号は多用するほど煩雑になり、読み手が意味を理解するのに時間がかかります。

まずは「開始・終了」「処理」「判断」の基本記号と線・矢印に絞り、必要に応じてスイムレーンやサブプロセスを加えるのがおすすめです。

記号の種類は最小限に統一するほど、見やすい図になります。

Q4. ワークフロー図を作っても現場で使われるか不安です。

A.現場で活用される図にするには、作成段階から実務担当者を巻き込むことが重要です。

ヒアリングやレビューで実態と乖離がないかを確認し、関係者の合意を得ておくと定着しやすくなります。

また、業務変更のたびに図を更新できる仕組みを持つことも欠かせません。

作図と運用を一体化できるワークフローシステムを使うと、図が形骸化しにくくなります。

まとめ

ワークフロー図とは、業務の流れや担当者、処理手順を図形と矢印で可視化した図です。

業務フロー図やマニュアルと近い概念ですが、担当者の区分や判断の分岐まで実務レベルで表現できる点が特徴です。

ワークフロー図を作成するメリットは、業務プロセスの可視化・共有、ムダやボトルネックの発見、標準化による属人化解消、システム化の基礎資料になること、の4点です。

作成時は『開始・終了／処理／判断』の基本記号を中心に、線・矢印、スイムレーン、必要に応じてBPMNを使い分けます。

書き方は、目的と対象業務の明確化、担当者・部署の洗い出し、タスクと時系列の整理、記号を使った下書き・清書、関係者のレビューという5ステップで進めます。

また、作成ツールはExcelから専用システムまで様々ですが、用途に合わせて適切なものを選ぶことが重要です。

見やすく仕上げるには、記号ルールの統一、開始・終了を1つに絞る、接続線を交差させない、適切な粒度で1枚に収める、専門用語を避ける、といったポイントを押さえましょう。

ワークフロー図は、作って終わりではなく、運用と改善につなげてこそ効果を発揮します。

可視化した業務を実際の運用・定着まで一気通貫で支援できるツールをお探しの方は、mfloowの資料請求・サービス説明会もぜひご活用ください。