業務フロー図の書き方｜記号3つ・5ステップの作成手順を解説

業務フロー図とは、業務の手順や担当者、判断の流れを図で可視化したものです。

誰がどの工程を担い、どこで次の担当へ引き継がれるのかがひと目で分かるため、属人化の解消やボトルネックの発見に役立ちます。

とはいえ、いざ描こうとすると、どの記号を使うのか、どこまで細かく書くのかで迷いがちです。

本記事では、業務フロー図に使う記号を3つに絞ったうえで、書き方を5つのステップに分けてわかりやすく解説します。

スイムレーンの使い方、作成ツールやテンプレートの選び方、よくある失敗と対策までまとめているので、初めて作成する場合もこの記事だけで一通り進められます。

業務フロー図とは

業務フロー図は、業務改善や標準化の出発点となる「業務の設計図」です。

まずは何のために作るのかを押さえたうえで、記法にどのような種類があるのかまでを順に整理していきます。

1. 業務フロー図を作成する目的

2. 業務フロー図の主な種類と記法

（１）業務フロー図を作成する目的

業務フロー図を作成する目的は、業務の全体像を関係者で共有し、改善の議論を同じ土台で進めることにあります。

誰がどの業務を担当し、情報や書類がどのように流れていくかを一枚の図にすることで、口頭や個人の記憶に頼っていた手順が組織の共有物に変わります。

目的が定まっていないと、必要な情報が抜けたり不要な情報が紛れ込んだりするため、着手前にはっきりさせてください。

中小企業庁の小規模企業白書では、デジタル化の取組段階を4段階で整理し、システムで情報を管理しながら業務フローの見直しを行っている状態を「段階3」と位置づけています。

業務フロー図による可視化は、その見直しを進めるための下地になります。

参考：中小企業庁「2025年版 小規模企業白書」

（２）業務フロー図の主な種類と記法

業務フロー図には、国際的に統一された唯一の記法があるわけではありません。

社内共有を目的とするなら、後述する3つの記号と社内ルールを決めておくだけで十分に機能します。

システム開発や外部との仕様調整では、BPMN（ビジネスプロセスモデリング表記法）やUML（統一モデリング言語）のアクティビティ図といった標準記法が使われる場合もあります。

標準記法は表現できる内容が細かい反面、読み手に前提知識を求めます。

まずは関係者が読んで理解できるかどうかを基準に選んでください。

業務フロー図とフローチャート・ワークフローの違い

業務フロー図・フローチャート・ワークフローの違いは、人や部門を描くかどうかにあります。

いずれも流れを扱いますが、対象と目的が異なるため、使い分けの基準を先に押さえておきましょう。

1. フローチャートとの違い

2. ワークフローとの違い

3. 業務プロセス図・システムフロー図との違い

（１）フローチャートとの違い

フローチャートは処理手順や条件分岐を論理的に表現する図で、担当者や部門は原則として描きません。

業務フロー図は、担当者・部門を含めて業務全体の構造と役割分担を俯瞰します。

手順そのものを正確に詰めたいならフローチャート、誰がどこで引き継ぐのかを共有したいなら業務フロー図、と考えてください。

（２）ワークフローとの違い

ワークフローは、申請・承認のように特定の手続きを完了させるためのタスクの連携を指し、システム上で自動化された仕組みを表す場合もあります。

3つは対立する概念ではなく、業務フロー図が全体像のベースとなり、その一部としてワークフローが組み込まれる関係にあります。

（３）業務プロセス図・システムフロー図との違い

業務フロー図と近い言葉として、業務プロセス図とシステムフロー図もよく使われます。

業務プロセス図は、業務の流れを工程単位で整理した図の総称で、業務フロー図とほぼ同義に使われる場面が多いです。

担当者のレーン分けを含むかどうかで呼び分ける場合もあります。

一方のシステムフロー図は、システム内部でのデータの流れや処理を描いた図で、主な読み手は開発者になります。

同じ業務を扱う場合でも、まず業務フロー図で人の動きを整理し、それをもとにシステムフロー図へ落とし込む順序が一般的です。

業務フロー図を作成する4つのメリット

業務フロー図を作成すると、複雑な手順を俯瞰できるだけでなく、属人化の防止や課題の発見、引き継ぎの円滑化にもつながります。

ここでは代表的な4つのメリットを解説します。

1. 業務の流れを一目で把握できる

2. 業務の属人化を防止できる

3. 業務改善や課題発見につながる

4. 引き継ぎ・教育・共有がしやすくなる

（１）業務の流れを一目で把握できる

業務フロー図を用いれば、業務の開始から終了までの全体像をひと目で把握できます。

文字だけの説明では掴みにくい流れも、図解によって視覚的に理解しやすくなります。

特に部署をまたぐプロセスでは、各部署の作業がどのようにつながっているかを明示できるため、関係者全員が共通認識を持ちやすくなるでしょう。

文章の手順書を読むよりも理解が早く、作業の抜け漏れ防止にもつながります。

（２）業務の属人化を防止できる

属人化とは、特定の担当者だけが業務手順を把握している状態を指します。

業務フロー図で標準手順を明確にすれば、この属人化を防げるでしょう。

フロー図を関係者間で共有することで、誰もが同じプロセスに沿って業務を進められるようになり、担当者しか分からないブラックボックス化の解消につながります。

担当者が変わっても同じ手順で作業できるため、組織として安定した業務運営が可能です。

（３）業務改善や課題発見につながる

業務フロー図を作成すると、業務に潜む問題点が可視化されます。

流れを図として整理することで、ムダな作業や重複、不要な承認プロセスが浮き彫りになるためです。

たとえば、この承認は本当に必要か、他の業務と重複していないかといった議論を、フロー図を見ながら具体的に進められます。

全体を俯瞰することでボトルネックの発見にも役立ち、業務改革の糸口をつかみやすくなるでしょう。

（４）引き継ぎ・教育・共有がしやすくなる

作成した業務フロー図は、新人研修や業務引き継ぎの資料としても活用できます。

手順と背景がひと目で分かるため、新任の担当者でも業務を理解しやすく、OJTの効率が向上します。

文字だけのマニュアルよりも直感的に伝わるので、教育コストの削減や引き継ぎミスの防止にもつながるでしょう。

さらに、詳細な手順書を体系的に整備する際の土台としても使えます。

業務フロー図でまず覚える3つの記号

業務フロー図で最初に覚えるべき記号は、開始・終了を示す角丸長方形、処理を示す長方形、判断を示すひし形の3つです。

決まった記法はなく、社内で共有するだけならこの3つと、それらをつなぐ矢印で形になります。

どの記号を何に使うかは、作成前にチームで取り決めておくと表記のばらつきを防げます。

1. 開始・終了

2. 処理（作業・業務）

3. 判断・条件分岐

4. 3つをつなぐ矢印

（１）開始・終了

業務フロー図では、プロセスの開始地点と終了地点を明確に示すことが基本です。

どの時点で業務が始まり、どの時点で完了するのかを、フロー図の上下または左右の端に置いて定義してください。

開始・終了は角丸の長方形で表し、中に「開始」「終了」と記載するのが一般的です。

ここが曖昧なままだとフローの範囲が不明瞭になり、担当者間で責任や引き継ぎの境界が分からなくなります。

始点と終点を決めることは、その図がどこまでを扱うのかを宣言することでもあります。

（２）処理（作業・業務）

業務フロー図の中心となるのが、個々の「処理」要素です。

処理とは具体的な作業や業務ステップを指し、一般的に長方形の枠で表現され、その中に簡潔な動作内容を記載してください。

たとえば「見積書を作成」「承認を得る」といった個別の業務が処理に該当します。

これらの処理を時系列に沿って並べ、矢印で繋ぐことで一連の業務フローが構築されます。

処理同士の前後関係や担当をフロー図で示すことで、誰が何を行うかが明確になり、業務全体を俯瞰できるようになるでしょう。

なお、処理の粒度（細かさ）は全体で揃えると、フロー図がより理解しやすくなります。

（３）判断・条件分岐

業務の中で条件によって手順が分かれる場面は「判断」要素として表します。

判断要素は通常ひし形の記号で描かれ、中にYes/Noや条件式などの判断基準を記載するものです。

判断の結果に応じて後続の処理フローが枝分かれし、それぞれ異なる経路（パス）へと進みます。

たとえば「承認されましたか？Yesの場合→次の処理／Noの場合→差し戻し」といったように、判断要素から二方向以上の矢印を伸ばして分岐を示しましょう。

ひし形記号で判断基準を明示しておくことで、誰でも適切な分岐先を選択できるようになります。

（４）3つをつなぐ矢印

3つの記号は、矢印でつないではじめてフローになります。

矢印は処理の順序と流れの向きを示す記号で、上から下、または左から右へ向きを揃えて引くと、読み手が順番を追いやすくなります。

向きが混在していると、どこから読めばよいのか分からない図になってしまいます。

伝票や請求書といった書類を区別したいときは下辺が波型の長方形、システムへのデータの出し入れを示したいときは円柱を足すこともできます。

ただし種類が増えるほど読み手に前提知識を求めることになるため、最初は3つと矢印だけで十分です。

業務フロー図の書き方5ステップ

業務フロー図は、目的と対象範囲の明確化、関係者の洗い出し、業務内容の分解、時系列への整理と作図、関係者との共有と修正という5つのステップで作成します。

ポイントを押さえれば、初めてでも難しくありません。

ここからは各ステップを順に解説します。

1. 目的と対象範囲を明確にする

2. 関係者を洗い出す

3. 業務内容を分解して洗い出す

4. 時系列に整理し図形と矢印でフロー化する

5. 関係者と共有し修正・調整する

（１）目的と対象範囲を明確にする

最初に、業務フロー図を作成する目的と、対象とする業務の範囲を定めます。

何のために作るのかによって、図に含める内容も表現方法も変わってきます。

たとえば業務の問題点を洗い出す目的なら、非効率な工程や手戻りが見える粒度が必要です。

引き継ぎ資料として使うなら、担当者が迷わず作業できる具体性が求められます。

着手前に、何のためにどの業務を対象に描くのかを決め、チーム内で共有しておいてください。

（２）関係者を洗い出す

次に、その業務に関わる人をすべて洗い出します。

社内の担当部署だけでなく、承認者や、取引先・顧客といった社外の関係者まで含めて書き出してください。

ここで漏れた相手は、図の上でも工程ごと抜け落ちます。

洗い出した関係者はそのまま後のスイムレーンになるため、役割の単位でまとめておくと後の作業が楽になるでしょう。

兼務が多い場合は、人ではなく役割で分けると整理しやすくなります。

（３）業務内容を分解して洗い出す

続いて、対象業務の内容を細かく分解し、すべて書き出します。

関係者へのヒアリングや関連資料の確認を通じて、誰が何をどの順番でどのようなルールで行っているかを漏れなく把握してください。

複数部署にまたがる業務であれば、それぞれの担当者に実際の手順や例外ケース、非公式なやり方まで聞き取ることが重要です。

公式のルールと現場の運用がずれている状況は珍しくありません。

この段階では、付箋や表形式で自由に書き出して構いません。

（４）時系列に整理し図形と矢印でフロー化する

洗い出した業務を、時間の流れや処理の順序に沿って並べ替え、図に落とし込みます。

使うのは、前述した3つの記号と矢印、そして担当者を区切るスイムレーンです。

このステップでは粒度を揃えることも意識してください。

ある工程だけ10個に細分化されているのに、別の工程は2〜3個にしかまとめられていない状態では、読み手が重要度を誤って受け取ります。

下図は、受注から出荷までの流れをスイムレーンで整理した例です。

営業・受注担当・倉庫の3レーンに分け、判断が入る箇所にひし形を置いています。

（５）関係者と共有し修正・調整する

描き上げた業務フロー図は、現場の関係者に確認してもらいます。

誤りや抜けがないか、実際の手順と合っているかをチェックし、フィードバックをもとに修正してください。

一人で作成した図には、必ず見落としがあります。

読み合わせをしてもらうことで、書かれていない例外処理や、実際には省略されている工程が見つかるでしょう。

また、フロー図は作って終わりではありません。

運用しながら定期的に見直し、業務の変化に合わせて更新していく前提で扱ってください。

スイムレーンで担当者の流れを可視化する

誰がその作業を担当するのかを示すには、スイムレーンを使います。

プールのコースのようにレーンで区切るだけで、部門間の引き継ぎ点と責任範囲がはっきりします。

ここでは基本の考え方と、縦型・横型の使い分けを解説します。

• スイムレーンとは

• 縦型と横型の使い分け

• 関係者の洗い出し漏れに注意する

スイムレーンとは

スイムレーンとは、プールのコースのように、担当者や部署ごとにフロー図を区切る手法です。

各担当者の業務をそれぞれのレーン内に配置することで、どの工程を誰が担い、どこで次の担当へ引き継がれるのかがひと目で分かります。

部門間の責任範囲が明確になるため、連携ミスの防止にもつながるでしょう。

オペレーターと管理者、他部署が関わるフローでも、どの時点で誰にエスカレーションされるかを整理できます。

縦型と横型の使い分け

スイムレーンには、レーンを横方向に並べる横型と、縦方向に並べる縦型があります。

横型は時間の流れを左から右へ表現でき、工程数が多い業務でも一本の流れとして追いやすい形です。

縦型は担当者を横に並べるため、関わる部署が多い業務で全体を見比べやすくなります。

迷う場合は、工程が多ければ横型、関係者が多ければ縦型と考えてください。

社内で向きを揃えておくと、別の業務のフロー図を見比べるときにも読み違いが起きません。

関係者の洗い出し漏れに注意する

スイムレーンを使うときに気をつけたいのが、関係者の洗い出し漏れです。

社内の担当者だけでなく、必要に応じて社外の取引先や顧客のレーンも設定してください。

誰かをレーンから漏らすと、その相手とのやり取りが図から消え、実態と合わないフロー図になります。

一方で、レーンを増やしすぎると図が煩雑になるため、関連する部署はまとめるといった工夫も必要です。

わかりやすい業務フロー図にする5つのポイント

わかりやすい業務フロー図にするポイントは、記号の統一、時系列を追える配置、具体的な分岐条件、1枚に収めること、手順書との併用の5つです。

同じ業務を描いても、レイアウトや条件の書き方によって伝わりやすさは大きく変わります。

あわせて、良い例と避けたい例を図で比較します。

1. 表記ルールや記号を統一する

2. 時系列を追いやすい配置にする

3. 分岐条件を具体的に記載する

4. 1枚に収め、複雑な場合は分割する

5. 手順書・マニュアルと併用する

（１）表記ルールや記号を統一する

業務フロー図では、使用する記号や表記ルールを統一することが重要です。

たとえば「角丸長方形＝開始・終了」「長方形＝処理」「ひし形＝判断」といったように、チーム内で図形の意味をあらかじめ取り決めて統一して使用します。

統一ルールがあると、誰が作成したフロー図でも共通の見方ができ、社内での共有がスムーズになります。

逆に、同じ意味のプロセスを異なる記号で描いてしまうと読み手が混乱する原因になるため避けましょう。

表記ゆれをなくし、一貫した記号遣いでフロー図を作成することが、分かりやすさにつながります。

（２）時系列を追いやすい配置にする

フロー図のレイアウトは、時系列が自然に目で追えるよう工夫します。

基本は上から下、または左から右へ進む配置に統一してください。

矢印が複雑に交差したり、図形の位置が不揃いだったりすると、情報が伝わりにくくなります。

適度な余白を取り、処理の順序に沿って一直線に流れるレイアウトにすると読みやすくなるでしょう。

関連するステップを近くにまとめると、さらに追いやすくなります。

（３）分岐条件を具体的に記載する

条件分岐の箇所では、判断基準を具体的に書きます。

分岐点にYesの場合、Noの場合のラベルを入れておけば、誰でも適切な進路を判断できるでしょう。

条件が曖昧だと、現場で対応に迷いが生じます。

可能であれば、金額が10万円以上かのように数値や具体的な状態を条件に記載し、読んだ人がその場で判断できる表現にしてください。

分岐条件の明確さが、フロー図の実用性を左右します。

（４）1枚に収め、複雑な場合は分割する

業務フロー図は可能な限り1枚に収め、全体像をひと目で把握できるようにします。

複数ページにまたがると流れが追いにくくなり、俯瞰できるという利点が薄れてしまいます。

図形の数が増えすぎたと感じたら、詳細を省略して簡略化するか、途中で新たな開始・終了点を設けてフローを分割してください。

一つの図で扱う範囲は適切な大きさにとどめ、全体が見渡せる状態を保つことが大切です。

（５）手順書・マニュアルと併用する

フロー図はプロセス全体を俯瞰するのに優れていますが、各ステップの詳細な操作や注意点まで書き込むにはスペースが足りません。

そのため、流れと概要はフロー図で示し、具体的な手順は別途マニュアルに委ねる形が効果的です。

業務フロー図をもとに標準作業手順書を整備すれば、全体像と詳細手順の双方をカバーした業務ドキュメントになります。

業務フロー図でよくある3つの失敗と対策

業務フロー図でよくある失敗は、目的が曖昧なまま作り始めること、粒度がバラバラなこと、作成後に更新されず放置されることの3つです。

いずれも、作った図が現場で使われないまま終わる原因になります。

パターンを知っておけば同じ過ちを避けられるので、対策とセットで押さえておきましょう。

1. 目的が曖昧なまま作成してしまう

2. 粒度がバラバラで理解しづらい

3. 更新されず古い情報のまま放置される

（１）目的が曖昧なまま作成してしまう

目的を決めずに作り始めると、完成した図も何を伝えたいのかが不明瞭になります。

必要な情報が抜け落ちたり、逆に不要な情報が紛れ込んだりして、結果的に使われないフロー図になってしまうためです。

問題点を洗い出すためなのか、引き継ぎ資料として使うのかによって、盛り込むべき情報は変わります。

対策として、着手前に目的をはっきり定め、何のためにこの図を描くのかをチーム内で共有してから作成に入ってください。

（２）粒度がバラバラで理解しづらい

各工程の粒度にばらつきがあると、フロー図全体が分かりづらくなります。

ある工程だけ極端に細かいのに別の工程は大まかだと、重要度が誤って伝わり、読み手が混乱してしまうでしょう。

粒度を揃えるコツは、1つの図形は1人の担当者が一度に行う作業という基準を置くことです。

この基準で見直すと、細かすぎる工程はまとめられ、大まかすぎる工程は分解すべき箇所が見えてきます。

詳細まで書きたい工程は、別のフロー図に切り出すのも有効です。

（３）更新されず古い情報のまま放置される

作成したものの、その後更新されずに古いまま放置されるケースも多く見られます。

業務内容は時間とともに変化しますが、フロー図を更新しないままでは内容が現状と乖離し、やがて誰も見なくなるでしょう。

修正が面倒だと、担当者は口頭伝達に戻ってしまいます。

対策としては、定期的な棚卸しを運用に組み込み、修正の手間が少ない形で管理することが重要です。

作って終わりではなく運用しながら育てる意識で、常に最新の情報を反映させましょう。

業務フロー図の作成ツールとテンプレート

業務フロー図は、汎用のOfficeソフトからオンラインの作図ツール、専用プラットフォームまで、さまざまな手段で作成できます。

どれを選ぶかで作図と更新の手間が大きく変わるため、それぞれの特徴を押さえて自社の状況に合った方法を選びましょう。

1. Excel・PowerPointで作る場合

2. オンライン作図ツールで作る場合

3. テンプレートを活用する場合

（１）Excel・PowerPointで作る場合

ExcelやPowerPointは、図形描画機能で簡易なフロー図を作成できます。

特別なソフトを導入せずに始められ、社内の誰でも扱えるうえ、ファイルの共有もしやすい点が利点です。

どちらを選ぶかは用途で決めてください。

1枚に収めて印刷や提示をするならPowerPoint、工程数が多く一覧性や表形式での管理を重視するならExcelが向いています。

ただし図形の配置調整は手作業になるため、複雑なフロー図では作図に手間がかかります。

（２）オンライン作図ツールで作る場合

ブラウザ上で使える作図ツールも充実しています。

フローチャート用のテンプレートや記号が用意されており、ドラッグ＆ドロップで作成できる点が特徴です。

自動レイアウトや整列補助の機能があるため、手作業で形を揃える手間が省け、見た目の整った図を短時間で作れます。

クラウド型なら複数メンバーでの同時編集も可能です。

高度な機能が有料であることや、社外サービスの利用にあたるセキュリティ確認は事前に済ませておきましょう。

（３）テンプレートを活用する場合

業務フロー図のテンプレートを使えば、一からレイアウトを考える必要がありません。

すでに記号や配置が整った雛形に、自社の業務内容を当てはめていくだけで形になります。

初めて作成する場合や、時間をかけずに標準的な図を用意したい場合に有効です。

テンプレートに沿って進めることで、情報の抜け漏れも減るでしょう。

なお、テンプレートは出発点として使い、自社の実態に合わせて工程や担当者を調整することを前提にしてください。

業務フロー図の作成・共有ならmfloow（エムフロー）

mfloowは、業務フロー図の作成から、マニュアル化、進捗の管理までを一つの場所で扱えるAI業務改善プラットフォームです。

業務フロー図でつまずきやすいのは、描くことよりも描いたあとを続けることにあります。

直感的な操作と豊富なテンプレートで、スイムレーンを使った担当者ごとの流れもそのまま可視化できます。

作成したフロー図はマニュアル化までつながるため、記号やルールを揃えた手順を、手順書を作り直すことなく標準として共有できます。

繰り返し発生する業務は時期が来ると自動で立ち上がり、担当者と期限が割り当てられます。

進捗や遅延はダッシュボードで把握できるので、フロー図が古くなって使われなくなる事態も防げるでしょう。

業務の可視化から着手したい場合は、ぜひご相談ください。

よくある質問（FAQ

Q1. 業務フロー図は何から作り始めればよいですか？

A.現状の業務の洗い出しから始めてください。

いきなり理想のフローを描こうとすると、実態と合わない図になりがちです。

誰がいつ何をしているかを現場にヒアリングし、ありのままの手順を書き出しましょう。

現状を正確に把握することが、ボトルネックの特定につながります。

Q2. 業務フロー図はExcelで作れますか？

A.作れます。

Excelの図形描画機能で、開始・終了、処理、判断の記号を並べて矢印でつなげば業務フロー図として成立します。

工程数が多い業務や、表形式で一覧管理したい場合にも向いています。

ただし図形の配置は手作業になるため、複雑なフローでは専用ツールのほうが効率的です。

Q3. 業務フロー図は誰が作成するのがよいですか？

A.業務を実際に担当している人と、全体を取りまとめる人の2者で進めるのが基本です。

担当者だけだと自分の工程に偏り、取りまとめ役だけだと現場の例外処理が抜け落ちます。

取りまとめ役が叩き台を作り、各工程の担当者に確認してもらう進め方が現実的です。

Q4. 担当者しか手順を知らない属人化を解消するにはどうすればよいですか？

A.業務の手順を個人の頭の中から、チーム全員が見られる場所へ移すことが第一歩です。

分厚いマニュアルを作る前に、まず業務フロー図で仕事全体の流れを可視化しましょう。

誰でもアクセスできる場所に公開し、担当者以外でも前後の流れを追える状態にしてください。

Q5. 作成した業務フロー図がすぐに古くなってしまいます。対策はありますか？

A.更新の手間を減らし、常に最新の状態を保てる仕組みが必要です。

フロー図が形骸化する最大の理由は、修正が面倒になって実態とずれることにあります。

ExcelやPowerPointでの管理に限界を感じたら、修正や共有が簡単でマニュアル作成まで一元管理できるツールを検討してください。

まとめ

本記事では、業務フロー図の基本から記号、書き方の5ステップまでを解説しました。

業務フロー図とは、業務の手順や担当者、判断の流れを図で可視化したもので、関係者全員が同じ認識を持つための業務の設計図にあたります。

使う記号は、開始・終了を示す角丸長方形、処理を示す長方形、判断を示すひし形の3つと、それらをつなぐ矢印から覚えれば十分です。

書き方は、目的と対象範囲の明確化、関係者の洗い出し、業務内容の分解、時系列に沿ったフロー化、関係者との共有と修正という5つのステップで進めてください。

担当者ごとの流れを見せたい場合は、スイムレーンで区切ると引き継ぎ点と責任範囲がはっきりします。

そして、業務フロー図は作って終わりではなく、定期的に見直して業務の変化を反映し続けることで、はじめて現場で使われる資産になります。

まずは対象を1つの業務に絞り、現状の手順を書き出すところから始めてみてください。