【事例あり】DXによる業務改善とは？5つの方法と進め方4ステップを解説！ 

近年、多くの企業が業務プロセスの見直しや効率化を図るためにDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進に力を入れています。

DXは業務改善に欠かせない手段とも言われ、単なるIT化に留まらずデジタル技術でビジネス自体を変革する取り組みです。

本記事では、DXの基本からIT化との違い、DXで業務効率化を実現するポイントや具体的な成功事例まで詳しく解説します。

DXとは？デジタル技術を活用して変革を起こすこと

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、データやデジタル技術を活用してビジネスに変革を起こすことです。

単に業務をデジタル化するだけでなく、デジタル技術でビジネスモデルや業務プロセスそのものを抜本的に見直す取り組みを指します。

顧客や社会のニーズに合わせて製品・サービスを再構築したり、組織や企業文化を変革したりすることで、急速な環境変化に適応し競争優位性を確立することがDXの目的です。

なお「DX」という概念は2004年にスウェーデンの研究者が提唱したのが始まりで、現在では経済産業省のガイドラインにも取り入れられるなど、企業戦略における重要なキーワードとなっています。

参考：総務省「デジタル・トランスフォーメーションの定義」

DXとIT化の違い

業務改善の文脈で混同されがちなDXとIT化ですが、両者は目的も範囲も異なる概念です。

DXはデジタル技術で事業全体を変革する戦略であり、一方のIT化は既存業務のデジタル化による効率化を指します。

両者の違いを以下の比較表にまとめました。

このように、DXはIT化の延長線上にある包括的な概念であり、IT化を積み重ねて初めてDXによる革新が実現するとされています。

DXを成功させるにはIT化でデジタル基盤を整備しつつ、その先の事業改革まで視野に入れることが重要です。

DXによる業務効率化で得られる3つのメリット

DXを通じて業務改善や効率化を図る主なメリットは、次の3つです。

1. 業務の時間短縮や自動化

2. 従業員に合う柔軟な働き方

3. 限られた人材の有効活用

（１）業務の時間短縮や自動化

DXによる効果のうち、業務の大幅な時間短縮と作業自動化は代表的なものです。

紙と手作業で行っていた処理をシステム化すれば、入力や確認に費やす時間の劇的な削減が可能です。

たとえば、紙の書類をAI-OCRでデータ化し、RPAで自動処理すれば、これまで数時間かかっていた定型業務が数分で完了することもあります。

繰り返しの単純作業が減れば、その分人間は重要なコア業務に集中できるようになります。

（２）従業員に合わせた柔軟な働き方

DXは、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現します。

クラウドサービスやオンラインツールの導入によってテレワークが定着し、オフィスから離れていても業務の遂行が可能です。

さらに、紙書類やハンコの手続きをデジタル化すれば、在宅勤務でも滞りなく仕事を続けられます。

働く時間や場所に柔軟性が生まれることで、従業員にとって働きやすい環境づくりにもつながるのです。

（３）限られた人材の有効活用

DXは人手不足の状況でも限られた人材を有効活用する助けになります。

少ない人数で仕事を回すには、従来の非効率なやり方を見直すことが不可欠です。

そこでRPAなどで人手に頼った単純作業を自動化すれば、少人数でも業務を回せる仕組みを構築できます。

単調な事務作業の負担が減れば、社員は専門性が必要な業務に集中でき、人材不足による生産性低下を補いやすくなります。

中小企業が抱える3つの課題

中小企業ではDX推進に際し様々な課題があります。

特に各種データから次の3つの課題が浮き彫りになっています。

1. 労働人口の減少

2. IT人材やノウハウの不足

3. 時間やコストにおける制約

（１）労働人口の減少

日本では生産年齢人口（15～64歳の働き手）が年々減少しています。

総務省のデータによれば、2020年から2025年にかけて労働力人口が約256万人減少する見込みです。

人材確保が難しい中小企業が従来通り非効率な業務を続けていては、慢性的な長時間労働による従業員の疲弊や離職につながりかねません。

この課題に対しては、業務プロセスの抜本的な見直しと自動化が有効です。

属人的な作業を洗い出し、RPAやITシステムで代替できるものは置き換えて、少ない人員でも回る仕組みを構築します。

また並行して従業員のスキルアップを図り、生産性の底上げも重要です。

（２）IT人材やノウハウの不足

中小企業では専門のIT部門がなく、DXをどこから始めればよいか分からないという声も多く聞かれます。

DXに関わる人材が社内に不足していることも大きな課題です。

ある調査では、従業員20人以下の企業の4分の1近くが「DX人材の不足」を課題に挙げています。

またDXの効果が見えにくく、何から手を付けてよいか迷いやすい現状もあります。

この課題に対しては、まず範囲を絞ってDX施策を試行するアプローチが有効です。

小さな成功体験を積み重ねながら、徐々に全社的な取り組みへと拡大していきます。

また必要に応じて外部の専門家支援を活用し、不足するIT知見を補うことも検討すべきでしょう。

（３）時間やコストにおける制約

中小企業では日々の業務対応に追われ、DXや業務改善に割く時間がないという現実的な問題が存在します。

実際、厚生労働省の調査でも企業の約4割が「人材育成にかける時間がない」と回答しているのが現状です。

また新たなシステム導入には費用もかかるため、予算面のハードルが高いという声も多く聞かれます。

このような制約に対しては小さく始めて段階的に拡大するアプローチが有効です。

最初は特定の部署や業務に絞って改善策を試行し、その成功事例を社内展開することで少ないコストで徐々に全社的な改善へ広げていけます。

加えて、IT導入補助金など政府の支援策を活用すれば費用面の負担を下げることができます。

DXを活用した業務改善の5つの方法

DXによって業務を改善するには、具体的にどのような方法があるでしょうか。主な方法は次の5つです。

1. IoTやAIの活用で業務を可視化する

2. RPA導入で手作業を自動化する

3. クラウドサービスの活用でペーパーレス化を進める

4. プロジェクト管理ツールの活用で進捗管理遅れを防ぐ

5. アウトソーシングを利用して自社社員をコア業務に集中させる

（１）IoTやAIの活用で業務を可視化する

IoT（モノのインターネット）やAIを活用して現場のデータを収集・分析し、業務を見える化する方法です。

センサーを使って機械設備の稼働状況をリアルタイム監視すれば、生産ラインのボトルネックの把握や、故障の予兆の検知が可能です。

小売業やサービス業でもAIで顧客データを解析することで需要予測に役立てられます。

このようにデータに基づいて業務の状況を可視化すれば、無駄や問題点を客観的に捉えて改善策を講じやすくなります。

（２）RPA導入で手作業を自動化する

RPA（Robotic Process Automation）を導入してパソコン上の定型作業を自動化する方法です。

RPAツールにより、これまで人が手作業で行っていたデータ入力や転記作業などをソフトウェアロボットに代行させられます。

たとえば、複数のシステム間でデータをコピー＆ペーストするような事務作業も、RPAに任せることで人手を介さず正確かつ高速な処理が可能です。

単純作業が自動化されれば人為的なミスも減り、社員はより付加価値の高い業務に時間を充てられるようになります。

（３）クラウドサービスの活用でペーパーレス化を進める

書類や帳票を紙からデジタルに置き換えるペーパーレス化もDXによる業務改善の代表例です。

クラウド型の業務システムやストレージサービスを活用すれば、見積書・申請書などを電子データで作成・共有でき、印刷や郵送の手間を省けます。

また、社内の稟議や承認プロセスもクラウド上のワークフローシステムに移行すれば、ハンコを押すために出社する必要がなくなり、リモートでも手続きを完結できます。

ペーパーレス化によって紙の保管スペースや印刷コストが削減されるだけでなく、社内の情報共有もスピーディーになるのです。

（４）プロジェクト管理ツールの活用で進捗の遅れを防ぐ

プロジェクト管理ツールを導入して業務の進捗を一元管理する方法です。

タスクの担当者や期限、現在の進行状況をメンバー全員がリアルタイムで共有できるため、進捗の見える化が図れます。

各タスクの遅延や抜け漏れをシステムが自動検知して通知してくれる機能もあり、遅延の兆候を早期に発見して対応策を取ることが可能です。

プロジェクト全体の状況が可視化されることで、関係者間の情報伝達が円滑になり、スケジュール遅延やタスクの失念を防ぐ効果が期待できます。

（５）アウトソーシングを利用して自社社員をコア業務に集中させる

業務の一部を外部の専門業者に委託（アウトソーシング）する方法です。

自社の社員が行っていた定型的な業務を外部に任せることで、社員は自社のコア業務への専念が可能になります。

たとえば、経理処理やIT保守、カスタマーサポートなどをアウトソーシングすれば、専門家が効率的に対応してくれるため品質向上も期待できます。

アウトソーシングによって自社リソースを戦略業務に集中させれば、生産性を高めつつ人材不足の補完にもつながるでしょう。

業務改善のための4つの基本ステップ

業務改善を着実に進めるには、一定の手順に沿って進めることが重要です。

基本的な進め方は次の4ステップです。

• ステップ1：現状業務の見える化

• ステップ2：課題整理と原因の分析

• ステップ3：ゴール設定と改善計画の立案

• ステップ4：実行・振り返り

ステップ1：現状業務の見える化

最初に自社の現行業務を徹底的に棚卸しして、現状を見える化します。

各部署や担当者にヒアリングを行い、誰がどんな業務をどのくらいの時間で担当しているか、使用ツールや処理手順は何か、といった情報を洗い出してください。

業務フロー図や業務一覧表を作成し、非効率な箇所や属人化している工程など問題点を明確にしましょう。

こうした現状分析が、以降の改善ステップにおける全ての土台となるのです。

ステップ2：課題整理と原因の分析

棚卸しで浮かび上がった問題点について、課題を整理し、その根本原因を分析します。表面的な症状だけでなく、背後にある真の原因を突き止めることが重要です。

たとえば「月末に残業が多い」という課題の背景には、「月末に手作業が集中している」「担当者が一人しかおらず分散できない」等の原因が潜んでいるかもしれません。

洗い出した課題は影響度や緊急度に応じて優先順位を付け、「すぐ取り組むべき課題」と「後で取り組む課題」を明確にしましょう。

ステップ3：ゴール設定と改善計画の立案

解決すべき課題に対して具体的な改善目標を設定し、DXも含めた改善計画を立案してください。定量的なKPIを定めると目標が明確になります。

たとえば、「作業時間を50％短縮する」「ミスをゼロにする」といった具体的な数値目標を設定します。

続いて、その目標を達成するための施策とスケジュールを検討し、現実的なロードマップを作成します。

計画策定にあたっては関係者のフィードバックを受けながら内容をブラッシュアップし、実行可能性を高めましょう。

ステップ4：実行・振り返り

策定した改善計画を現場で実行に移します。

DXツールの導入や新しい業務フローの運用を開始し、計画に沿って改善策を実践しましょう。

一定期間取り組んだら、プロジェクトの結果を総合的に振り返り、評価します。

計画した目標に対して実績がどうだったかを比較検証し、うまくいった点と不足した点を洗い出してください。

この振り返りと次の改善策の検討までが一連のプロセスです。

1回の取り組みですべてを完璧にしようとせず、PDCAサイクルを回しながら継続的に業務改善を図ることが大切です。

DXで業務改善を成功させるための3つのポイント

DXによる業務効率化を成功させるには、以下の3つのポイントに注意しましょう。

1. 目的と課題を明確にする

2. 小さく始めて段階的に拡大する

3. 経営層と現場が一体となる

（１）目的と課題を明確にする 

DX導入の目的と解決したい業務課題をはっきりさせましょう。

「他社がやっているから」「流行りのツールだから」といった理由で、目的が曖昧なままツール導入だけを先行させると、現場が混乱するだけで十分な効果が得られません。

DXはあくまで課題解決のための「手段」であり、導入自体が目的ではありません。

「どの業務の無駄をなくしたいのか」「その結果、どのような価値を生み出したいのか」を事前にしっかりと定義し、社内で共有することが第一歩となります。

（２）小さく始めて段階的に拡大する

いきなり全社的なDXを目指すのではなく、まずは一部門や特定業務で試行し、成功事例をもとに徐々に全社展開していくアプローチ（スモールスタート）が有効です。

最初から大規模なシステム改修を行うと、多額のコストや時間がかかるうえ、失敗した際のリスクも大きくなります。

まずは特定の部署のペーパーレス化など、成果が見えやすい小さな課題から着手し、「小さな成功体験」を積み重ねましょう。

小規模から始めればリスクを最小限に抑えられ、新しいツールに対する現場の抵抗感も和らぎます。

（３）経営層と現場が一体となる 

DX推進には経営層の強いコミットメントと、現場の協力の双方が欠かせません。

経営トップが自ら「なぜ自社にDXが必要なのか」というビジョンを示し、予算や体制づくりを主導することで、全社的な推進力が高まります。

一方で、トップダウンで一方的にシステムを押し付けると、現場に「やらされ感」が生じて定着しません。

現場のリアルな課題感や要望を適宜吸い上げ、運用ルールに反映させるなど、双方向のコミュニケーションを取りながら社員の納得感を高めていくことが成功の鍵です。

DXによる業務改善の具体的な事例4選

DXの取り組みによって業務改善を実現した企業の事例を見てみましょう。主な事例は次の3つです。

1. 株式会社丸三

2. 株式会社パーク・コーポレーション

3. NTTグループ

4. ダイキン工業株式会社

（１）株式会社丸三

パチンコ・スロット事業を23店舗展開する株式会社丸三では、業務進捗が「担当者の頭の中にしかない」状態で、担当者の不在で業務が停滞する「属人化」が課題でした。

そこで、業務フロー図とマニュアルを紐付けるmfloowを導入し、現場主導でテンプレートを作り上げ、「自分たちのためのツール」として定着させました。 

結果、「業務リソースの最適化」が進み、余裕のあるメンバーを応援に回す「攻めのマネジメント」が可能になりました。

さらに「ナレッジ継承が仕組み化」され、倉庫との連携も「同じ画面を見ながら」完結し、工数削減を実現しました。

 出典：mfloow導入事例 株式会社丸三

（２）株式会社パーク・コーポレーション

花と緑の空間デザイン事業を手掛ける株式会社パーク・コーポレーションでは、複数のExcelや専用システムで行っていた予実管理・請求管理などの業務を、クラウドサービス（kintone）に統合しました。

その結果、業務効率が格段に向上しています。データが一元管理されたことで社内の情報共有が劇的に改善し、意思決定のスピードと精度も高まりました。

さらに、日々の業務データをリアルタイムで更新できるようになったことで、案件ごとの収支状況など業務プロセスの透明性が向上し、従業員の作業負担も軽減されました。

（３）NTTグループ

大規模組織であるNTTグループは2018年からDXに本格着手し、まずビジネスプロセスの可視化と見直しに取り組みました。

エンタープライズアーキテクチャの手法を用いて、業務、データ、システム、テクノロジー、組織文化といった構成要素ごとに全社の業務構造を整理し、グループ各社のデータを標準化するとともにデータ活用の基本ルールを策定しました。

また、トップダウンとボトムアップ双方のアプローチで全社的なDX推進体制を整備しています。

こうした取り組みにより、遠隔勤務が常態化する社会においても円滑に事業を運営できる強固な体制を実現しました。

（４）ダイキン工業株式会社

空調大手のダイキン工業では、市場変化への対応と生産効率向上を目指し、工場にIoTプラットフォームを構築するDX施策を実施しました。

工場内のすべての設備をネットワークでつなぎ、センサーで収集した稼働データを一元管理できる環境を整備。

工場内には専任チームを置き、集まったデータに基づいて生産プロセスを議論・改善できる体制を作りました。

また、このIoTプラットフォームを海外拠点とも連携させ、グローバルでのデータ活用も推進しています。

これらの取り組みにより、生産計画の最適化と製造プロセスのロス削減を実現しました。

DXによる業務改善ならmfloow

中小企業がDXを進める際、「IT人材の不足」や「時間・コストの制約」が大きな壁となります。

そこでおすすめなのが、業務フローの可視化から自動化までをワンストップで実現できる業務改善プラットフォーム「mfloow（エムフロー）」です。

mfloowは、Excelや紙で管理していたアナログな手順をAIのサポートで簡単に可視化・マニュアル化できます。

専門知識がなくても直感的に操作できるため、現場の負担を抑えたスモールスタートに最適です。

タスクの進捗状況のリアルタイム管理や自動通知によって属人化や抜け漏れを防ぎ、限られたリソースでの継続的な業務改善を強力にサポートします。

よくある質問（Q&A）

Q1. ITに詳しい人材が社内にいないのですが、何から始めればよいでしょうか？

A. まずは身近な「一部門・特定業務」に絞って小さく始めるのが鉄則です。 いきなり高度で全社的なシステムを導入する必要はありません。

まずは「特定の紙業務のデジタル化」など、現場の身近な課題を一つ選びましょう。

専門知識がなくても直感的に操作できる専用ツール（mfloowなど）を活用し、誰でも無理なく運用できる仕組みづくりからスタートするのが成功の秘訣です。

Q2. 日々の業務が忙しく、DXを進める時間や予算の余裕がありません。

A. スモールスタートで初期費用と手間を抑え、成功体験を横展開していきましょう。

日々の対応に追われる中小企業こそ、まずは一部署のみで安価なクラウドツールを試すのがおすすめです。

IT導入補助金なども活用しつつ小さな成功事例を作りましょう。

「mfloow」のような手軽な専用ツールで業務フローを可視化する仕組みを作れば、結果的にコスト以上の時間創出につながります。

Q3. 新しいツールを導入しても、現場に定着するか不安です。

A. 目的を現場と共有し、直感的に使えるツールで業務手順を標準化することが重要です。

トップダウンで無理に導入すると現場に「やらされ感」が生じます。

まずは現状の業務手順を洗い出し、非効率な部分を現場と一緒に見直しましょう。

その際、マニュアル作成やフロー共有が簡単にできる「mfloow」などの専用ツールで業務を仕組み化することで、属人化を防ぎ、現場が自発的に活用できる環境が整います。

まとめ

DXは単なるIT化ではなく、企業の業務改善を加速させる変革手段です。

DXのメリットは大きく、生産年齢人口が減少する時代に企業が競争力を維持するには欠かせません。

一方で、中小企業には人材や時間・コストの制約もありますが、目的を明確にして小さく始めることで乗り越えられます。

本記事で紹介したステップに沿ってDXに取り組めば、限られたリソースでも着実に成果を上げられるでしょう。

変化の激しい時代だからこそDXを味方につけ、継続的な業務改善を進めていくことが重要です。