業務棚卸とは？概要からメリット・進め方・成功のポイントまで徹底解説

企業が業務効率化や生産性向上を進めるには、現状の業務を詳細に把握して改善することが欠かせません。

そのための有効な手法が「業務棚卸」です。

本記事では、業務棚卸の基本概念から必要性、具体的な進め方、成功のポイントまでを解説します。自社で業務棚卸に取り組む際の参考にしてください。

業務棚卸とは

業務棚卸とは、組織内の業務を詳細に洗い出して可視化するプロセスです。

各部門や従業員が何の業務をどれだけ行っているかを明確にし、ムダや非効率を発見して業務改善につなげることを目的とします。

具体的には各業務の現状や手順、所要時間などを記録・分析し、どの業務がどのように行われているかを把握することが大切です。

その結果、無駄な作業を洗い出して業務効率化やコスト削減につなげることが可能になります。

また、業務棚卸は業務改善の第一歩であり、自社の課題に応じた目的を設定して取り組むようにしましょう。

業務棚卸が重要視される背景

業務棚卸はここ数年で企業から注目を集めています。その背景には、労働環境の変化や経営課題の複雑化などが挙げられます。

特に、働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進、顧客ニーズの多様化など、企業を取り巻く環境変化に対応する上で業務棚卸の重要性が高まっています。

以下では、業務棚卸の必要性を高めている主な要因を確認しましょう。

• テレワークなど新しい働き方への対応

• 働き方改革の推進

• DXの推進

• 顧客ニーズの多様化

テレワークなど新しい働き方への対応

従来は従業員が毎日出社し業務に当たるのが一般的で、上司はメンバーの仕事ぶりを直接把握できました。

しかし、コロナ禍を契機にテレワークや在宅勤務など新しい働き方が広がり、各従業員が担当する業務の実態を把握しづらくなっています。

このように新しい働き方では、職場で顔を合わせない分、業務状況の把握に工夫が必要です

たとえば、テレワーク環境下では業務の進捗や負荷状況の見落としが生じやすいため、棚卸による客観的な情報が役立ちます。

業務棚卸によって、離れていても各人の仕事の内容や量を可視化し、適切なマネジメントにつなげることができるのです。

働き方改革の推進

政府主導の「働き方改革」により、労働環境の改善や労働時間短縮への取り組みが進められています。

残業時間の規制や時短勤務の広がりを受け、これまで以上に業務効率化が求められるようになりました。

また、日本の労働人口減少による人手不足も深刻化しており、生産性向上が企業の喫緊の課題となっています。

こうした状況下で、無駄な作業を洗い出し業務内容を見直すために業務棚卸が必要と考えられるようになりました。

業務棚卸により業務の無駄を排除し効率化を図ることで、働き方改革の目標達成にも寄与し、従業員の負担軽減や残業時間削減にもつながるのです。

DXの推進

多くの企業でDX（デジタルトランスフォーメーション）が推進されています。DXとはデジタル技術を活用して業務プロセスやビジネスモデルを革新する取り組みです。

DXを成功させるには、現状の業務プロセスを詳細に把握し、どの部分をデジタル化・自動化できるかを分析する必要があります。

業務棚卸はその第一歩となり、AI等による自動化の検討材料にもなります。

たとえば、従来は書類整理や問い合わせ対応に多くの時間を費やしていた業務も、デジタル化やチャットボットの導入で省力化が可能です。

業務棚卸によって、デジタル化による効率化やコスト削減を図り、競争力向上につなげることが期待できます。

顧客ニーズの多様化

近年、顧客ニーズが多様化し変化のスピードも増しています。顧客の要求に迅速かつ柔軟に対応するには、業務プロセスの効率化と柔軟性が欠かせません。

業務棚卸を行うことで現行の業務フローを見直し、無駄やボトルネックを解消して応答速度を上げることができます。

また、業務棚卸を継続的に実施することで、顧客ニーズの変化に合わせて業務プロセスを素早く改善し、競争力を維持できます。

反対に、属人的で非効率な業務体制のままでは顧客の要望に応えきれず、機会損失を招きかねません。

顧客対応力を高めるためにも業務棚卸は有効な手段となるのです。

業務棚卸のメリット

業務棚卸を行うことで、業務効率化やリスク低減など様々なメリットを享受できます。

たとえば、業務の可視化による課題発見、人員リソースの最適化、属人化リスクの解消などが挙げられるでしょう。

また、可視化した業務データは業務改善の出発点となり、長期的な生産性向上にもつながります。

以下では、主な効果について解説します。

• 業務の可視化で課題を把握

• 業務改善・効率化につながる

• 人員リソースの有効活用

• 属人化の解消と標準化の促進

業務の可視化で課題を把握

業務棚卸の最大のメリットは、全業務が可視化されることです。

誰がどの業務をどのように行っているかが一目で把握でき、業務フローの中で何がボトルネックになっているか、どこに非効率があるかを発見しやすくなります。

たとえば、複数部署で同じような作業を重複して行っていることや、不要な承認ステップが存在することなど、棚卸を通じて具体的な問題点を洗い出すことが可能です。

課題を明確にできれば、改善策の優先順位を付けやすくなり、効率的な業務改善の推進につながります。

また、全体像の共有により経営層も現場の状況を正確に把握できるため、的確な意思決定に役立つでしょう。

業務改善・効率化につながる

業務棚卸によって無駄な業務や重複している作業を炙り出し、削減することで業務効率を向上させることができます。

たとえば、必要性が薄い報告業務や非効率な手作業を廃止すれば、従業員はより価値の高い業務に時間を充てられるようになります。

また、プロセスを合理化することで一人ひとりの生産性が高まり、限られたリソースでより多くの成果を上げることが可能です。

さらに、工程の自動化や並行作業化など改善策を実施することで、作業時間の短縮とコスト削減にも寄与します。

業務棚卸で特定した改善点に対策を講じることで、組織全体のパフォーマンス向上につながるのです。

人員リソースの有効活用

業務棚卸を通じて、各業務に投入されている人員や工数を見える化できます。

誰にどの程度の業務が集中しているか、逆に余裕のある人員がいるかといった全体像が把握でき、人員配置の偏りを是正することが可能です。

たとえば、特定の社員だけ残業が多い場合は業務分担をチーム内で再調整し、負荷を平準化できます。

また、人手不足の部署に他部署の余力を回すなど、組織全体でリソースを最適配分する判断材料になります。

さらに、業務量と人員のマッチングを見直すことで、人材の過不足に早期に気づき、採用計画や人員異動計画にも活かせるでしょう。

このように業務棚卸は、人員リソースを有効活用し、生産性を最大化する助けとなります。

属人化の解消と標準化の促進

業務が特定の個人に依存している状態（属人化）は、担当者が不在になると業務が滞るリスクを伴います。

業務棚卸により、属人化している業務を洗い出し、マニュアル化や標準化を進めることで誰でも対応できる体制に移行できるでしょう。

たとえば、特定のベテラン社員だけが知る手順を見える化し文書化することで、引継ぎや新人教育が容易になり、業務が属人化していても継続性を確保できます。

また、業務棚卸の情報を基に業務マニュアルを整備すれば、教育コスト削減や品質安定にも良い影響を与える可能性が高いです。

このように属人化によるリスクを解消することは、組織のレジリエンス向上につながります。

業務棚卸の進めるための7ステップ

ここからは実際に業務棚卸を実施する手順を見ていきましょう。

一般的に、業務棚卸は以下のステップで進めます。今回は、業務棚卸のプロセスを7つのステップに分けて説明します。

適切な準備とフォローアップを行うことで、業務棚卸の効果を最大限に引き出せます。それでは、各ステップのポイントを解説します。ぜひ参考にしてください。

• ステップ1：目的の明確化

• ステップ2：業務棚卸の範囲設定

• ステップ3：業務の可視化

• ステップ4：業務のリスト化

• ステップ5：改善策の立案

• ステップ6：実行とモニタリング

• ステップ7：評価とフィードバック

ステップ1：目的の明確化

業務棚卸を開始する前に、まず何のために行うのかという目的を明確にします。

たとえば、業務効率化やコスト削減、属人化リスクの軽減など、企業によって重視する目的は様々です。

目的が定まれば、棚卸作業の方向性がブレず、得られた情報をどのように活用するかも見えやすくなります。

逆に目的が曖昧なままだと現場も協力しづらく、形式的な棚卸で終わってしまう恐れがあります。経営層と現場で目的を共有し、共通認識を持って取り組むことが成功の第一歩です。

このステップでは、改善したい指標（たとえば残業時間○%削減等）や達成したい状態をイメージし、目標設定しておくと良いでしょう。

ステップ2：業務棚卸の範囲設定

次に、業務棚卸の対象範囲を決定します。

全社一斉に実施するのが難しい場合は、部門ごとや業務フローごと、あるいは優先度の高い領域から段階的に進めると良いでしょう。

特に、初めて業務棚卸を行う場合や組織規模が大きい場合、一度に広範囲を対象にすると通常業務への影響も大きいため、絞り込んだ範囲から着手する方が現実的です。

範囲を明確に定めておくことで、漏れや重複を防ぎ、効率的に棚卸作業を進められます。

棚卸の前提として、社内の業務に関する規程や業務分掌などの資料を収集し、全体像を把握しておくことも重要です。

組織の実情に合わせた適切な範囲設定が、効果的な業務棚卸の土台となります。

ステップ3：業務の可視化

業務棚卸のプロセスでは、現状の業務を可視化する作業が重要です。各業務の流れや手順を洗い出し、フローチャートや業務フロー図を作成して見える形にまとめます。

可能であれば業務マニュアルや手順書も参照し、現行プロセスを正確に把握してください。

業務の流れを図解化することで、関係者全員が共通の理解を持ちやすくなり、後続の分析や改善策立案がスムーズに行えます。

なお、この段階では業務フローを俯瞰することに注力し、細部の問題点の洗い出しは後のステップで行いましょう。

作成した業務フロー図は関係者と共有し、認識のズレを防ぐのにも役立ちます。

ステップ4：業務のリスト化

続いて、可視化した業務を一覧表にリスト化します。

各担当者から収集した作業内容を「業務棚卸表」に集計し、業務の名称、所要時間（工数）、頻度、難易度などの項目を整理します。

同じような業務は、分類を統一し、部署横断的に共通する業務については名称を揃えてグループ化するなど、大分類・中分類・小分類の階層に整理すると良いでしょう。

報告された業務内容に漏れがないか確認することも忘れずに行います。

こうしたリスト化により、業務の重複や非効率な業務が浮き彫りになり、業務全体を俯瞰した問題点の把握が可能になるのです。

ステップ5：改善策の立案

リスト化した業務の実態を基に、改善策を立案します。

無駄な作業の削減や重複業務の統合、人員配置の見直し、IT導入による自動化など、考えられる改善の方向性を書き出しましょう。現場の業務に詳しい担当者の意見も取り入れ、多角的な視点で検討することが重要です。

改善案には優先度を付け、実現可能性や効果の大きさを踏まえて取捨選択します。なお、改善点の洗い出しには後述するECRSなどのフレームワークを活用するのも有効です。

また、関係部門との調整もこの段階で行っておくと、後の実行フェーズがスムーズになります。ここで立案した改善策が、今後の業務改革の具体的なアクションプランとなります。

ステップ6：実行とモニタリング

計画した改善策を実行に移し、その効果をモニタリングします。

具体的には、改善策を現場で実施し、業務の効率が向上したか、コストが削減できたかなどの指標を追跡します。

定量的なデータ（処理時間の短縮度合いや残業時間の変化等）を収集し、改善前後で比較することが重要です。

モニタリングの結果、期待した効果が得られていない場合は、改善策の修正や追加の対策を検討します。

また、モニタリング期間中は現場からの声を積極的に集め、予期せぬ問題や副作用がないか注意深く観察することも大切です。

この段階では、改善策の実行状況を関係者に共有し、フィードバックを得ながらPDCAサイクルを回していきます。

ステップ7：評価とフィードバック

最後に、実施した改善策の効果を評価し、関係者へフィードバックします。

当初設定した目的やKPIに照らして、業務効率やコスト削減などの目標が達成されたかを検証しましょう。

評価結果は数値データとともにレポートとしてまとめ、経営層や現場と共有します。

成果が上がった点については関係者をねぎらい、改善が不十分だった点については原因を分析して次回以降の改善活動に活かしてください。

評価とフィードバックを適切に行うことで、業務棚卸サイクルの学習効果が高まり、継続的な業務改善につながります。

このフィードバックを通じて、関係者全員が業務棚卸の成果と課題を共有し、次のアクションに対するモチベーションを高めることができるのです。

業務棚卸に活用できるフレームワーク

業務棚卸の際には、業務の分析や改善策の検討に役立つ様々なフレームワークを活用できます。

フレームワークを用いることで、多角的かつ抜け漏れのない業務分析が可能となり、効率的に改善点を見出すことができます。

具体的には、バリューチェーン分析やECRS、BPMN、ロジックツリーといった手法が業務棚卸に役立ちます。

ここでは、代表的なフレームワークをいくつか紹介するので、参考にしてみてください。

• BPMN（ビジネスプロセスモデリング）

• ECRS（イクルス）

• バリューチェーン分析

• ロジックツリー

BPMN（ビジネスプロセスモデリング）

BPMN（Business Process Modeling Notation）は、業務の開始から終了までの手順をフローチャート形式で視覚化する国際標準の手法です。

統一された記号とルールで業務フローを図示できるため、部署やチームを跨ぐ複雑なプロセスでも共通の理解が得られます。

業務棚卸で明らかになった現状プロセスをBPMNでモデル化すれば、問題箇所の共有や改善策の検討がスムーズになります。

たとえば、在庫不足時の特別対応など例外処理も図に明示できるため、抜け漏れのないプロセス分析が可能です。

繰り返し発生する定型業務や複数部署が関与する業務の可視化に特に有効です。

ECRS（イクルス）

ECRSは、Eliminate（排除：不要な作業をなくす）、Combine（結合：類似の作業を統合する）、Rearrange（再配置：工程や担当を並べ替える）、Simplify（単純化：作業を簡素化する）の頭文字を取った業務改善フレームワークです。

業務棚卸で洗い出した現状業務をECRSの観点で分析することで、ムダな作業の削減やプロセスの効率化の具体策が見えてきます。

たとえば、重複している入力業務を一つにまとめる（結合）や、手順を再構成して並行処理を可能にする（再配置）といった改善案が導き出されます。

ECRSは体系的に改善策を検討するのに役立つフレームワークです。

バリューチェーン分析

バリューチェーン分析は、企業の価値創造プロセスを「製品の製造やサービス提供などの主活動」と「人事や技術開発などの支援活動」に分解し、それぞれの段階でどれだけの付加価値が生み出されているかを評価する手法です。

業務棚卸の文脈では、自社の業務を価値チェーンの視点で見直すことで、どの業務が高い付加価値を生み出しているか、逆に無駄が多い工程はどこかを明らかにできます。

この分析により、強みとなるプロセスにはリソースを重点投入し、付加価値の低い業務については改善やアウトソーシング等の検討が可能です。

さらに、同業他社のバリューチェーンと比較することで、自社の競争優位性や改善余地を客観的に把握することもできます。

ロジックツリー

ロジックツリーは、課題や原因をツリー状に分解し、体系的に整理する問題解決手法です。

1つのテーマについて「なぜ？」を繰り返し掘り下げて原因を洗い出したり（Whyツリー）、解決策を階層的に展開したり（Howツリー）することで、本質的な要因と有効な解決策を漏れなく導き出すことができます。

業務棚卸で判明した複雑な問題も、ロジックツリーを使って要素ごとに整理すれば、ボトルネックや優先度が明確になるでしょう。

ロジックツリーにより導かれた課題の構造を共有することで、チーム全体で論理的に改善策を検討できるようになります。

業務棚卸を円滑に進めるポイント

最後に、業務棚卸を成功させるために押さえておきたいポイントを紹介します。

目的の共有や関係者の協力体制構築、継続的な取り組みなど、いくつかの工夫が成功のカギとなります。

これらの点に留意すれば、業務棚卸の効果を最大化し、円滑に推進することができるでしょう。

以下のポイントを事前に押さえておきましょう。

• 目的を明確にして従業員と共有する

• 関係者を巻き込んで多角的に分析する

• 定期的・継続的に実施する

目的を明確にして従業員と共有する

現場の従業員にとって、業務棚卸は日常業務の合間に報告作業を行う手間のかかる取り組みです。

目的が不明確なままでは「棚卸をしても仕事が増えるだけではないか」と不安に思われ、十分な協力を得られない可能性があります。

そこで、業務棚卸の目的を「業務効率化によって従業員の負担を減らす」など具体的に示し、メリットをしっかり共有しましょう。

棚卸の結果、業務改善が実現した際には、その成果を従業員にフィードバックし、協力に対する感謝と適切な評価を伝えることも大切です。

このように従業員を巻き込みながら進めることで、現場からも積極的な情報提供が期待できます。

関係者を巻き込んで多角的に分析する

業務棚卸は担当者レベルから管理職まで、関係するすべての人を巻き込んで進めることが成功の鍵です。

実際に業務を担っている現場の意見や知見を取り入れることで、書類上の計画では見えない課題も浮かび上がります。

また、他部門の視点を交えると、自部門だけでは気づけなかった改善点が見つかることもあります。関係者の協力を得て多角的に業務を分析すれば、より実態に即した有効な改善策を導き出せます。

そのためには、棚卸プロセスの初期段階から関係者に参加を促し、意見交換の場を設けることが重要です。

さらに、棚卸結果の分析や改善策の検討にも関係者を交えて行うことで、現場感覚に合った実行可能な施策を練ることができるのです。

定期的・継続的に実施する

業務棚卸は一度実施して終わりではなく、定期的に繰り返し行うことが重要です。

ビジネス環境や社内体制は常に変化するため、一度の棚卸で得た情報も時間の経過とともに陳腐化します。

継続的に業務棚卸を実施すれば、新たな業務や変化したプロセスにも対応でき、常に最新の業務状況を把握できます。

定期的な棚卸を通じて、改善のサイクルを組織に定着させることができ、長期的な業務効率化と競争力維持に貢献するでしょう。

たとえば、半年ごとや年度末ごとに棚卸を習慣化し、PDCAサイクルの一環として組み込むのがおすすめです。

なお、回を重ねるごとに棚卸の質も向上し、改善の精度が高まっていくという効果もあります。

業務棚卸から継続的な改善にはmfloow

業務棚卸から継続的な改善をするには、業務の可視化・標準化を実現できる「mfloow」の活用が効果的です。

テンプレート機能で業務棚卸や業務フロー整理ができ、テンプレートをそのまま進捗管理やタスク管理を通じて運用に落とし込むことができます。

また、利用データをダッシュボードとして可視化できるため、ボトルネックの発見も可能です。

mfloowを利用することで、業務棚卸するだけで終わるのではなく、継続的に運用・改善することができるのです。

さらに、SlackやTeams、GoogleChatと連携して情報を自然に集約できるため、属人化を防ぎつつ定着率も向上します。

IT導入補助金の対象となっており、実質的に半額で導入できるので費用面でも安心です。j

業務棚卸に関するよくある質問

業務棚卸を初めて実施する際は、目的の立て方や範囲設定、現場の巻き込み方などで戸惑うケースが少なくありません。

ここでは、実務担当者から経営層までが抱きやすい代表的な疑問とその解決策をまとめました。

具体的な進め方や効果測定のポイントを確認し、自社の状況に合わせてスムーズに棚卸を進める際の参考にしてください。

Q1. 業務棚卸はどのくらいの頻度で実施すべきですか？

事業環境の変化が激しい場合は半年ごと、通常でも少なくとも年1回を推奨します。

また、組織改編やシステム刷新など大きな変化の前後にも実施すると効果的です。

Q2. 棚卸にはどれくらいの期間と工数がかかりますか？

対象範囲や業務量により異なりますが、一般的な中規模部署（30〜50名）であれば1〜2カ月程度が目安です。

準備（目的設定・範囲決定）に1週間、現状可視化とリスト化に3〜4週間、改善策立案と評価に2〜3週間を見込むとスムーズです。

Q3. 棚卸を進める際に役立つツールやフレームワークは何ですか？

業務フローの図解にはBPMN、改善策検討にはECRSやロジックツリーが有効です。

データ整理はスプレッドシート、進捗管理はガントチャートやチェックリスト管理ツールを用いると、可視化とコラボレーションが円滑になります。

まとめ

業務棚卸は、組織内の業務を洗い出して可視化し、効率化や改善につなげる重要なプロセスです。

業務棚卸によって業務の全体像が明らかになり、改善余地を発見できます。

ムダの削減や属人化リスクの解消、人員リソースの有効活用といったメリットが得られ、生産性向上に直結します。

具体的な手順として、目的設定から業務の可視化・リスト化、改善策の実行・フィードバックまで段階的に進めることが重要です。

適切なフレームワークを活用し、関係者を巻き込みながら継続的に取り組むことで、業務棚卸の効果を最大限に引き出せます。

業務棚卸を通じて業務改善のサイクルを定着させ、生産性向上と働きやすい職場環境の実現を目指しましょう。