【テンプレ】スプレッドシートでタスク管理をする方法とは？個人・チーム別の使い方を解説！ 

「頼まれた作業を忘れていた」「誰がどこまで進めているのか分からない」——

タスクが増えるほど、こうした抜け漏れや進捗の見えなさに悩まされます。

特別なツールを導入しなくても、多くの人が使い慣れたGoogleスプレッドシートがあれば、こうした課題はかなりの部分まで解決できます。

ただ、いざ作ろうとすると「どんな項目を入れればいいのか」「どう組み立てれば使いやすいのか」で手が止まりがちです。

そこで本記事では、無料テンプレートを使いながら、スプレッドシートでのタスク管理を個人向け・チーム向けに分けて解説します。

さらに、複数の案件や定型業務を並行して回すチームで押さえておきたいポイントまで踏み込みます。

まずは下記のテンプレートを手元に開いて、読み進めてください。

タスク管理とは？

タスクとは、英語では「作業」「課題」を意味し、ビジネスでは「個々が行う最小単位の作業」を指します。

タスク管理とは、この最小単位の作業を可視化したうえで、確実に実行できるよう期日や工数を管理することです。

ここでは、タスク管理の基本を理解できるよう、その役割と、似た言葉である「プロジェクト管理」との違いを解説します。

• タスク管理の役割

• プロジェクト管理との違い

タスク管理の役割

タスク管理の目的は、抱えている作業を「頭の中」から「見える形」に出し、期日までに確実に終わらせることです。

作業が記憶や個人のメモに散らばっていると、優先順位の判断も進み具合の確認も自分の感覚頼みになり、抜け漏れや対応遅れが起きやすくなります。

タスク管理表にタスク・担当・期日・状態を書き出せば、いつでも同じ基準で「次に何をすべきか」を判断でき、複数の作業を並行して抱えても混乱を防ぐことが可能です。

とくに依頼が次々に飛び込む現場では、この「外に出して一覧化する」ことが、そのまま業務の安定につながります。

プロジェクト管理との違い

混同されやすい言葉に「プロジェクト管理」があります。

プロジェクトとは特定のゴールに向けた一連の取り組みで、その達成には複数の人と複数のタスクが関わります。

つまりプロジェクト管理とは、メンバー個々のタスクと期日を束ねる「チーム視点のタスク管理」だと考えると分かりやすいでしょう。

扱う対象が違えば、適した形式も変わります。

一人の作業はToDoリストのような一覧形式、チームの取り組みはガントチャートのような時間軸形式が向いています。

個人のタスク管理で実現できる3つのこと

個人のタスク管理で「タスク」「期日」「工数」を可視化すると、次の3つを実現できます。

ここでは、それぞれがどのように役立つのかを解説します。

1. タスク漏れの防止

2. 期日までの確実なタスク実行

3. タスクの優先順位付け

（１）タスク漏れの防止

依頼された作業を失念し、期日までに実行できなかった経験は誰にでもあるものです。

ノートや付箋にメモしても、情報が分散していると見落としやすくなります。

やるべきタスクを一か所に集約して可視化しておけば、別のタスクを確認・完了するたびに自然と目に入り、抜け漏れを防げるでしょう。

タスク管理表は、そのための「一元的な置き場」として機能します。

（２）期日までの確実なタスク実行

タスクをこなすことだけに集中すると、気づけば残業が続いたり、期日に間に合わなかったりしがちです。

これは、各タスクの工数を把握しないまま作業を進め、自分のキャパシティを超えてしまうことが原因です。

各タスクの工数を可視化すれば、期日までに対応できるかを判断できます。

難しいと分かった時点で、余裕のあるメンバーに協力を依頼したり、依頼者に期日調整を相談したりでき、確実な実行につながります。

（３）タスクの優先順位付け

工数を可視化し、自分のキャパシティと照らし合わせると、優先順位付けも自然にできるようになります。

1日の対応可能工数が8時間なのに、洗い出したタスクが10時間分あれば、すべてはこなせません。

このとき、期日を軸に優先順位を付け、期日が遠いタスクを翌日以降に回すことで、1日の工数をキャパシティ内に収められます。

工数を意識すると、必然的に優先順位を付けざるを得ない状況が生まれます。

チームのタスク管理（プロジェクト管理）で実現できる2つのこと

チームのタスク管理は、リスト形式ではなくガントチャート形式で行うのが基本です。

各メンバーのタスクと進捗を可視化することで、次の2つを実現できます。

1. 進捗確認の工数削減

2. プロジェクトの進行遅れの防止

（１）進捗確認の工数削減

チームでは各メンバーが並行して多くのタスクを進めるため、進捗の把握が難しくなります。

2〜3名なら都度確認しても負担は小さいものの、5名以上になると確認そのものが大きな工数のかかる作業です。

各メンバーのタスクと進捗を一元的に可視化しておけば、都度確認する必要がなくなり、進捗確認にかかる工数を削減できます。

（２）プロジェクトの進行遅れの防止

複数人で進めていると、あるメンバーの対応漏れや体調不良によって、プロジェクト全体の進行が遅れることがあります。

あらかじめ全体のタスクを洗い出しておけば、遅れが生じた場合でも、ほかのタスクの期日や着手順を調整して、全体の進行遅れを防げます。

先を見通せることが、チーム管理の大きな価値です。

複数案件・定型業務を抱えるチームで押さえたい3つのポイント

複数のクライアントや部門から依頼される定型業務を多く抱える現場では、案件が入り混じる中でも抜け漏れなく期日どおりに回すことが求められます。

個人・チームの基本に加えて、次の3つのポイントを押さえると、スプレッドシートでの管理がより実務に耐えるものになります。

1. クライアント・委託元ごとにタスクを切り分ける

2. 工数を「請求根拠」と「要員計画」に活かす

3. 属人化を防ぎ、品質を標準化する

（１）クライアント・委託元ごとにタスクを切り分ける

管理表に「案件」「委託元」「業務区分」といった列を設け、プルダウンで選べるようにします。

フィルタと組み合わせれば、クライアント別・業務別に絞り込んで進捗や工数を確認でき、複数案件が混在しても混乱しません。

委託元への報告資料を作る際も、案件単位でフィルタして状況を抜き出せるため、レポーティングの手間を減らせます。

まずは「どの切り口で絞り込みたいか」を決めてから列を設計するのがポイントです。

（２）工数を「請求根拠」と「要員計画」に活かす

案件ごとに工数を管理する現場では、工数が請求や委託元への報告、要員計画の根拠になります。

想定工数と実績工数の両方を記録し、担当者別・案件別に集計しておきましょう。

担当者ごとの合計工数を可視化すれば、稼働の偏りやコスト超過を早期に把握でき、繁忙期の増員判断や案件間での再配分がしやすくなります。

「感覚」ではなく「数字」で要員を語れる状態をつくることが、安定した運用につながります。

（３）属人化を防ぎ、品質を標準化する

定型業務は担当者が入れ替わることも多いため、手順やステータスの基準を管理表上で統一しておくことが重要です。

ステータスの定義や記入ルール、判断基準をシート内に明記しておけば、誰が対応しても同じ品質・同じ判断で進められます。

ただし、スプレッドシートでは手順やマニュアルを別ファイルで管理しがちで、更新漏れや属人化が起きやすい点には注意が必要です。

手順とタスクを一体で管理したい場合は、後述する専用ツールの活用も検討しましょう。

【個人向け】ToDoリストの項目

個人向けのタスク管理シート（ToDoリスト）で記載する主な項目は次のとおりです。

ToDoリストのイメージでタスクを並べ、期限・工数・ステータスを明記します。

案件や区分を選んでおくと、別シートの「ダッシュボード」で案件別・区分別の工数が自動集計されるため、あとで振り返りやすくなります。

【チーム向け】ガントチャートの項目

チーム向けのタスク管理シート（ガントチャート）で記載する主な項目は次のとおりです。

チーム向けでは、プロジェクト全体の進捗管理が重要になるため、各タスクの進捗状況をしっかり記載しましょう。

案件を選んでおけば、複数案件が混在してもダッシュボードで案件別・担当者別に集計・確認できます。

スプレッドシートでタスク管理を行う3つのコツ

管理表は、作っただけでは機能しません。

更新が滞ると情報が古くなり、やがて誰も見なくなってしまいます。

ここでは、管理表を実務で使い続け、形骸化させないための3つのコツを紹介します。

1. タスク名は「動詞＋成果物」で具体的に書く

2. ステータスと期日の更新ルールを最初に決める

3. 週に一度、棚卸しして表を最新に保つ

（１）タスク名は「動詞＋成果物」で具体的に書く

「資料」「A社対応」といった名詞だけのタスク名は、後から見ると何をすればよいのか分からなくなります。

「提案資料をレビュー依頼する」「A社の請求書を作成する」のように、動詞と成果物をセットで書きましょう。

行動が明確になると着手しやすくなり、担当者を入れ替えても意図が正しく伝わります。

誰が見ても同じ行動をイメージできる粒度で書くことが、抜け漏れと認識ズレを防ぐ第一歩です。

（２）ステータスと期日の更新ルールを最初に決める

管理表が形骸化する最大の原因は、更新ルールが曖昧なことです。

「着手したら進行中に変える」「期日が動いたら必ず期日欄を直す」といった最低限のルールを、運用開始前にチームで決めておきましょう。

ルールを決めたら、その定義を表の中にメモとして残しておくと、新しく加わったメンバーも迷いません。

全員が同じ基準で更新することで、表の情報を信頼して意思決定できるようになります。

（３）週に一度、棚卸しして表を最新に保つ

日々の更新に加えて、週に一度は表全体を見直す時間をとりましょう。

完了済みのタスクを整理し、放置されたタスクや期日切れを拾い直すことで、表が「現状を正しく映す鏡」であり続けます。

この棚卸しを習慣にすると、対応漏れの早期発見や、翌週の見通し立てにもつながります。

短時間でも定期的に振り返る運用が、管理表を長く使い続けるコツです。

定型業務・繰り返し業務の効率化にはmfloow

日次・週次で発生する定型業務の実行・管理には、スプレッドシートよりも業務改善プラットフォーム「mfloow（エムフロー）」の活用がおすすめです。

mfloowは、業務フローの整理からマニュアル化、タスクの運用、データ分析までを一気通貫で行えるツールです。

最大の特長は、業務フローを可視化し、担当者や期限を自動で割り当てられる点です。

進捗や遅延をリアルタイムに把握できるため、手作業での更新は不要です。

また、繰り返し発生する業務は時期が来れば自動で立ち上がり、期日が近づくと担当者へ自動通知されるため、進捗確認の手間が省け、属人化の解消にもつながります。

さらに、手順書（マニュアル）とタスクを一体で管理できるため、情報が散逸せず、複数クライアントや部門の業務をスムーズに一元管理できます。

ダッシュボードでは各人の負荷や案件ごとの稼働状況を可視化できるため、ボトルネックの特定や業務効率化、要員計画にも役立つでしょう。

人事労務や経理などのバックオフィス業務から複数案件のタスク管理まで、幅広いシーンで業務の大幅な効率化を実現します。

よくある質問（FAQ）

Q1. スプレッドシートとExcelのタスク管理はどちらが良い？

A.複数人でリアルタイムに共有・同時編集したい場合はGoogleスプレッドシートが便利です。

オフライン作業や既存のExcel資産を活かしたい場合はExcelが向いています。

操作性は似ているため、共有のしやすさを基準に選ぶとよいでしょう。

Q2. 無料テンプレートはどう使えばいい？

A.本記事のテンプレートは、Googleスプレッドシートで開き「ファイル」→「コピーを作成」してからご利用ください。

ToDoリスト・ガントチャートなどが収録されており、目的に合ったシートを選んで、項目を自社の業務に合わせて調整するだけで使い始められます。

Q3. 定型業務や複数案件が多い場合は？

A.少量ならスプレッドシートでも管理できますが、案件や定型業務が増えると、行数の増加による動作の重さや二重管理、属人化が課題になります。

繰り返し業務の自動立ち上げや工数の可視化ができる業務改善プラットフォームへの移行が有効です。

Q4. 複数クライアントの納期（SLA）を守るには？

A.管理表に「案件」「委託元」の列を設けてプルダウンで切り分け、条件付き書式で期限超過を赤表示、フィルタで案件別に進捗を確認する運用が基本です。

ただしスプレッドシートには自動通知がないため、SLA遵守を重視する場合は、期日が近づくと担当者へ自動通知され、繰り返し業務も自動で立ち上がる専用ツールの併用が安心です。

まとめ

本記事では、タスク管理の役割やプロジェクト管理との違い、個人・チームそれぞれで実現できること、テンプレートの項目と使い方を解説しました。

スプレッドシートでタスク管理を行う際は、次の3つのコツを意識しましょう。

タスク名を「動詞＋成果物」で具体的に書くこと、ステータスと期日の更新ルールを最初に決めること、そして週に一度は棚卸しして表を最新に保つことです。

とくに、複数のクライアントや大量の定型業務を扱う現場では、案件ごとの切り分け、工数の可視化、属人化を防ぐ品質の標準化が重要になります。

タスク管理は、期日までの確実な実行だけでなく、無理のないスケジューリングや優先順位付けにも役立ちます。

まずは無料テンプレートから始め、定型業務や複数案件の管理に限界を感じたら、mfloowのような業務改善プラットフォームの活用も検討してみてください。