工数管理ツールおすすめ12選｜7つの選ぶポイントと導入ステップを解説 

近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）やリモートワークの普及などで業務の見えない工数が増え、効率的な作業時間の管理が課題となっています。

本記事では、工数管理ツールの基本から、Excel管理との違いや種類別の比較、選び方のポイント、さらに導入ステップまでを解説します。

また、工数管理ツールを導入するメリット・デメリットや、おすすめのツールもご紹介します。

工数管理ツールの導入を検討している方や、工数管理を効率化したい方はぜひ参考にしてください。

工数管理とは？

工数管理とは、プロジェクトなどの業務に必要な作業時間（工数）を見積もり、実績を記録・管理する手法です。

工数は「人日」や「人月」といった単位で表され、たとえば3人で5日かかる作業は「15人日」の工数と計算されます。

誰がどの業務にどれだけ時間を費やしたかをデータで把握し、計画とのズレを分析します。

工数を適切に管理することで、スケジュールの遅延防止やコストの把握、業務改善につなげることが可能です。

近年では複数のプロジェクトが並行したりリモートワークが普及したりしており、感覚に頼る管理では限界があります。

工数管理は、業務を定量的に「見える化」し、生産性向上に欠かせない取り組みです。

なぜ今「工数管理ツール」が必要とされているのか

昨今、ビジネス環境の変化により、工数管理ツールの重要性が高まっています。

その背景には、DX・リモートワークの広がりによる「見えない工数」の増加、人件費の高騰や赤字案件への危機感、さらに働き方改革による時間管理の厳格化といった要因があります。

これらの要因から、従来の属人的な管理では限界があり、業務時間を正確に可視化できる工数管理ツールのニーズが高まっているのです。

• DX・リモートワークで見えない工数が増えている

• 人件費高騰・赤字案件の可視化ニーズ

• 働き方改革にともなう時間管理の厳格化

DX・リモートワークで見えない工数が増えている

テレワークや在宅勤務が増加すると、従業員が実際に何にどれだけ時間を使っているかが把握しづらくなります。対面での進捗確認が難しいため、気づかないうちに発生している工数＝見えない工数が増える傾向にあります。

また、DXの推進で業務フローが複雑化し、システム間で記録されない作業も発生しがちです。たとえば、個々のメンバーが水面下で行う調査作業や雑務は報告されないまま累積し、生産性を下げてしまう恐れもあります。

工数管理ツールを使えば、リモート下でも各メンバーの作業時間をデータで把握でき、抜け漏れなく管理することが可能です。まさに、DX時代の働き方に対応した管理が可能です。

人件費高騰・赤字案件の可視化ニーズ

昨今は人材不足も相まってエンジニアなど専門職の単価が上昇傾向にあり、人件費がプロジェクト原価の大部分を占めます。

そのため、工数の増加によるコスト膨張は利益を圧迫しやすくなっていることが多いです。

人件費の上昇に伴い、プロジェクトごとの採算をこれまで以上にシビアに管理する必要があります。

案件終了後になって「実は人件費がかかりすぎて赤字だった」と気づくケースもあり、経営上大きなリスクです。

工数管理ツールを活用すれば、各プロジェクトに投下した工数と人件費をリアルタイムで把握でき、赤字・工数超過の兆候を早期に検出できます。

損益が悪化する前に対策を打てるため、健全なプロジェクト運営につながるのです。

働き方改革にともなう時間管理の厳格化

働き方改革関連法の施行により、時間外労働の上限規制が導入されるなど、従業員の労働時間管理が厳格化されています。

長時間労働の抑制は社員の健康確保にも直結するため、企業の責任として取り組まなければなりません。

組織として、従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握し、残業超過を是正することが求められています。

Excelでの自己申告管理では見落としや不正確さが生じるリスクがあるため、工数管理ツールによる客観的な時間記録が有効です。

工数管理ツールを使えば、各社員の作業時間を自動的に集計し、時間超過の予兆を把握できるため、コンプライアンス遵守と働き方改革の推進に役立ちます。

工数管理ツールでできる4つのこと

工数管理ツールを導入すると、Excelでは手間がかかった作業時間の記録や集計が容易に行えるようになります。

ここでは、工数管理ツールで主にどんなことができるのかを紹介します。

1. 作業時間の記録・集計

2. プロジェクト別・メンバー別の工数可視化

3. レポート・ダッシュボードでの分析

4. コスト・原価管理や勤怠との連携

（１）作業時間の記録・集計

工数管理ツールの基本は、各メンバーの作業時間を正確に記録し、自動で集計できることです。

従業員は、担当するタスクやプロジェクトごとに作業時間を入力します。

手動でエクセル表に転記する必要がなく、ツール上でタイマー機能や日報入力フォームから簡単に記録可能です。

入力されたデータはリアルタイムで集計されるため、月末に管理者が数字を集めて集計し直す手間が省けます。

また、各社員の1日の総労働時間や残業時間も自動計算され、不足している入力や所定時間を超える作業があればアラートで通知してくれる機能もあります。

スマホからの入力にも対応し、現場でもスムーズに時間記録が行るようになるでしょう。

（２）プロジェクト別・メンバー別の工数可視化

入力された工数データは、プロジェクトごと・メンバーごとに集計・可視化できます。プロジェクト別の集計では、どの案件にどれだけの工数がかかっているか一目で把握可能です。

また、多くのツールではグラフやチャートで視覚的に表示されるため、複雑なデータも直感的に理解できます。利益率の分析やリソース配分の検討に役立ちます。

一方、メンバー別に見ることで、誰がどのくらいの時間を何の業務に投下しているかが分かります。

特定の社員に負荷が集中していないか、チーム内で工数が偏っていないかなどの状況も可視化されるため、適切な人員配置や業務調整につなげられるでしょう。

（３）レポート・ダッシュボードでの分析

工数管理ツールには、蓄積したデータを分析するためのレポート機能やダッシュボードが搭載されています。

たとえば、プロジェクトごとの予定工数と実績工数の差異を示すグラフや、月別の工数推移を可視化するダッシュボードなどが提供されます。

これにより、進捗の遅れやコスト超過の傾向を早期に察知でき、問題発生前に対処することが可能です。

また、レポートはCSV出力や他システムとの連携も可能な場合が多く、データ活用の幅が広がります。

さらに、プロジェクト別の採算（利益率）やメンバーの稼働率などを分析できるツールもあり、経営視点での判断材料としても有用です。

（４）コスト・原価管理や勤怠との連携

工数データを他の管理システムと連携できるのも大きな利点です。

たとえば、工数と人件費を紐付けることで、プロジェクトごとの人件費（原価）を自動計算し、会計ソフトに反映することが可能です。

freee工数管理のように会計システムと一体化した製品では、入力した工数がそのまま人件費データとして仕訳計上されるため、経理業務の手間が大幅に削減できるでしょう。

同時に、勤怠管理システムとの連携により、実働時間や残業時間の情報を一元化できます。

日々の勤怠データとプロジェクト工数を突合でき、二重入力を防ぎながら正確な労務管理・原価管理が行えます。

Excel管理と工数管理ツールの3つの違い

工数管理はExcelでも行えますが、専用ツールとの間にはいくつか明確な違いがあります。

ここでは、入力のしやすさやミス防止、集計・分析にかかる時間など、Excel管理と工数管理ツールの違いを確認します。

1. 入力のしやすさ・負担の差

2. 入力漏れ・記録ミスの防止機能

3. 集計・分析にかかる時間の違い

（１）入力のしやすさ・負担の差

Excelでは各メンバーが手動で工数表を埋める必要があり、入力の手間や負担が大きくなりがちです。

特に一日の作業を思い出しながら後から記入する場合、漏れや曖昧な記録が生じやすくなります。

また、Excelはパソコンでの操作が前提のため、外出先で入力しにくい難点もあります。同じファイルを複数人で扱うと更新ミスが起きることもあるでしょう。

これに対し、クラウド型の工数管理ツールならWebやスマホからいつでも入力でき、タイマー機能でリアルタイム記録も可能です。

メンバーが同時に入力してもデータは自動集計されるため、記録漏れを防ぎつつ負担を軽減できます。

（２）入力漏れ・記録ミスの防止機能

Excelで工数管理をしていると、入力漏れや記録ミスが発生しても気づきにくいという問題があります。

提出期限まで入力が空白のまま放置されてしまったり、桁の入力ミスで異常値が混入しても、担当者任せでは見落とされてしまいがちです。

工数管理ツールには、未入力データのアラート通知や入力フォーマットの制御といったミス防止機能が備わっています。

たとえば、一定期間入力がない場合に自動でリマインドメールを送ったり、不自然な数値には警告を表示するといった仕組みです。

これにより、手作業の抜け漏れをシステムでカバーし、記録精度を高く維持できます。

（３）集計・分析にかかる時間の違い

Excelで工数を管理する場合、各メンバーから送られてきたシートを取りまとめて集計する作業自体に多くの時間がかかります。

人力で集計・分析をするため、集計ミスが生じたり、タイムリーな把握ができないという課題もあります。

たとえば、月末に全員のExcel工数表を集めてから合計を算出してグラフ化する場合、実際の状況把握はどうしても後追いになってしまうでしょう。

工数管理ツールなら、入力データがリアルタイムで集計・可視化され、常に最新の情報をもとに分析可能です。

また、ボタンひとつでレポートを出力でき、Excelでピボットテーブルを作ったりグラフを描く作業に比べ圧倒的に効率的です。

工数管理ツールを導入する4つのメリット

工数管理ツールを導入すると、業務効率や経営管理の面で多くのメリットがあります。

1. 管理作業の時短・精度向上につながる

2. リソース配分の最適化ができる

3. 赤字・工数超過プロジェクトの早期発見ができる

4. データに基づいた意思決定・経営管理が可能になる

ここでは4つのメリットを解説します。

（１）管理作業の時短・精度向上につながる

工数管理ツールによって、これまでExcelで行っていた集計・報告などの管理作業にかかる時間が大幅に短縮されます。

日々の工数入力をメンバー自身がツール上で完結でき、管理者が個別にデータを回収・集計する手間が不要です。

さらに、手計算や人の記憶に頼った報告では見落としがあった情報も、ツール上で自動計算・集約されることで正確性が向上します。

工数データをリアルタイムに共有できるため、進捗報告や会議の準備に追われる時間も減り、本来のプロジェクト推進業務により多くの時間を割けるようになるでしょう。

（２）リソース配分の最適化ができる

工数管理ツールを導入すると、誰がどの業務に何時間使っているかが明確になるため、人員や時間のリソース配分を最適化しやすくなります。

データに基づき「誰に仕事が集中しすぎているか」「どの部署が負荷過多か」といった状況が把握できるため、業務の偏りを是正できます。

たとえば、特定のメンバーの工数が突出して多い場合、他のメンバーに振り分けることで全体の負荷バランスを整えることが可能です。

逆に、余裕のある人員を繁忙なプロジェクトに応援として投入する判断もデータをもとに行えます。

工数データはリソースマネジメントの客観的な裏付けとなり、人的リソースの有効活用に役立ちます。

（３）赤字・工数超過プロジェクトの早期発見ができる

工数管理ツールにより、プロジェクトごとの工数消費状況がリアルタイムで見える化されるため、赤字に陥りそうな不採算プロジェクトや工数超過の兆候を早期に発見できます。

計画工数と実績工数を常に比較できるので、進行中に予定を大幅に上回る工数が記録されている場合にすぐ察知可能です。

たとえば、本来100時間程度で完了するはずのタスクが既に80時間を超えて進捗率が低い場合、早い段階で問題を認識し、追加対策やリソース投入を検討できます。

これによって、プロジェクト終了後に赤字に気づくといった事態を防ぎ、損失を最小限に抑えることができます。

（４）データに基づいた意思決定・経営管理が可能になる

工数という客観データを蓄積・分析できることは、経営上の意思決定や管理レベルで大きな武器となるでしょう。

勘や経験に頼らず、データに基づいて人員計画や予算配分を検討がしやすくなります。

たとえば、「どの分野にどれだけの工数が割かれているか」というデータをもとに、重点投資すべき領域や効率化すべき工程を見極めることが可能です。

また、プロジェクトの採算性や生産性の数値を経営陣と共有することで、戦略的な判断を下す際の説得力ある根拠になります。

工数管理ツールの導入により、組織はデータドリブンな経営管理を実現できます。

工数管理ツールを導入する3つのデメリット

工数管理ツールは便利ですが、導入には注意すべきデメリットも存在します。

1. 導入・運用コストが発生する

2. 定着まで一時的に工数が増える

3. 従業員が監視されていると感じやすくなる

ここでは、工数管理ツール導入の主な3つのデメリットについて整理します。

（１）導入・運用コストが発生する

工数管理ツールを導入すると、ソフトウェアの利用料金や初期設定費用などのコストが発生します。

多くのクラウド型ツールは1ユーザーあたり月額料金のサブスクリプションモデルで、ユーザー数が多いほどコストも増大します。

さらに、自社に合ったカスタマイズを行う場合や他システムと連携する場合は、別途開発費用やコンサルティング費用が必要になることもあります。

ツール導入による時間削減効果や業務効率化のメリットと比較し、費用対効果を検討することが重要です。

（２）定着まで一時的に工数が増える

新しいツールを導入すると、その設定作業や社内展開、研修などに一定の工数が取られます。

メンバーが使い方に慣れるまで、生産性が一時的に低下し、かえって管理に手間がかかるケースもあるでしょう。

たとえば、最初の数週間は工数入力の抜け漏れが発生したり、プロジェクトの区分設定などに試行錯誤が必要で、現場から「手間が増えた」という声が上がることもあります。

こうした初期段階の工数増加は、ツールが定着すれば解消されますが、導入計画時にスケジュールに組み込んでおくことが大切です。

また、必要に応じて段階導入を行ったり、サポート体制を整えることでスムーズな定着を図れます。

（３）従業員が監視されていると感じやすくなる

工数管理ツールの導入は、従業員によっては「細かく監視されている」と感じさせてしまう恐れがあります。

一つひとつの作業時間を記録することに抵抗を感じ、「信頼されていないのではないか」と不満を抱くケースもゼロではありません。

特に、管理職が工数データを用いて社員のサボりをチェックするような運用になってしまうと、現場の士気を下げかねません。

このデメリットを緩和するには、導入時に工数管理ツールの目的を丁寧に説明し、決して個人を監視・評価するためでなく業務効率化のためであることを周知することが重要です。

メンバーの不安を解消し、信頼関係を保ちながら運用する工夫が求められます。

工数管理ツールの4つのタイプ

一口に工数管理ツールと言っても、その機能や特長によっていくつかのタイプに分類できます。

1. プロジェクト管理一体型ツール

2. 工数管理に特化したタイムトラッキング型

3. 勤怠管理・ERPに組み込まれた一体型

4. 自動計測型ツール

ここでは、工数管理ツールの代表的な4つのタイプを紹介します。自社の目的に合ったツールを選ぶ際の参考にしてください。

（１）プロジェクト管理一体型ツール

プロジェクト管理一体型ツールは、タスクやスケジュールの管理機能と工数管理機能を併せ持つタイプです。

ガントチャートでプロジェクト全体の進捗を可視化しながら、各タスクにかかった工数をそのまま登録できます。

チームメンバーはタスク完了時に工数を入力するだけで、プロジェクト全体の消化工数がリアルタイムに更新されます。

このタイプのツールは、プロジェクトマネージャーが工程管理とリソース管理を一元的に行える点がメリットです。

BacklogやLychee Redmine、Asana、monday.comといった製品がこのカテゴリに該当します。

（２）工数管理に特化したタイムトラッキング型

タイムトラッキング型のツールは、工数の記録・計測に特化したシンプルなタイプです。

プロジェクト管理などの付加機能は少なめで、ストップウォッチで作業時間を計測したり、後から作業時間を入力・編集したりすることに重点があります。

UIがシンプルで誰でも使いやすく、リアルタイムで今日の作業時間合計を確認できるなど、日常業務での利用に便利です。

必要最低限の機能に絞っているため操作に戸惑うことが少なく、小規模チームや個人でも導入しやすいのが特徴です。

TimeCrowdやToggl Trackなど、手軽に使える工数管理アプリがこのタイプに当たります。

（３）勤怠管理・ERPに組み込まれた一体型

勤怠管理システムやERPの一部として工数管理機能が組み込まれているタイプです。

社員の出退勤データや休暇情報と工数を一元管理できるため、労務管理と原価管理をリンクさせたい場合に有効です。

たとえば、ジョブカン勤怠管理には工数管理オプションが用意されており、打刻データからプロジェクト別の工数を取得できます。

クラウドERP ZACのように、ERP内部に工数管理モジュールがあり、案件ごとの原価計算や損益管理に直結できる製品もあります。

このタイプは、既に勤怠システムやERPを導入している企業が、追加モジュールとして工数管理を取り入れるケースに適しているといえるでしょう。

（４）自動計測型ツール

自動計測型の工数管理ツールは、ユーザーの操作やPCの使用状況を自動で記録し、工数を蓄積してくれるタイプです。

たとえば、PCのアプリケーション稼働時間をバックグラウンドで計測し、どのソフトに何時間使ったかを記録するような仕組みです。

これにより、ユーザーがいちいち手動で入力しなくても作業時間データが蓄積されます。

精密なログが取れる反面、プロジェクトやタスクとの紐付けは後から整理が必要になるケースもあります。

手入力の負担を極力減らし、実態に即した工数データを取りたい場合に適したタイプです。

工数管理ツールを選ぶ7つのポイント

工数管理ツールは多種多様なものがあるため、自社に適した製品を選ぶことが大切です。

以下では、工数管理ツールを比較検討する際に注目すべきポイントを解説します。自社に合うツール選定の参考にしてください。

1. 自社の目的に合っているか

2. 工数の入力方式はどうなっているか

3. 複数プロジェクト・多拠点への対応はされているか

4. 工程・タスク管理との連携が必要か

5. 連携機能・拡張性は充実しているか

6. 導入形態とコストはどうか

7. 操作性・UIとサポート体制はどうか

（１）自社の目的に合っているか

まず、自社が工数管理ツールを導入する目的を明確にし、それに合致した機能を持つツールかを確認しましょう。

たとえば、「プロジェクトの採算を見える化したい」のが主目的であれば、プロジェクト別の損益管理や予実比較機能が充実したツールが適しています。

一方、「メンバーの勤務時間を正確に把握したい」のであれば、勤怠連携や打刻機能があるツールが望ましいでしょう。

このように、自社が解決したい課題を洗い出し、その課題に強みを持つツールを選ぶことが重要です。

目的が曖昧なままだと、多機能すぎて使いこなせないツールを選ぶ恐れもあるので注意しましょう。

（２）工数の入力方式はどうなっているか

工数をどのように入力・記録するかは、ツールごとに方式が異なります。メンバーが抵抗なく使える入力方法かを確認しましょう。

たとえば、作業ごとに手動で入力する形式なのか、タイマーで自動計測する形式なのか、あるいは日報形式でまとめて記入するのかといった違いがあります。

現場の運用にフィットする方式でないと、入力漏れや形骸化の原因になりかねません。

外出や移動が多い業務ならスマホアプリ対応が必須で、一日中PC作業が中心ならPC上でタイマー起動できると便利です。

自社の働き方に合った入力方式を提供しているツールを選びましょう。

（３）複数プロジェクト・多拠点への対応はされているか

同時並行する複数のプロジェクトや、支店・部門ごとに拠点が分かれている場合、そのすべてを一元管理できるかも重要です。

ツールによってはプロジェクトの数に上限があったり、部門別の集計が苦手なものもあります。

自社の運用規模に耐えられるかを確認しましょう。

また、多拠点で利用する際は、拠点ごとに権限設定が可能か、タイムゾーンの違いに対応できるかといった点もチェックポイントです。

グローバル展開している企業なら多言語対応の有無も見逃せません。なお、プロジェクト間の切替操作が煩雑でないかなど、使い勝手も確認が必要です。

（４）工程・タスク管理との連携が必要か

工数管理ツール単独ではなく、プロジェクトのタスク管理や工程管理と連携させたいニーズがあるかどうかも検討しましょう。

既に社内でプロジェクト管理ツールを使っている場合、そのツールと工数データを連携できる製品を選ぶと効率的です。

工数管理機能付きのプロジェクト管理ツールに乗り換えるか、既存ツールに工数管理のプラグインを導入するといった選択肢もあります。

逆に、タスク管理は別ツールで十分に対応しているなら、工数管理はシンプルなタイムトラッキング特化型でも問題ないでしょう。

自社の管理スタイルに合わせ、必要な連携要件を満たすツールを比較してください。

（５）連携機能・拡張性は充実しているか

他のシステムとの連携や、機能拡張のしやすさも重要な比較ポイントです。

工数データを会計システムに連動させたい場合、そのツールにAPIが用意されているか、標準で会計ソフト連携機能があるかを確認しましょう。

勤怠システムやグループウェアとの連携が必要なケースもあります。

また、将来的に利用規模が拡大した際に機能を追加できるか、プラン変更でユーザー数を柔軟に増やせるか、といった拡張性も考慮が必要です。

サードパーティ製のプラグインや連携サービスが充実しているツールは、自社の業務フローに合わせたカスタマイズがしやすい利点があります。

（６）導入形態とコストはどうか

ツールの提供形態と、そのコスト体系も比較すべきポイントです。

クラウド型であれば初期導入が容易ですが月額課金が発生し、オンプレ型なら自社サーバーに構築する代わりにライセンス買い切りや保守費用が発生します。

自社のIT方針やセキュリティ要件に合った形態を選ぶ必要があります。

また、初期費用や月額費用が予算内に収まるか、ユーザー数増加時のコスト増が許容範囲かも検討しましょう。

無料プランや無料トライアルが提供されている場合は、導入前に試用して使い勝手とコストに見合う価値を確認することも大切です。

（７）操作性・UIとサポート体制はどうか

ツールの操作性や画面の見やすさ（UI/UX）も軽視できません。

現場のメンバーが直感的に使えるデザインか、欲しい情報にすぐアクセスできる画面構成かをチェックしましょう。

操作が複雑だったり、日本語対応が不十分なツールだと定着に時間がかかります。

また、導入後のサポート体制も重要です。問い合わせ対応の迅速さや、初期設定支援、ユーザートレーニングの有無などを確認することで、安心して運用できます。

国内ベンダーのツールであれば日本語サポートが充実しているか、海外製なら代理店サポートの評判などもチェックポイントです。

可能であれば事前にデモやトライアルでUIの使いやすさを確認しましょう。

おすすめの工数管理ツール12選

ここからは、おすすめの工数管理ツールをいくつかご紹介します。プロジェクト管理型からタイムトラッキング型まで、様々なタイプのツールをピックアップしました。

自社のニーズに合いそうなツールがないか、特徴や強みをチェックしてみてください。

• mfloow

• Lychee Redmine

• Backlog

• Asana

• monday.com

• TimeCrowd

• freee工数管理

• CrowdLog

• Toggl Track

• クラウドERP ZAC

• ジョブカン勤怠管理

• チームスピリットシリーズ

（１）mfloow

mfloowは、人事・総務部門向けに開発されたタスク管理サービスです。

入社や退職といった従業員ライフサイクルに関わる手続きを効率化するのが特徴で、Excel管理に比べて関連業務の工数を大幅に削減できます。

SlackやTeamsとも連携し、手続き状況が一目でわかるようになっています。バックオフィス業務の負担を減らしたい企業に適したタスク管理×工数管理ツールです。

入社・休職・異動など社員の異動に伴うタスクを一元管理し、自動化できる点が大きなメリットです。

（２）Lychee Redmine

Lychee Redmineは、オープンソースのプロジェクト管理ツールRedmineをベースに機能強化したサービスです。

ガントチャートやバーンダウンチャートなどの便利なプラグインが最初から組み込まれ、工数管理や進捗管理をより直感的に行えます。

オープンソース版Redmineとの互換性を保ちつつ、商用サポートやクラウド提供により安心して利用できるのが強みです。

既にRedmineを利用している開発現場などで、使い慣れた環境のまま工数管理を強化したい場合に適したツールです。国内のIT企業での導入実績も豊富です。

（３）Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する国産のプロジェクト管理ツールです。

タスク管理や課題追跡、Wiki、ガントチャートなどプロジェクト運営に必要な機能を幅広く備えています。

工数管理専用の機能はありませんが、課題にコメントで作業時間を記録したり、API連携で外部の工数管理サービスとデータをやり取りすることも可能です。

シンプルなUIと日本語対応の手厚いサポートに定評があり、IT開発からデザイン制作まで様々なチームで利用されています。

導入企業も多く、日本企業のITプロジェクト管理ツールとして広く知られています。

（４）Asana

Asanaは、米国発のプロジェクト・タスク管理ツールで、チームの仕事を可視化することに優れています。

ボードやリスト、タイムラインなど複数のビューでプロジェクトを管理でき、各タスクに期限や担当者を設定して進捗を追跡します。

工数管理の面では、時間入力の機能は標準搭載されていませんが、他の工数トラッキングツールと連携して利用するケースが多いです。

直感的なUIと豊富な連携先を備え、IT企業からマーケティング部門まで幅広い分野で活用されています。

基本機能は無料で使い始められるため、小規模チームにも導入しやすい点も魅力です。

（５）monday.com

monday.comは、タスクやプロジェクト管理を柔軟にカスタマイズできるクラウドサービスです。

カンバンボードやタイムラインをはじめ、進捗状況を色分けしたダッシュボードなど視覚的に管理できるのが特徴です。

工数管理については、タイムトラッキング機能を有効にすることで各タスクの作業時間を記録できます。

外部アプリとの連携も豊富で、日本でもマーケティングや開発チームに広まりつつあるツールです。

直感的なインターフェースにより、非IT部門でも比較的使いやすいと評価されています。世界で広く利用されており、数万人規模の大企業から中小チームまで導入実績があります。

（６）TimeCrowd

TimeCrowdは、ワンクリックでの打刻やカレンダー連携など、手軽な操作性が魅力の国産工数管理ツールです。

各メンバーがタイマーで作業を記録でき、リアルタイムにチーム全員の稼働状況や人件費を確認できます。

導入から運用まで丁寧なサポートが提供されており、初めて工数管理ツールを使う企業でも安心して利用できると評判です。

無料トライアルもあり、まずは操作感を試してから本格導入を検討できます。

社内の予定表と連動して自動で工数記録する機能もあり、入力漏れを防ぎます。直感的な付箋感覚のUIで日々の時間管理が習慣化しやすい点も特徴です。

（７）freee工数管理

freee工数管理は、会計ソフト「freee会計」と完全に一体化した工数管理ツールです。

入力した工数データが人件費として自動で会計システムに反映されるため、経理・労務担当者の負担を大幅に削減できます。

プロジェクト別の原価集計や予算実績管理にも対応しており、バックオフィス全体のDXを推進したい企業に最適です。

freeeの他サービスと連携でき、一元的な業務管理が可能になります。

freee会計を既に導入している企業にとっては、同じプラットフォーム上で工数管理も完結できる唯一無二の選択肢と言えるでしょう。

（８）CrowdLog

CrowdLogは、株式会社クラウドワークスが提供するクラウド型のプロジェクト・工数管理ツールです。

グラフやレポートで工数をわかりやすく可視化でき、ガントチャートや損益管理機能でプロジェクト全体を把握できます。

導入社数は900社を超えており、信頼性の高いサービスと言えます。工数の登録から分析まで一元化でき、複数プロジェクトの予実管理を効率化したい企業に適したツールです。

また、承認ワークフローやIP制限、外部システムとのAPI連携など企業向けの機能も充実している点も魅力です。

（９）Toggl Track

Toggl Trackは、個人からチームまで利用されているシンプルな時間計測ツールです。

タイマーを開始・停止するだけで作業時間を記録でき、プロジェクトやタグで分類して後から分析できます。

基本機能は無料で使え、Webやスマホアプリから手軽に打刻可能です。

日本語UIはありませんが、直感的なデザインのためITリテラシーが高くないユーザーでも比較的利用しやすいでしょう。

小規模チームやフリーランスが工数管理を始めるのに適したエントリーツールです。また、レポート機能でメンバーごとの時間配分やプロジェクト別工数をグラフ表示できます。

（１０）クラウドERP ZAC

クラウドERP ZACは、株式会社オロが提供するクラウド型ERPで、工数管理と勤怠管理を一元化できる統合システムです。

プロジェクトごとの予算・実績工数や損益管理機能を備えており、工数データをもとに原価計算や収支分析をリアルタイムで行えます。

勤怠情報とも連携しているため、メンバーの稼働時間や残業状況をERP上で包括的に管理できます。

ERPならではの豊富な機能が特徴ですが、その分システムも大規模で、主に中堅以上の企業向けのソリューションと言えます。

プロジェクト管理から会計処理まで一本化したい企業に適したツールです。

（１１）ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、株式会社DONUTSが提供する大手導入実績のある勤怠管理システムです。

本来は出勤・退勤や休暇管理を中心としたサービスですが、オプションで工数管理機能も利用できます。

社員は日々の勤怠打刻時にプロジェクトやタスクのコードを併せて入力することで、そのまま工数集計に反映させることが可能です。

勤怠と工数を一元管理できるため、長時間労働の抑制や残業管理とプロジェクト原価管理を同時に行いたい企業に向いています。

既にジョブカンシリーズを導入済みなら、追加コストを抑えて工数管理を開始できる点もメリットです。

（１２）チームスピリットシリーズ

チームスピリットシリーズは、勤怠管理・工数管理・経費管理などを統合的に提供するクラウドサービスです。

特に「チームスピリット」はSalesforce上で稼働する製品で、社員の勤務時間やプロジェクト工数、休暇情報まで一括管理できます。

工数管理の観点では、各社員が日次でプロジェクト別の作業時間を入力し、承認フローを経て確定する仕組みがあり、正確な実績データを蓄積可能です。

勤怠データと連動しているため、時間外労働の上限の遵守状況のモニタリングにも役立ちます。

大企業を中心に導入が進んでおり、人事労務とプロジェクト管理を一体化したい場合に有力な選択肢です。

工数管理ツール導入までの5ステップ

最後に、工数管理ツールを実際に導入するまでの一般的な手順を確認しておきましょう。

1. 現状把握と課題の洗い出し

2. 目的・要件の整理

3. ツール候補の比較とトライアル

4. ルール設計と運用フローの決定

5. 導入・定着フェーズ

適切な手順を踏むことで、現場への負担を最小限に抑えつつツールを定着させることができます。以下に導入プロセスのステップを解説します。ぜひ参考にしてください。

（１）現状把握と課題の洗い出し

まずは、自社の現状の工数管理方法を把握し、課題を洗い出します。現在、Excelで管理している場合は、その中で発生している問題を具体的にリストアップしましょう。

現状で「工数が見えていない」「プロジェクトの採算管理ができていない」と感じる点を明確化することが重要です。

また、現場の声をヒアリングし、メンバーがどんな不便や非効率を感じているかを集めます。

これらの情報をもとに、工数管理ツール導入で解決すべき課題を整理します。なお、現在の工数集計に月何時間かかっているかなど、定量的な状況把握もできればなお良いでしょう。

（２）目的・要件の整理

次に、工数管理ツール導入の目的と必須要件を整理します。前段で洗い出した課題を踏まえ、「何のためにツールを導入するのか」を言語化しましょう。

たとえば、「月末の集計作業を半減させたい」「プロジェクトごとの利益を即座に把握したい」「社員の残業時間を適切にモニタリングしたい」といった具体的な目的です。

また、その目的を達成するために必要な機能要件もリスト化します。

これにより、ツール選定時に譲れない条件が明確になります。これらの目的・要件は、関係者間で事前に合意しておくことも重要です。

（３）ツール候補の比較とトライアル

要件に合いそうな工数管理ツールをリストアップし、比較検討します。

インターネットの情報や資料請求などで各ツールの機能・料金・評判を調べ、自社の要件とのマッチ度を評価しましょう。

候補が絞れたら、可能な限り無料トライアルやデモを実際に利用してみます。

実際のデータを一部入力してみたり、現場のメンバーにも操作してもらうことで、UIの使い勝手や機能面の不足を確認できます。

複数ツールを比較した結果を社内で共有し、最終的に自社に最適なツールを選定します。

この段階では情報システム部門や現場管理者の意見も取り入れ、客観的な評価を行うことが重要です。

（４）ルール設計と運用フローの決定

導入するツールが決まったら、実際の運用ルールとフローを設計します。

誰がどのタイミングで工数を入力するのか、入力項目はどうするのか、承認フローは必要か、といった細部を詰めましょう。

たとえば、「各メンバーは毎日終業前に当日の工数を登録し、翌朝上長が承認する」「プロジェクトコードは事前にPMが登録する」など具体的な取り決めを作成します。

また、運用開始前にガイドラインやマニュアルを整備し、全員に周知します。

ルールを明確に定めておくことで、導入後の混乱や入力揺れを防ぎ、スムーズな定着につながります。

（５）導入・定着フェーズ

最後に、実際の導入と定着フェーズです。選定したツールを本番環境で稼働させ、決定したルールに従って運用を開始します。

初期段階では、メンバーへの研修や使い方の説明会を実施し、疑問点を解消しながら進めましょう。

運用開始後1〜2ヶ月は特に注意深く状況をモニタリングし、入力漏れが続出していないか、想定通りのデータが取れているかを確認します。

必要に応じてルールの微調整や追加のフォロー研修を行い、現場にツール利用を定着させます。

定着後も定期的に運用状況をレビューし、さらなる活用方法の検討やツール提供ベンダーからの最新情報収集を行うと良いでしょう。

まとめ

工数管理ツールは、現代のプロジェクト運営や労務管理において欠かせない存在になりつつあります。

適切なツールを導入することで、作業時間の見える化による生産性向上や、的確なコスト管理・意思決定が可能になります。

一方で、導入にはコストや運用上の注意点も伴うため、自社の目的に合った製品を慎重に選び、計画的に導入することが重要です。

工数管理の強化は、働き方改革やDX推進にもつながります。

小さなチームや短期プロジェクトから導入し、効果を検証しながら段階的に展開していく方法も有効です。

本記事で紹介したポイントやツール情報を参考に、ぜひ自社の工数管理改善に役立てていただければ幸いです。