やることが多すぎる時の対処法とは？7つのポイントや原因、仕組み化まで解説 

しっかり働いているつもりでもタスクが次々と増え、「やることが多すぎる！」とパニックになってしまう方は少なくありません。

実は、やることが多すぎる状況に陥るのには共通する原因があります。傾向を把握すれば、適切な対策を打って状況を改善することができるでしょう。

本記事では、そうした原因から脱出のための対策、タスク整理のコツや業務を仕組み化するポイントまで徹底解説します。

「やることが多すぎる」と感じる4つの原因

まず、「やることが多すぎる」と感じてしまう主な原因を見ていきましょう。人それぞれ状況は異なりますが、多くの場合、いくつかの共通した要因が見られます。

たとえば、タスクの優先順位をつけていないことや1人で抱え込み過ぎていることが考えられるでしょう。もし思い当たる点があっても落ち込む必要はありません。自身の傾向を理解すれば、改善に向けた第一歩を踏み出せます。

1. タスクの優先順位がつけられていない

2. 1人で大量のタスクを抱えている

3. やることが可視化できていない

4. タスクの細分化をし過ぎている

（１）タスクの優先順位がつけられていない

複数のタスクを抱えているときに、どれを優先すべきか判断できていないと、仕事がどんどん溜まってしまいます。

実行中の業務に加えて急な割り込みタスクが入るのは日常茶飯事です。

優先順位がついていないと、重要度の低い業務に時間を取られている間に、本当にやるべきタスクの締切が迫ってしまう恐れもあるでしょう。

優先度を決めず目についたものから手を付けていると、重要な仕事が後回しになりがちで、いつまでもタスクが減らない原因になります。

まずはタスクの重要度や期限に応じて優先順位を付け、優先度の高いものから着実に処理する習慣を身につけましょう。

（２）1人で大量のタスクを抱えている

膨大な量のタスクを1人で抱え込んでしまうことも大きな問題です。

1人が限られた時間で対応できる仕事量には限界があります。

真面目で責任感の強い人ほど、仕事を他人に任せることに罪悪感を抱き、つい抱え込みすぎてしまう傾向にあるようです。

しかし、自分だけで手一杯になり、締切直前に他人に助けを求めるようでは、かえって周囲に迷惑をかけてしまいます。

自分以外でも対応可能なタスクは、状況に応じて早めにメンバーに振り分けることを検討しましょう。

そうすることで、自分の負担を減らしつつチーム全体の生産性を維持できますよ。

（３）やることが可視化できていない

人間の記憶には限界があり、頭の中だけで全てのタスクを把握するのは困難です。

そのため、タスクを可視化できていないと、自分が抱えている作業量を正確に把握できなくなります。

現在どれだけのタスクがあるのか見えない状態では、いくら処理しても減っていないような感覚に陥り、漠然とした不安につながるでしょう。

また、全体像が見えていないと今何をすべきか判断することも難しく、目の前の作業に闇雲に取り組んでしまいがちです。

タスクを紙やツールに書き出して可視化しなければ、抜け漏れも発生しやすく、日々「やることが多すぎる」というプレッシャーから抜け出せなくなるでしょう。

（４）タスクの細分化をし過ぎている

完璧にタスクを管理しようとするあまり、やることを過度に細分化してしまうケースもあります。

大きな仕事を小さな作業に分解すること自体は有効ですが、タスクを細分化しすぎるのも考えものです。

細かく分割しすぎると、リストを見ただけで圧倒されてしまうことがあるでしょう。

どれだけ作業を進めてもタスクリストが一向に減らず、焦りばかりが募ってしまいます。このストレスによってパフォーマンスが落ちる原因にもなりかねません。

関連する作業は一つのタスクにまとめるなど、細分化しすぎない工夫も必要です。タスクは適度な単位にまとめる意識を持つことが大切です。

やることが多すぎる時の3つの対処法

タスクをなかなかさばき切れない人には、いくつか共通した行動パターンがあります。

次に、タスク管理が苦手な人に見られる主な傾向を確認し、自身の作業習慣を振り返りながら改善のヒントにしてみてください。

こうした傾向を把握することで、自分の課題が明確になって対策を立てやすくなるため、一つでも当てはまるものがあれば注意が必要です。

1. タスクを貯めてから対応している

2. タスクを同時進行してしまう

3. 優先度ではなく、楽に終わるタスクから処理する

（１）タスクを貯めてから対応している

タスク管理がうまくできない人は、タスクを溜め込んでからまとめて処理しようとする傾向があります。

簡単な作業だから後でまとめてやった方が効率的だと思うかもしれませんが、それは誤りと言えるでしょう。

単純な業務でも考えるべきことはあり、後回しにすると内容を思い出すのに余計な時間がかかることもあります。

また、一度に多くのタスクを抱えると精神的な負担も大きくなり、ますます手が付けづらくなるでしょう。

結果的にタスクが蓄積して「やることが多すぎる」状態を招きかねません。シンプルな作業ほど、その都度すぐ対応する習慣をつけましょう。

（２）タスクを同時進行してしまう

一度に複数の仕事を進めようとして、かえって混乱してしまうケースも見られます。

マルチタスクは一見効率的に思えますが、人間の脳は同時並行の処理に向いておらず、情報を切り替えるたびに時間とエネルギーを消耗します。

2つ以上の作業に同時に取り組むと、目の前の仕事に必要な情報を何度も整理し直すことになり、どうしても時間がかかってしまうものです。

さらにミスが発生する可能性も高まり、やり直しで余計に時間を取られることもあります。

それで納期に遅れてしまっては本末転倒と言えるでしょう。他の人への影響も考え、タスクは一つずつ確実に処理していきましょう。

（３）優先度ではなく、楽に終わるタスクから処理する

タスク管理が苦手な人は、優先度よりも手軽に終わるものから片付けてしまう傾向も見受けられます。

早く達成感を得たい心理から、簡単な作業ばかり先に処理してしまいがちですが、それはおすすめできません。

余裕があると思って後回しにしていると、急な予定変更や別の仕事の割り込みで時間がなくなる可能性があるため注意が必要です。

大事な仕事を後に残してしまうと、結局締切間際に慌てたり残業が増えたりする原因になりかねません。

重要度の高いタスクから優先的に片付けることが、効率よく仕事を進めるコツと言えます。別の予定が入っても良いように、まず重要なタスクから手を付ける習慣を意識しましょう。

タスクを減らすための7つのポイント

やることに追われる状況を打開するには、意識的にタスクを減らす工夫が必要です。ここからは、抱えているタスクを減らすための具体的なポイントを解説します。

日々の業務に無理なく取り入れられるコツを押さえて適切に実践すれば、徐々にタスクの負担を軽減できるでしょう。

やることが多すぎる状況から抜け出すヒントとして、ぜひ参考にしてみてください。

• タスクをしっかりと書き出す

• タスクの優先順位をつける

• 事前に書き出した今やるべきタスクに集中する

• 誰がいつまでにやるかを明確にする

• タスクの進捗を随時把握する

• やらないことも可視化する

• マルチタスクは避けるようにする

（１）タスクをしっかりと書き出す

タスクを減らすには、まず現在抱えているタスクの全容を把握することが欠かせません。

媒体は紙でもデジタルツールでも構いませんが、自分が抱えているすべてのタスクを、小さな用事であっても余さず書き出すことが重要です。

すべて書き出すことで「リストに書いたタスクを順に片付ければ漏れなく完了できる」という安心感が生まれ、心の余裕につながります。

慣れるまでは、どんなに小さいタスクも書き出して、すぐ対応できるものは実行してからリストから消してしまって構いません。

タスクを確実にこなしていくことで、自信にもつながっていくでしょう。

（２）タスクの優先順位をつける

リストアップしたタスクには、明確に優先順位を設定しましょう。

重要度や緊急度に応じてタスクを分類し、どれから手をつけるべきかをはっきりさせます。

たとえば、締め切りが近いものや業務への影響が大きいものを最優先に、それ以外は後回しにし、タスクごとに「A/B/C」などのランクを付けておくのも有効でしょう。

優先順位付けを徹底することで重要なタスクのやり忘れや遅延を防ぎ、常に優先度の高いタスクから順にスケジュールに組み込む習慣をつけましょう。

こうすることで、限られた時間を最も効果的に使えるようになります。

（３）事前に書き出した今やるべきタスクに集中する

すべてのタスクを書き出したら、次は今やるべきタスクに集中しましょう。

メールの通知や他の案件が気になっても、一旦後回しにし、まずはリストアップしたタスクの消化に専念します。

作業中はスマホやチャットの通知をオフにするなど、目の前のタスク以外の要素は極力排除しましょう。

周囲のことを気にせず一つの作業に没頭することで、集中力が高まり生産性も向上します。

目の前のタスクを完了させたら次に取りかかる、という流れを徹底しましょう。一つひとつ確実に片付けることで、着実にタスクリストを消化していけるでしょう。

（４）誰がいつまでにやるかを明確にする

チームで業務を進めている場合は、「誰が」「いつまでに」そのタスクをやるのかを明確にしましょう。

担当者と期限があいまいだと、責任の所在が不明確になり、タスクの抜け漏れや遅延の原因になります。

誰にどのタスクを任せるか、そしていつまでに完了させるべきかを決めて共有しておけば、各メンバーが自分の役割を自覚できます。締切直前になって慌てる事態も防げるでしょう。

また、複数部署にまたがるタスクでも、担当者と期限を明示しておけば部署間での伝達漏れを防げます。

タスクごとの担当と期限をはっきりさせることが、着実なタスク遂行につながります。

（５）タスクの進捗を随時把握する

進行中のタスクの進捗状況を常に把握しておくことも重要です。

タスクがどれだけ完了していて、どれが遅れているのかを随時確認できれば、問題が発生しそうな場合に早めに対処できます。

進捗が見えないままだと、気づかないうちに遅れが広がり、締切に間に合わなくなるリスクがあるため注意しましょう。

反対に、完了したタスクが見える化されていれば、着実に消化できているという安心感からモチベーション維持にもつながるでしょう。

定期的にタスクの進捗をチェックし、必要に応じて軌道修正する習慣をつけましょう。

特にチームで進めるプロジェクトでは、各自の進捗を共有することでメンバー同士が協力して遅れをフォローしやすくなります。

（６）やらないことも可視化する

タスクを減らすには、思い切って「やらないこと」を決めてしまうことも大切です。

「やらないことリスト」を作成して可視化するのも有効な手段でしょう。仕事は放っておけば際限なく増えていくため、どこかで線引きをする必要があります。

絶対にやらないことをあらかじめ決めてリスト化し、場合によっては依頼を断る勇気も持ちましょう。

降ってきた仕事すべてに応じていては、いくら時間があっても足りません。

手を付けないと決めたタスクを明確にすることで、無駄な業務に時間を取られずに済みます。

優先度の低い雑務や自分がやらなくても良い仕事は「やらないことリスト」に入れてタスクから外しましょう。

（７）マルチタスクは避けるようにする

最後に、マルチタスクを避けることもタスクを減らしていく上で重要です。マルチタスクをできるだけ避け、一つ一つに集中することも欠かせません。

複数の作業を並行しようとすると注意力が分散し、生産性が大幅に低下します。

ある研究では、マルチタスクをすると生産性が最大40%も低下するとの報告もあるほどです。

いくつものタスクを少しずつ並行で進めるよりも、一つに集中して完了させてから次に移る方が、結果的に早く多くの仕事を処理できます。

同時進行は効率を下げるだけだという意識を持ち、1つずつ片付けるクセを付けましょう。

タスク処理を進める際の3つのポイント

続いて、実際にタスクを処理していく際に押さえておきたいポイントを紹介します。

タスクを着実に片付けていくには、作業環境や休憩の取り方など、ちょっとした工夫で生産性が大きく変わるため、効率よく集中して作業を進めるために、以下の方法を試してみましょう。

忙しい中でもパフォーマンスを最大限発揮できるよう、ポイントを押さえておきましょう。

1. 集中しやすい環境で作業をする

2. 休憩は適切に取る

3. タスク管理ツールを活用する

（１）集中しやすい環境で作業をする

作業に集中するには、まず集中しやすい環境を整えることが大切です。

デスク周りを整理し、必要なものだけを手元に置いて、余計な物は片付けましょう。

スマートフォンの通知はオフにし、作業中に話しかけられにくい静かな場所で取り組むのも効果的です。

音や室温なども集中力に影響するため、自分にとって快適な環境になるよう調整してください。

集中しやすい環境を整えることで、同じ時間でも作業の質とスピードが格段に向上します。

例えば、軽いBGMを流したりノイズキャンセリングのヘッドホンを使ったりするのも集中力維持に役立ちます。

（２）休憩は適切に取る

長時間ぶっ通しで作業するのは逆効果です。適切に休憩を取ることで、かえって集中力と効率を高めることができます。

人間の集中力には限界があり、数十分ごとに短い休憩を挟むのが理想的です。例えば、25分作業して5分休むポモドーロ・テクニックを試してみると良いでしょう。

こまめに休憩を入れることで脳がリフレッシュされ、その後の作業により高い集中力で臨めます。

休憩中に軽くストレッチをしたり水分補給をしたりすると、リフレッシュ効果がさらに高まるでしょう。

休憩なしで働き続けると、集中力が切れてかえって効率が落ちてしまうため注意しましょう。

（３）タスク管理ツールを活用する

最後に、タスク管理ツールを活用することも検討しましょう。

タスクを一覧で可視化し、期限のリマインドやチームでの進捗共有ができるツールを使えば、手作業よりも効率的にタスクを管理でき、特に複数人でタスクを扱う場合、情報を一元管理できるツールは強力な助けとなります。

近年は無料で使える簡易なものから高機能なSaaSまで、様々なタスク管理ツールが提供されているため、自分やチームに合ったツールを試し、業務の効率化に役立てましょう。

なお、エクセルや紙でタスクを管理している場合は、専用ツールに移行することで抜け漏れや管理工数を大幅に削減できるでしょう。

タスク管理ならmfloow

mfloow（エムフロー）は、日々の業務を効率化することに特化した、タスク管理ツールです。

複数部署にまたがるタスクを一元管理しつつ、業務フローの可視化やマニュアル化を行うことで、担当者の対応漏れを防ぎます。

エクセルや紙での管理から脱却して工数管理も行えるため、業務の仕組み化や効率化、ミス削減に大きく貢献するでしょう。

日々のタスク管理に課題を感じている方は、ぜひmfloowの導入を検討してみてください。

タスク管理を起点とした高度な業務分析や連携機能なども充実しており、組織全体の大幅な業務効率化が可能です。

やることが多すぎることに関するよくある質問

最後に、「やることが多すぎる」状況に関して、よくある質問にお答えします。

タスク管理で悩みがちなポイントについて、いくつかQ&A形式で解説しますので、ぜひご自身の状況と照らし合わせてみてください。

• Q. 簡単な優先順位の付け方はありますか？

• Q. TODOが増え続けるのを抑えるにはどうしたら良いですか？

• Q. 先延ばし癖の対策はありますか？

Q. 簡単な優先順位の付け方はありますか？

A.優先順位付けには、タスクを緊急度と重要度で4象限に分類する「優先度マトリクス」の活用がおすすめです。

TODOリストの項目を「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」などに仕分けすれば、本当に先にやるべきタスクが見えてきます。

また、簡易な方法として、各タスクに「A（今日必須）」「B（できれば早め）」「C（後回し可）」とランク付けして優先順位を決める手法も有効でしょう。

Q. TODOが増え続けるのを抑えるにはどうしたら良いですか？

A.TODOを増やさないためには、タスクをむやみに引き受けない意識が大切です。

あらかじめ「やらないこと」を決めておき、優先度の低い依頼は断る勇気を持ちましょう。

また、定期的にタスク一覧を見直し、重要度の低いものは思い切って後回しにしたり削除したりして調整することも求められます。

むやみに新しいタスクを増やさず、今あるタスクに集中する姿勢もポイントです。

Q. 先延ばし癖の対策はありますか？

A.先延ばし癖には、タスクのハードルを下げてすぐ着手する工夫が有効です。大きな仕事は小さなステップに分解し、「5分だけやってみる」など短時間から始めてみましょう。

一度手を付ければ作業に弾みがつき、徐々に集中モードに入れるはずです。

また、自分で期限を区切って取り組むことで、程よい緊張感を維持するのも効果的と言えるでしょう。

さらに、タスク完了後の小さなご褒美を用意しておくなど、やる気を引き出す工夫も試してみてください。

まとめ

「やることが多すぎる」と感じる状況には必ず原因があり、適切な対策で改善できます。

本記事で紹介したように、タスクを可視化して優先順位をつけ、一つずつ着実に処理していくことが重要です。

必要に応じてタスク管理ツールを活用し、業務を仕組み化すれば、仕事量が多くてもパニックに陥らず余裕を持って対処できるでしょう。

ぜひ今日からできることから実践し、「やることが多すぎる」状態から脱却して生産的な働き方を目指してください。

忙しいビジネスパーソンは、自分に合ったタスク管理術を身につけて、効率的に業務を進めましょう。