23店舗を支えるバックアップ業務のリソースを最適化。属人化やムダをなくす業務改革の舞台裏。

パチンコ・スロット事業を23店舗展開する株式会社丸三様。その心臓部である「開発支援課」は、行政への申請書類作成や複雑な物流管理など、専門知識とスピードが求められる業務を少人数で担っています。

かつては「紙と口頭」の管理を生んでいた属人化の壁。属人化がブラックボックス化を招き、管理コストを増大させていました。しかし、mfloow（エムフロー）の導入により、複雑な業務の全体像を可視化することに成功。新人教育の工数削減や、業務リソースの最適化を実現しました。現場主導で進められた、業務改革への挑戦について詳しく伺いました。

パチンコ・スロット23店舗を支える「開発支援課」のミッション

ーまず、開発支援課がどのような業務を担っているのか、その重要性と共にお聞かせください。

重田様：私たちの部署は、いわば「店舗運営のバックアップ拠点」です。パチンコ台の入替に伴う行政への膨大な書類作成、景品やお菓子の仕入れ交渉、さらに倉庫での在庫・物流管理。各店舗の業務を本社で一括して引き受けることで、各店舗のスタッフが接客や営業に専念できる体制を整えています。

花崎様：チームは総勢15名体制ですが、その役割は非常に専門的です。書類作成の専任者に加え、実務のフィルタリングや法的確認を担う4名の警察OBの方々、そして現場を支える5名の倉庫スタッフ。開発支援課では「法務・事務・物流」という異なる性質の仕事を、正確にバトンパスしなければなりません。一箇所でも滞れば営業に支障が出るため、非常に責任の重い仕事です。

「紙と口頭」による進捗管理の限界と、属人化というリスク

ーmfloow導入前、具体的にどのような点に課題を感じていたのでしょうか？

重田様：最大の課題は、23店舗分の膨大な業務進捗が「担当者の頭の中にしかない」という点でした。以前は紙のチェックリストや、その場での口頭確認がメイン。管理者である私が全体の状況を把握するには、担当者一人ひとりの席まで足を運び「あの業務、どこまで進んだ？」と聞きに回るしかなかったんです。

花崎様：特定の担当者が休むと、途端に業務が停滞してしまう「属人化」も深刻でした。独自にエクセルなどで作成した手順書はありましたが、文字ばかりで全体像がつかみにくく、教える側と教わる側の認識を合わせるのに多大な時間を要していました。

管理者は進捗の遅れをリアルタイムで検知できず、気づいたときには手遅れに近い状態、というリスクを常に抱えていましたね。

決め手は「業務フロー図 × マニュアル」で「そこにある」運用ができる点

ー多くのツールがある中で、なぜmfloowを選んでいただいたのでしょうか？

重田様：業務フロー図とマニュアルを紐付けて管理できるので、「見に行く」のではなく「そこにある」運用ができると感じたからです。

以前から「本社・倉庫・店舗を繋ぐ、業務管理の基盤」を作りたいという構想を持っていたのですが、展示会でmfloowのデモ画面を見た瞬間に「これだ！」と直感しました。

▼mfloow業務フロー図

ー導入から定着までが非常にスムーズだった印象がありますが、工夫された点はありますか？

花崎様：mfloowのコンサルタントに丸投げするのではなく、自分たちが中心になって業務を棚卸しし、テンプレートを作っていったのが大きかったですね。

テンプレートを自分たちで「使いやすいように作り上げる」プロセスをチーム全体で共有できたので、現場のメンバーも「これは自分たちのためのツールだ」と早い段階で自分事化できました。結果として、導入後の拒否反応はなく、欠かせない存在になりましたね。

業務リソースの最適化と、ナレッジ継承の仕組み化

ー導入後、具体的にどのような変化がありましたか？

重田様：まず、「業務リソースの最適化」が劇的に進みました。mfloowを開くだけで、どの店舗の書類が滞っているか、誰に負荷が高いかが瞬時にわかります。遅延が発生しそうな箇所には、余裕があるメンバーを即座に応援に回せるようになりました。この「攻めのマネジメント」が可能になったことで、残業時間抑制やミス防止につながっていると考えています。

花崎様：また、教育面でのメリットも計り知れません。以前は複雑な手続きを説明するだけで一苦労でしたが、今はmfloowの業務フロー図やマニュアルを見せるだけで、「今、全体のどの工程にいて、次に何をすべきか、どのようにするのか」を新人もすぐに理解してくれます。

ー説明のコストが下がったことで、現場のストレスも軽減されましたか？

花崎様：はい。初めて取り組む業務でも「どこに何があるか」を把握し、自律的に動けるようになります。

半年に一度しか発生しないようなレアな業務も、業務フロー図にマニュアルを仕込んでおけるので、「前はどうやったっけ？」と思い出すムダな時間もなくなりました。ナレッジ継承が仕組み化された実感があります。

本社〜倉庫間のコミュニケーションもムダをなくして工数削減

ー今回、倉庫業務でもご活用いただいていますね。

竹中様：5名体制の倉庫スタッフにとって、mfloow利用の恩恵は非常に大きかったですね。以前は本社から倉庫へ紙の指示書を持参していましたが、今はすべてmfloow上で完結しています。PDFの図面や写真、参考URLなどを直接タスクに添付できるため、必要なデータを探して事務所に戻るようなタイムロスが一切なくなりました。

重田様：本社側からも、倉庫での作業進捗がリアルタイムで見えるようになりました。「あの修理は終わったかな？」とわざわざ倉庫まで確認しに行く必要がありません。

物理的に離れた場所にいても、同じ画面を見ながら「今ここだよね」と連携できる一体感が生まれたのは、予想以上の収穫でした。情報の「貼り忘れ」や「紛失」がなくなり、コミュニケーションの精度が格段に上がっています。

AI活用で本社〜店舗が連携する「業務改善プラットフォーム」へ

ー最後に、皆様が思い描く「mfloow活用の未来図」を教えてください。

重田様：開発支援課での成功をモデルケースとして、今後は経理部門など他部署への展開を加速させていきたいです。最終的には、23店舗すべての店舗スタッフとmfloowでつながり、本社全体が強力なバックアップ拠点として各店舗をリアルタイムで支える形を目指したいですね。店舗側からも「本社の書類作成がここまで進んでいる」と見えるようになれば、さらなるスピードで連携できるようになると確信しています。

竹中様：現場としては、AI機能をさらに活用していきたいです。日報の自動作成や、過去のデータに基づいた最適なリソース配置のアドバイスなど、さらに「考えなくても正しく動ける」仕組みへと進化させたいですね。

mfloowは単なる管理ツールではなく、私たちの業務になくてはならない「インフラ」であり、成長のための「業務基盤」だと考えています。

ー非常に力強いお言葉をいただき、ありがとうございます。丸三様のさらなる飛躍に向けて、私たちも全力でサポートさせていただきます！