【テンプレ付】わかりやすい引き継ぎ書の6つの必須項目や作り方を解説！

引き継ぎ書は、異動や退職などで担当者が変わる際に業務を円滑に引き継ぐための重要な文書です。

本記事では、引き継ぎ書とマニュアル・手順書との違いから、引き継ぎが発生する主なシーンや作成する目的までを詳しく解説します。

さらに、引き継ぎ書テンプレートに盛り込みたい必須項目や、シーン別（部署異動、退職、プロジェクト引継ぎ、営業顧客情報共有など）のテンプレート種類と使い分けについても紹介します。

最後に、見やすいテンプレートの作り方や後任者への引き継ぎのコツも取り上げ、誰でもわかりやすい引き継ぎ書の作成と活用方法をわかりやすく説明します。

引き継ぎ書と業務マニュアルの６つの違い

引き継ぎ書と業務マニュアルは、どちらも業務の引き継ぎや遂行を支える文書ですが、役割や内容には明確な違いがあります。

引き継ぎ書は後任者への円滑な業務移行を主眼に作成されますが、業務マニュアルや手順書は業務の標準化・平準化を目的に作られます。

以下で目的・内容・作成タイミング・使用期間・情報の深さ・想定読者の違いについて整理し、理解を深めていきましょう。

（１）目的の違い

引き継ぎ書の目的は、前任者の持つ知識や経験（ナレッジ）を共有し、後任者が業務を滞りなく引き継げるようにすることです。

口頭説明だけでは漏れや誤解が生じやすいため、文書に残して情報を引き継ぐことで業務の継続性とスムーズな移行を支えます。

また、適切な引き継ぎ書があれば、後任者は安心して業務を開始でき、生産性低下などのリスクも抑えられます。

一方、マニュアル（業務手順書）の目的は、業務の標準化と品質維持です。

具体的な手順や基準を明示し、誰が担当しても同じ水準で業務を行えるようにし、業務のバラつきをなくして一定の品質を保ちます。

（２）内容の違い

引き継ぎ書には、前任者の担当業務の内容が集約され、後任者へ伝えるべき重要ポイントが中心に盛り込まれます。

進行中の案件や未処理事項、前任者独自のノウハウや注意点など、個別性の高い情報が含まれており、業務マニュアルには載らない現時点の進捗状況や懸念事項も共有されます。

これにより後任者は迅速に状況を把握して業務を開始することが可能です。

一方、マニュアルには業務の具体的な手順や留意点が網羅されています。

全体の業務フローや標準的な作業工程、チェックポイントなどが詳細に記載されており、誰でも同じように業務を遂行するためのガイドラインとなります。

（３）作成タイミングの違い

引き継ぎ書は、担当者の異動・退職など引き継ぎの必要が生じたタイミングで都度作成されます。

多くの場合、引き継ぎが決まってから前任者が退任するまでの限られた期間内に準備するため、短期間で効率的に要点をまとめる必要があります。

そのため、引き継ぎ日程を計画し、早めに作成に着手することが望ましいでしょう。

一方、業務マニュアルは特定の人事異動時だけに作成するものではなく、平時から整備・更新され続ける文書です。

新入社員研修や業務改善の際にも活用され、業務フローや手順に変更が生じるたびに随時修正を加えることで常に最新の内容に保たれます。

（４）使用期間の違い

引き継ぎ書は使用される期間が限定的です。

引き継ぎ時に集中的に用いられ、後任者が業務に慣れるまで参照されますが、その後は基本的に更新されません。

引き継ぎ完了後は資料として保管されるものの、次に同様の場面が訪れるまで日の目を見ないケースがほとんどです。

これに対し、業務マニュアルは長期にわたり繰り返し参照される文書で、組織のノウハウを蓄積・共有する役割も担います。

日常業務で必要に応じて常に活用され、新人教育にも利用されます。

内容も定期的に見直され、古くなれば改訂されるため、常に現行業務に即した状態が保てるでしょう。

（５）深さの違い

引き継ぎ書は必要事項を簡潔にまとめる文書であり、詳細な作業手順や網羅的な解説までは記載しません。

例えば業務マニュアルが整備されている場合、重複する手順は記載せず、マニュアルを参照させるのが一般的です。

要点を押さえ、後任者に特に重要なポイントやノウハウに重点を置くのが引き継ぎ書の特徴です。

一方、業務マニュアルは情報の深さと網羅性が特徴で、すべての手順やチェックポイントまで詳細に記載されます。

図表を使った説明なども交え、誰が読んでも理解できるような徹底した内容となっています。

（６）想定されている読者の違い

引き継ぎ書は、基本的に特定の後任者（引き継ぎを受ける人）を想定読者として作成されます。

前任者から業務を引き継ぐ担当者が迅速に理解できるよう、読み手の知識レベルや背景を考慮して書かれる点が特徴です。

同じ部署の上司や同僚が参考にする場合もありますが、あくまで後任者への個別の引き継ぎが主眼となります。

一方、業務マニュアルはより広い読者層を想定しています。

業務に現在携わっている人だけでなく、将来的に担当する可能性のある社員や新入社員など、組織内の誰もが参照し得る資料として作成されます。

また、マニュアルは社内全体で共有され、複数の人が同じ内容を理解・実践できることを目的としています。

引き継ぎが発生する5つの主なシーン

引き継ぎは、企業内で担当者の交代が発生する様々な場面で必要になります。

代表的なシーンとして、退職や異動による業務移管、プロジェクト担当者の変更、組織改編に伴う体制変更などが挙げられます。

また、業務の標準化（属人化の解消）を図る局面や、外部委託先・担当企業を変更する際にも引き継ぎの機会があります。

ここでは、引き継ぎが発生しやすい主な状況とその特徴について解説します。

• 退職・異動に伴う業務移管

• プロジェクトの担当者変更

• 組織変更・体制変更

• 業務の標準化・属人化解消のタイミング

• 外部委託・担当企業の変更

（１）退職・異動に伴う業務移管

社員が退職や異動により現在の部署を離れる際、業務の引き継ぎは必須です。

この場面では、引き継ぎ書を通じて担当業務の全体像や未完了タスク、注意事項などを後任者に漏れなく伝えます。

特に退職の場合は前任者が社内に残らないため、引き継ぎ書が唯一の情報源となる可能性があります。

退職日までの限られた時間で完了できるよう、綿密な準備と文書化が求められます。

一方、社内異動の場合、前任者は引き継ぎ後も社内に在籍しますが、後任者が早く業務に適応できるよう、引き継ぎ書で情報を整理・共有することが重要です。

（２）プロジェクトの担当者変更

プロジェクトの途中で主要メンバーやプロジェクトマネージャーが交代するケースでも、引き継ぎが必要です。

プロジェクトの目的、進捗状況、今後のスケジュール、課題などを正確に伝えることが重要です。

引き継ぎ書には、完了済みの作業と未完了の作業、関係者の連絡先・役割、引き継ぐタスクの優先度などを整理して記載します。

担当者変更によるプロジェクトの停滞や混乱を防ぐため、引き継ぎ期間を十分に確保し、関係者への周知も含め計画的に進めることが求められます。

また、新任担当者が早期に馴染めるよう、過去の経緯や決定事項の履歴も共有することも有効です。

（３）組織変更・体制変更

組織改編や体制変更により担当範囲や人員配置が変わる場合も、引き継ぎが発生するでしょう。

部署の再編成や新チーム立ち上げなどで担当者が変わる場合、引き継ぎ書を用いて業務内容や関連ルールを共有します。

組織変更に伴う引き継ぎでは、複数のメンバーや部署間で情報を受け渡すケースが多いため、漏れのない網羅的な引き継ぎ書が求められます。

新体制への移行に際し、業務フローや役割分担の変更点なども文書で明確にし、全員が認識を揃えた上で業務をスタートできるようにすることが重要です。

（４）業務の標準化・属人化解消のタイミング

業務の標準化、属人化の解消を目的とする場合にも、引き継ぎ書が活用されます。

特定の社員しか知らないノウハウや業務手順を組織全体で共有するため、人事異動などがなくても引き継ぎ書を作成してナレッジを文書化するケースがあります。

担当者自身が業務内容を棚卸しし、整理することで、属人化を解消し、業務の継続性と効率化を高める効果が期待できます。

また、万一担当者が急に不在になっても、引き継ぎ書があれば他の社員が対応しやすくなり、リスク低減につながります。

（５）外部委託・担当企業の変更

業務の外部委託先（アウトソーシング先）を変更する場合にも引き継ぎが必要です。

例えばシステム開発を委託していた会社を切り替える際、現行の仕様・進捗、関連データ等を新しい委託先に引き継ぐ必要があります。

引き継ぎ書を用いて、業務内容や手順、注意点を整理・共有し、サービス品質や納期への悪影響を防ぎます。

また、取引先企業側で担当者が交代する場合も、社内外で情報を共有し、混乱を防ぐ配慮が欠かせません。

契約情報や権限（アカウントID・パスワード）の引き継ぎ事項も明確に文書化し、責任の所在をはっきりさせておくことが大切です。

引き継ぎ書を作成する5つの目的（属人化防止・ナレッジ継承・業務効率化）

引き継ぎ書を用意することには、いくつか重要な目的があります。

業務の属人化を防止して標準化を促すこと、前任者の持つ知識やノウハウを適切に継承すること、引き継ぎを通じて業務効率化を図ることなどが主な狙いです。

さらに、引き継ぎ書により組織として知見を蓄積することで、コンプライアンス遵守やリスク低減にもつながります。以下で、それぞれの目的について詳しく解説します。

• 業務の属人化を防ぐ

• ナレッジを適切に継承する

• 業務効率化を実現する

• 組織として知見を蓄積する

• コンプライアンス強化・リスク低減

（１）業務の属人化を防ぐ

属人化とは、業務の進め方や状況を担当者だけが把握し、周囲と共有されていない状態を指します。

属人化を放置すると、担当者に急な不在やトラブルがあった際に業務が停滞・遅延してしまいます。

引き継ぎ書を作成し、業務の進捗状況やポイントを上司や同僚とも共有しておくことで、特定の個人に依存しない体制づくりにつながります。

引き継ぎ書があれば周囲も業務内容を把握でき、万一担当者が不在でも代替対応がしやすくなります。

属人化を防ぐことは、組織全体で業務をバックアップし合い、安定した業務運営を維持する上で重要な目的です。

（２）ナレッジを適切に継承する

業務上の知識やノウハウ（ナレッジ）を適切に継承することも、引き継ぎ書作成の重要な目的です。

日々の業務を通じて前任者に蓄積された経験則やコツ、トラブル対応の知見などを後任者に伝えれば、業務の質を落とすことなくスムーズに継続できます。

引き継ぎ書にこれらのナレッジを書き残しておくことで、口頭では伝えきれない細かなポイントまで共有でき、後任者が迷わず業務を進められます。

特に担当者の変更が頻繁な職場ほど、文書によるナレッジ共有は重要であり、組織全体の生産性維持にも寄与するでしょう。

こうしたナレッジの蓄積は、組織の学習力向上にもつながります。

（３）業務効率化を実現する

引き継ぎ書の作成は、情報共有だけでなく業務効率化にも大いに寄与します。

業務内容を文書にまとめる過程で自分の仕事を客観的に見直せるため、無駄な手順や非効率な作業を洗い出すきっかけになります。

業務の進め方やフローを見直し、改善点を反映した引き継ぎ書を作成すれば、次の担当者はより効率的なやり方で業務を引き継ぐことができるでしょう。

また、後任者は引き継ぎ書を指針とすることで、一から手探りする時間を減らせるため、早期に戦力化しやすくなります。

これらの効果により、組織全体の業務効率向上が期待できます。

（４）組織として知見を蓄積する

引き継ぎ書を残すことは、個人に蓄積された知見を組織の財産として定着させることにもつながります。

たとえ社員が退職や異動で現場を離れても、引き継ぎ書があればその人の知識・経験が組織内に残り、後からの参照や新人教育など、長期的にも活用可能です。

こうして組織としてナレッジを蓄積・共有していけば、長期的に見て企業全体の知的資産が増え、競争力の向上にも寄与します。

引き継ぎ書の蓄積期間が長くなるほど、その業務に関するノウハウの厚みは増していくでしょう。

社内のナレッジベースとして社員一人ひとりの経験が組織全体の知恵として活かされる点は、大きなメリットと言えます。

（５）コンプライアンス強化・リスク低減

引き継ぎ書の作成は、コンプライアンス（法令順守）の強化や業務リスクの低減にも寄与します。

引き継ぎが不十分だと、納期遅延や契約違反が生じたり、顧客との信頼を損ねたりするリスクも否定できません。

しかし、引き継ぎ書で業務内容を整理し抜け漏れなく引き継ぐことで、重要な期限や手続きを見落とす心配が減り、コンプライアンス違反の防止につながります。

また、情報システムのアカウント権限の移管や機密情報の扱いも文書で明確に指示することで、情報漏洩などのセキュリティリスクを抑える効果が期待できるでしょう。

引き継ぎ書は、このように組織のリスクマネジメントにおいて重要な役割を果たします。

引き継ぎ書テンプレートに入れておきたい6つの必須項目

引き継ぎ書を作成する際には、最低限盛り込むべき基本項目があります。

一般的に必須とされる項目は、「業務の全体像」「スケジュールと締切」「進捗状況・しかかり案件」「イレギュラー対応・FAQ」「データや資料の保管場所」「関係者情報（社内外の連絡先）」の6つです。

この6項目を押さえておけば、引き継ぎに必要な情報を漏れなく網羅でき、後任者がスムーズに業務を引き継げる内容となるでしょう。

• 業務の全体像

• スケジュールと締切

• 進捗・しかかり案件の整理

• イレギュラー対応・よくある質問

• データ・資料の保管場所

• 関係者情報・社内外の窓口

（１）業務の全体像

まずは引き継ぐ業務の全体像（概要）を示します。

具体的には、その業務が会社や部署でどのような位置づけにあり、何のために行うのかといった目的・背景や、担当する業務範囲の要点を簡潔に記載しましょう。

業務の背景や目的を正しく理解できると、後任者は主体的に業務に取り組みやすくなります。

必要に応じてフローチャートなどを用いて業務フローを可視化し、視覚的に掴めるよう工夫すると効果的です。

また、その業務に関連する他部署や取引先などがあれば、その情報も合わせて記載しておくと役立ちます。

（２）スケジュールと締切

年間・月間・週次など業務のスケジュールや重要な締切日を記載します。

各業務の開始時期と完了時期を明確にし、重要度や優先順位も把握できるよう整理しましょう。

年間スケジュール表を作成し、月次・週次でいつ何をするかを一覧化することで後任者が予定を立てやすくなります。

上司や他部署、取引先からの承認が必要な業務があれば、その旨も記載し、承認漏れや遅延を防止します。

こうしたスケジュール情報により、後任者は時期ごとの業務の山場や締切を把握し、計画的に対応できるようになるでしょう。

（３）進捗・仕掛かり案件の整理

前任者が担当中の案件や進行中業務の進捗状況、および今後対応が必要な事項を整理して伝えます。

完了していないタスクやプロジェクトがあれば、その現在の状況と今後の対応予定をリスト化して記載しましょう。

進捗状況は一目で把握できるよう表形式にすると効果的です。

関係する社内外の関係者（顧客やチームメンバーなど）の連絡先も併せて記載し、後任者が不明点をすぐ問い合わせできるように配慮します。

なお、会議体（定例会議など）を引き継ぐ場合は、過去の議事録を共有しておくと背景が把握できるため望ましいです。

（４）イレギュラー対応・よくある質問

過去に発生したイレギュラーな事態やトラブル事例と、その対応方法をまとめておきます。

頻度は低いものの起こり得るケースについて、発生原因や影響範囲、具体的な対処手順を記載しましょう。

過去の対応事例をもとに細かく記載しておくことで、後任者は同様の事態に直面した際に参考にできます。

特に顧客対応業務など臨機応変な対応が求められる分野では、想定されるトラブルを洗い出しQ&A形式でまとめたり、対応フローを図で示したりしておくと効果的です。

後任者が不安になりがちな想定問答集やFAQも盛り込むことで、安心して業務を引き継げます。

（５）データ・資料の保管場所

業務で使用するデータや資料の所在を明記します。

電子データであれば社内サーバやクラウド上の格納フォルダのパス、紙の資料であれば社内の保管キャビネットの場所などを具体的に記載しましょう。

前任者にとって当たり前の場所でも、後任者には分からない可能性があるため、「後任者は何も知らない」という前提で丁寧に記述します。

資料名だけでなく保存場所まで書いておけば、後任者が必要な情報を探す手間を省けます。

また、データや資料の管理ルール（アクセス権限や共有方法など）があれば、併せて記載しておくとよいでしょう。

（６）関係者情報・社内外の窓口

社内の関連部署担当者や、取引先・顧客など社外の窓口担当者の情報（氏名、部署、連絡先など）を一覧にして記載します。

誰に何を問い合わせればよいかが後任者に分かるよう、業務に関わる関係者を漏れなく洗い出しましょう。

他部署や社外の関係者、イレギュラー対応時に必要な連絡先は、引き継ぎ書として文書にまとめておくことで後任者が安心して業務に取り組めます。

取引先ごとの担当営業の氏名・連絡先や、社内の○○部門の窓口担当者など、業務で関わるあらゆる連絡先を載せておけば、後任者は困ったときにすぐ助けを求められます。

【シーン別】引き継ぎ書テンプレート7種類と使い分け

引き継ぎ書のテンプレートは、引き継ぎが発生する場面や業務の種類に応じて使い分けることが効果的です。

ここでは、シーン別に代表的な引き継ぎ書テンプレートの種類と特徴を紹介します。

汎用的に使える基本型から、部署異動時、退職時、プロジェクト引き継ぎ、営業顧客情報共有、バックオフィス（人事・総務・経理）向けなど、用途に応じたテンプレートのポイントを解説します。

（１）基本型（汎用テンプレート）

【基本型テンプレート】どの部署でも使える汎用的な引き継ぎ書テンプレートです。

前述の必須6項目（業務概要、スケジュール、進捗・未処理事項、イレギュラー対応、資料の所在、関係者連絡先）をひととおり網羅した構成になっています。

特定の部署や職種に依らず利用できるため、社内標準のフォーマットとして用意しておくと便利です。

必要に応じて各現場で項目を追加・削除してカスタマイズできる柔軟性があり、まず迷ったらこの基本型テンプレートから着手するとよいでしょう。

（２）部署異動・配置転換で使うテンプレート

【部署異動・配置転換用テンプレート】社内で担当部署が変わる際に使う引き継ぎ書テンプレートです。

基本型に加え、異動前後で変わる業務範囲や引き継ぎ対象業務の優先順位を明確に示す項目があるのが特徴です。

引き継ぎ対象が自部署内で完結せず他部署へ移るケースも多いため、異動先の部署で求められる観点（部署固有のルールや注意点など）を補足する欄が設けられています。

同じ会社内での引き継ぎとはいえ、後任者が新たな部署で円滑に業務を開始できるよう、このテンプレートで組織内手続きや関係者間の連携事項も盛り込んで引き継ぐと効果的です。

（３）退職時に使うテンプレート

【退職時用テンプレート】社員が退職し社外へ去る際に用いる引き継ぎ書テンプレートです。

退職後は前任者に気軽に問い合わせできなくなるため、他のテンプレートよりも詳細かつ網羅的に情報を盛り込む点が特徴です。

基本項目に加えて、未完了業務の後任者割当計画や、退職者が持っていたノウハウのドキュメント化状況など、退職に特有の項目が含まれます。

例えば引き継ぎ漏れがないようチェックリスト形式の一覧を付けたり、退職後の連絡窓口を記載するケースもあります。

退職時用テンプレートを活用することで、退職による業務停滞リスクを最小限に抑え、後任者が安心して業務を引き継げるようにできます。

（４）プロジェクト引き継ぎ用テンプレート

【プロジェクト引き継ぎ用テンプレート】特定のプロジェクトにおける担当者交代時に用いるテンプレートです。

プロジェクトの概要（目的・目標・体制）や進捗、残タスク、今後のマイルストーンなど、プロジェクト固有の情報を中心に構成されています。

関連するドキュメント（プロジェクト計画書、仕様書など）の所在や、プロジェクトメンバー・ステークホルダーの連絡先一覧も含め、後任者がすぐにプロジェクトの全貌を把握できるよう工夫されています。

特に大型プロジェクトでは情報量が膨大になるため、このテンプレートで必要事項を整理することで、抜け漏れない引き継ぎが可能となります。

（５）営業・顧客情報共有のためのテンプレート

【営業・顧客情報共有用テンプレート】営業担当者や顧客対応担当が交代する際に、顧客情報を円滑に引き継ぐためのテンプレートです。

顧客リスト（企業名・担当者名・連絡先）や各顧客のステータス（取引状況、契約内容、商談の進捗など）を整理して記載する欄が設けられています。

過去のやり取りの履歴や顧客ごとの注意点・要望事項を共有する項目もあり、後任者が引き継ぎ後すぐに顧客対応できるよう工夫されています。

CRM（顧客管理システム）の情報と併用しつつ、このテンプレートを活用することで、顧客との関係性を損なうことなく担当引き継ぎが可能となります。

（６）人事・総務・経理などバックオフィス向けテンプレート

【バックオフィス向けテンプレート】人事・総務・経理などバックオフィス部門での引き継ぎに適したテンプレートです。

法定手続きや社内イベント（給与計算日や税申告期限、株主総会日程など）の年間スケジュールを盛り込み、定型業務の締切を一覧化する欄があります。

また、使用している社内システムや取引先（社労士事務所、会計事務所など）の連絡先情報も記載し、事務処理が滞らないよう配慮されています。

専門用語や社内規程に関する補足説明欄も設けられており、バックオフィス特有の知識を後任者が理解しながら引き継げる構成となっています。

（７）システム・データ・契約情報を引き継ぐテンプレート

システム管理者や情報システム部門、契約管理担当者が交代する際には、引き継ぐべきシステム・データ・契約情報が多岐にわたります。

これら専門領域の引き継ぎに特化したテンプレートでは、システム名やバージョン、ログイン情報、データのバックアップ先、契約IDや更新期限などを網羅的に整理可能です。

例えばIT資産一覧や契約台帳をフォーマットに含めておくことで、後任者は重要なシステム設定や契約条件を一目で把握できるようになります。

このテンプレートを活用することで、技術的な知識や契約上の注意点も含め、抜け漏れのない引き継ぎを実現できるでしょう。

見やすい引き継ぎ書テンプレートの作り方・反映の手順

ここからは、見やすい引き継ぎ書テンプレートを作成し、実際の引き継ぎに反映するまでの手順をステップごとに解説します。

1. 引き継ぐ業務を洗い出し、頻度別・重要度別に整理

2. 引き継ぎ期間のスケジュールを決める

3. テンプレートに沿って内容を言語化して入力する

4. 上司・同僚に確認してもらい、修正・追記する

ステップ1：引き継ぐ業務を洗い出し、頻度別・重要度別に整理

まず、引き継ぎ対象の業務内容を漏れなく洗い出します。日次・週次・月次・年次といった頻度ごとや、重要度の高低で分類しながら、担当しているすべての業務をリストアップしましょう。

メイン業務と付随する細かな業務の両方を洗い出し、抜け漏れがないようにします。

洗い出し作業は前任者一人では見落としが生じる可能性もあるため、上司や同僚に確認してもらいながら整理すると確実です。

ステップ2：引き継ぎ期間のスケジュールを決める

次に、引き継ぎ作業をいつまでに完了させるか逆算し、作成や説明に充てるスケジュールを決めます。

後任者の着任日や前任者の退任日から余裕をもって期間を確保し、引き継ぎ書の作成と口頭説明、OJTの時間を計画に入れましょう。

後任者の経験や習熟度によって必要な引き継ぎ期間は異なるため、不明点を質問できるよう十分な日程を設定します。

特に退職や遠方への異動で直接フォローが難しくなる場合は、前倒しでスケジュールを組むことが重要です。

ステップ3：テンプレートに沿って内容を言語化して入力する

洗い出した情報と立てた計画に基づき、実際に引き継ぎ書を作成します。

社内で決まったフォーマットがある場合はそれを使用し、ない場合はExcelなどで自作するか無料のテンプレートなどを使用するとよいでしょう。

作成の際は、文字のフォントを統一し、見やすい文書にする、箇条書きやチェックリストなどを活用し情報を整理する、専門用語には注釈をつける、といった点に配慮しましょう。

完成したら必ず読み直し、伝え漏れがないかチェックします。

ステップ4：上司・同僚に確認してもらい、修正・追記する

引き継ぎ書が完成したら、関係者にチェックしてもらいます。

上司や同僚など複数の視点で確認することで、前任者自身が気づかなかった伝え漏れや曖昧な表現を修正できます。

後任者にも事前に目を通してもらい、不明点や不足情報をフィードバックしてもらいましょう。

必要があればその都度修正・追記を行い、引き継ぎ書の質を高めます。

引き継ぎ当日は、文書を渡すだけではなく一緒に内容を読み合わせ、質疑応答の時間を設けて理解を深めてもらうことも重要です。

無料で使える引継ぎ書テンプレート

マイクロソフト社が提供する「楽しもう Office」では、無料でダウンロードできるOfficeのテンプレートを多数公開しています。

「楽しもう Office」には、業務移行に役立つ「引継ぎ書（Word形式テンプレート）」が用意されています。

このWord形式の「引継ぎ書」は、あらかじめ設定されたフォーマットに従って入力していくだけで、誰でも簡単に引継ぎ書を完成させることができます。

引き継ぎに必要な項目がすべて網羅されているため、構成を考えるなどのカスタマイズは不要で、ダウンロードしてすぐに使用可能です。

出展：楽しもうOffice/Officeテンプレート/引き継ぎ書

後任者への説明・OJTでのテンプレート活用の4つのコツ

引き継ぎ書は作成して渡すだけでなく、後任者への説明やOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）の場面で積極的に活用することが肝心です。

ここでは、後任者に効果的に引き継ぐためのテンプレート活用のコツを解説します。専門用語の補足やフロー図の活用など、後任者が理解しやすくなる工夫を見ていきましょう。

• 上手な引き継ぎ書テンプレート活用のコツ

• 後任者のリテラシーに合わせて専門用語を補足する

• 他部署や社外担当者との連携フローを図や表で示す

• 見出し・フォント・レイアウトを統一し読みやすくする

（１）上手な引き継ぎ書テンプレート活用のコツ

引き継ぎ書を有効に機能させるため、後任者への説明時に積極的に活用しましょう。

ただ文書を渡すだけでなく、ポイントごとに声に出して説明し、後任者の理解度を確認することが大切です。

引き継ぎ書を議事録のように一緒に読み合わせ、疑問点があればその場で補足することで、後任者は安心感を持って業務に臨めます。

また、OJT中も引き継ぎ書を手元に置き、実際の作業手順と文書内容を照らし合わせながら進めると、後任者は理解を深めやすくなります。

引き継ぎ後も後任者が困ったときに見直せるよう、引き継ぎ書を「生きたマニュアル」として活用する意識を持ちましょう。

（２）後任者のリテラシーに合わせて専門用語を補足する

後任者の知識レベルに応じて、引き継ぎ書内の専門用語や略語には注釈や補足説明を入れましょう。前任者には当たり前でも、後任者にとっては初めて聞く用語も少なくありません。

引き継ぎ書の該当箇所に簡単な定義や具体例を記載したり、用語集を別途添付したりすると、後任者が自力で理解を深めやすくなります。

専門用語の補足により、後任者が不明点を抱えたまま業務を進めるリスクを減らし、スムーズな引き継ぎにつなげられます。

（３）他部署や社外担当者との連携フローを図や表で示す

引き継ぎ書には、業務上関わる他部署や社外担当者との連携関係を図や表でわかりやすく示しましょう。

文章だけでは伝わりにくい部署間のワークフローや承認フローなどは、フローチャートや図表にすることで後任者が直感的に理解できます。

どの時点で誰に連絡・承認が必要かといったプロセスを視覚化しておけば、後任者は業務全体の流れを把握しやすくなり、各方面との調整もスムーズに行えるでしょう。

図表の活用により、複雑な連携フローも一目で把握でき、引き継ぎの理解度向上に役立ちます。

（４）見出し・フォント・レイアウトを統一し読みやすくする

引き継ぎ書の構成要素（見出し、段落、フォントなど）は統一し、読みやすさを確保しましょう。

情報を体系立てて整理することで、後任者が引き継ぎ書を読み解きやすくなり、抜け漏れや重複のチェックもしやすくなります。

MECEの観点からも、見出しを立ててカテゴリーごとに情報をまとめ、重複する内容は一つに統合することが肝心です。

フォントや書式を統一し、箇条書きや表を適切に用いることで、後任者が直感的に必要な情報を見つけられる引き継ぎ書になります。

見た目の整った文書は内容理解の助けとなり、結果的にスムーズな引き継ぎにつながります。

業務引き継ぎにはmfloow

mfloowは入退社や異動など従業員ライフサイクルに伴うタスクを一元管理できるクラウド型ツールです。

業務フローをテンプレ化し、進捗や遅延をリアルタイムで可視化できます。

タスク完了後は次担当へ自動通知されるため引き継ぎ漏れを防ぎ、属人化リスクを抑えてスムーズな業務移管を実現します。

さらにAIがフロー名とタイプを入力するだけで最適なテンプレートを自動生成し、クラウドに蓄積したマニュアルを関係部署と共有可能です。

操作権限も細かく設定できるため、機密データを安全に管理しつつ業務全体を俯瞰できる点も魅力です。

まとめ

引き継ぎ書は、業務を次の担当者へ確実に引き継ぐための欠かせない文書です。

属人化の防止やナレッジの継承、業務効率化など多くのメリットがあり、引き継ぎによるリスクを最小限に抑えて組織の生産性を維持できます。

本記事で紹介したテンプレートの活用方法や作成ステップを参考に、抜け漏れのない引き継ぎ書を作成しましょう。

丁寧に準備された引き継ぎ書があれば、後任者は安心して業務を引き継ぎ、組織全体としてスムーズな体制移行が実現できます。

これを機に、自社の引き継ぎ手順やフォーマットを見直し、テンプレートを活用した効率的な引き継ぎを進めていきましょう。