【比較】業務可視化ツール6選！3つのメリットや3つの選び方を解説 

社員の業務状況やプロセスを「見える化」する業務可視化ツールが注目されています。

社員が今どんな業務にどれだけ時間を使っているかをデータで把握できるため、テレワーク普及で把握が難しくなった働き方の傾向分析にも役立ちます。

本記事では、業務可視化ツールの概要やメリット・デメリット、タイプ別の特徴を解説し、おすすめの5つのツールも比較紹介しますので、ツール選定の参考にしてください。

業務可視化ツールとは？業務プロセスや働き方の傾向を見える化するツール

業務可視化ツールとは、社員の業務内容や作業状況を可視化して傾向を分析できるツールです。

PC操作ログや業務フローを見える化することで、誰がどの業務に何時間かけているか業務の実態を把握できます。

業務可視化ツール導入の3つのメリット

業務可視化ツールは業務改善に有効な手段ですが、導入すれば必ず成果が出るわけではありません。

メリットを最大限に活かすには、同時にデメリットやリスクも正しく理解し、自社の状況に合った運用を設計することが重要です。

ここでは、ツール導入によって得られる具体的なメリットを詳しく解説します。導入によるメリットは次の3点です。

1. 業務改善・効率化に役立つ

2. 業務プロセスの最適化に繋がる

3. 他部署との連携がとりやすくなる
   

（１）業務改善・効率化に役立つ

業務可視化ツールを導入することで、従業員一人ひとりの業務量や作業ペースが数値で明確になります。

そのため、業務上のムダや非効率を発見しやすくなり、適切な対策を講じることで業務改善・効率化につなげられます。

たとえば、各業務にかかる時間の推移をデータで追うことで、改善施策による効果を定量的に確認することも可能です。

また、見える化されたデータは社員自身へのフィードバックとなり、時間の使い方を見直す意識向上にもつながります。

可視化によって得た気づきをもとに改善を重ねれば、継続的な業務効率アップが期待できます。

（２）業務プロセスの最適化に繋がる

可視化により業務フロー全体が明らかになるため、ボトルネックや重複作業の発見につながり、業務プロセスの最適化を図りやすくなります。

複数の部署にまたがる業務でも、全体像を共有しながら進められるため、人的資源の適切な配分や他部署との連携強化にも役立つでしょう。

たとえば、特定の工程に負荷が集中している場合に他の人員を割り当てるなどの判断がしやすくなり、結果として組織全体の生産性向上につながります。

無駄な工程を省略し、作業手順を見直すことで、より効率的な業務運営を実現できます。

（３）他部署との連携がとりやすくなる

業務の可視化は、他部署との連携を円滑にし、組織全体の生産性を向上させます。

各部署で進行中の業務やメンバーの状況が見える化されることで、お互いの状況がオープンになり、連携を阻む「情報の壁」がなくなります。

たとえば、相手の進捗状況が可視化されていると、「今、依頼しても大丈夫か」が即座に判断でき、無駄な連絡の行き違いや、認識のズレによる衝突も起きません。

また、全社で共通のデータを参照することで、意思決定の足並みも揃います。

このように、可視化によって相互理解が深まることで、組織全体がひとつのチームとして動ける環境が整うのです。

業務可視化ツール導入の2つのデメリット

業務可視化ツールにはメリットだけでなくデメリットもあります。

ここでは注意したい2点を紹介します。

1. 専用マニュアルを準備する手間が増える

2. データ過信による判断ミスのリスクがある

（１）専用マニュアルを準備する手間が増える

新しいツールを導入すると、それを使いこなすための専用マニュアルや運用ルールの整備が必要です。

マニュアル作成や社内研修に手間がかかるだけでなく、ツールに合わせて業務フローを見直す必要性が生じる場合もあります。

また、手順やルールが細かく定められることで、現場の柔軟な対応力が低下し、マニュアルにない状況での判断に時間を要するリスクもあります。

ツールの導入目的を見失わないよう、本質的な業務改善とのバランスを取ることが大切です。

（２）データ過信による判断ミスのリスクがある

業務を定量的に把握できる反面、数値データに頼りすぎることでかえって判断を誤るリスクも考えられます。

見える化された指標ばかりに注目してしまい、数値に表れない要因や現場の声が軽視されるリスクがあることも知っておきましょう。

たとえば、一度可視化した業務プロセスで改善が進むと、それ以上の工夫が不要だと錯覚してしまい、変化に対応したさらなる改善を怠ってしまうケースもあります。

データの結果だけでなく背景や文脈も踏まえて判断する意識を持ち、数値に振り回されないよう注意が必要です。

業務可視化ツールの2つのタイプ

業務可視化ツールには2つのタイプがあります。それぞれの特徴を解説します。

1. 勤怠管理や営業管理など特定分野の可視化に特化したタイプ

2. タスク追跡やプロジェクト管理など汎用性の高いタイプ

（１）勤怠管理や営業管理など特定分野の可視化に特化したタイプ

勤怠管理や営業管理など特定分野の可視化に特化したタイプのツールは、勤怠管理や営業成績の見える化など、特定の業務領域に特化して設計されています。

たとえば、勤怠管理に特化したツールでは社員の出退勤状況や労働時間を自動集計し、残業の把握や労務管理の効率化に有効です。

また、営業管理向けのツールであれば商談の進捗状況や売上目標の達成度をリアルタイムで可視化し、営業活動の分析や戦略立案に活用できます。

特化型ツールは必要な機能に絞られている分、操作もシンプルで導入しやすいのが特徴ですが、汎用ツールに比べて他分野の業務には流用しづらい場合もあります。

（２）タスク追跡やプロジェクト管理など汎用性の高いタイプ

一方、タスク追跡やプロジェクト管理に使える汎用型のツールは、様々な業種で幅広く活用できる柔軟性が魅力です。

チームのタスクやプロジェクトの進捗を一元管理できるため、個々の作業状況を共有して全員が共通の認識で業務を進めることができます。

たとえば、プロジェクト管理ツールではガントチャートやカンバン方式でタスクの進捗を見える化し、遅延の早期発見やリソース調整が容易になります。

ファイル共有やチャットなどのコラボレーション機能を備えた製品も多く、部署内外での情報共有にも役立つでしょう。

ただし、汎用型ゆえに機能が多岐にわたることから、自社のニーズに合った設定や使い方を定着させる工夫が必要です。

おすすめの業務可視化ツール6選 金額・提供サービスなどの比較一覧

以下では5つの業務可視化ツールを比較し、それぞれの特徴を紹介します。

1. mfloow｜部署をまたぐ業務フローと進捗状況を可視化

2. TimeCrowd｜導入実績5,500社以上の時間管理ツール

3. Qasee｜プロジェクトや業務ごとの正確な工数管理を実現

4. SKYSEA Client View｜幅広い機能が備わったツール

5. みえるクラウド ログ｜把握しにくいテレワーク環境を可視化

6. スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi｜無料トライアルあり

（１）mfloow｜部署をまたぐ業務フローと進捗状況を可視化

mfloow（エムフロー）は、総務・人事・情シスなど複数の部署にまたがる業務フローを一元管理し、プロセスの全体像を可視化するクラウドツールです。

「誰が・いつ・何をやるべきか」というタスクのつながりを明確にすることで、メールやチャットでの煩雑なやり取りを解消し、業務の進捗をリアルタイムで把握できます。

 属人化しやすいバックオフィス業務の運用手順をテンプレート化して「見える化」できるため、担当者が不在でも業務が滞ることがありません。

タスクの期限管理やボトルネックの発見も容易になり、組織全体の生産性向上に寄与します。

 SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールとも連携でき、依頼漏れや確認コストを削減しながら、スムーズな部門間連携を実現します。

（２）TimeCrowd｜導入実績5,500社以上の時間管理ツール

TimeCrowdは、5,500社以上に導入実績のあるクラウド型の時間管理ツールです。

誰がどの業務にどれだけの時間を使っているかをリアルタイムに可視化でき、チーム全体で時間の使い方を共有できます。

メンバー各自がタスク開始時にワンクリックで打刻し、作業時間を記録できるため、テレワーク環境でも実際の稼働状況を正確に把握可能です。

取得したデータはグラフやレポートで分析でき、人件費コストの算出や業務効率化の検証にも役立ちます。

Slackなど他ツールとの連携機能も備わっており、無料プラン・有料プランが用意されています。

（３）Qasee｜プロジェクトや業務ごとの正確な工数管理を実現

Qaseeは、PCの操作ログを自動収集してプロジェクトごとの正確な工数管理を可能にするツールです。

ユーザーのPC上でどのアプリやファイルを使って何の作業をしたかを記録し、入力漏れや自己申告の不正確さを解消できます。

収集したデータをもとに、プロジェクト別・作業別のコストや工数を自動算出できるため、実際の業務状況に沿った正確な労務管理が実現します。

リアルタイムで業務状況を可視化でき、ボトルネックを早期に発見して対処することも可能です。

さらに、取得データを多角的に分析するレポート機能や、勤怠の自動打刻機能も備えており、DX推進や働き方改革の文脈でも注目されています。

（４）SKYSEA Client View｜幅広い機能が備わったツール

SKYSEA Client Viewは、クライアントPCの操作ログ収集からIT資産管理まで幅広い機能を備えた業務可視化ツールです。

Webサイトへのアクセスやファイル操作、アプリケーションの利用状況など、多様な操作ログを自動で取得します。

取得したデータは一覧表示やグラフ化で分析でき、社員の働き方の傾向把握から情報漏洩対策まで活用可能です。

外部ツールとの連携機能も充実しており、勤怠管理システムと連動して正確な勤務状況を把握することもできます。

オンプレミス・クラウド両対応で大規模環境にも導入実績が多く、社内のIT統制を強化したい企業に適したツールです。

（５）みえるクラウド ログ｜把握しにくいテレワーク環境を可視化

みえるクラウド ログは、テレワーク環境の実態を把握するために開発されたログ管理ツールです。

従業員のPCでの操作ログや定期的なスクリーンショットを自動取得し、オフィス外での見えにくい業務状況を可視化します。

チャットやメールの使用状況、アプリケーションの稼働状況などが一覧で確認でき、在宅勤務中のサボりや隠れ残業の抑止に効果を発揮します。

取得データは分析画面で傾向を把握でき、長時間労働の検出や業務の偏り是正にも役立つでしょう。

情報持ち出し制限などのセキュリティ対策機能も備わっており、テレワーク下での生産性向上とコンプライアンス強化を両立できるツールです。

（６）スキル管理・アサイン管理支援ツールfapi｜無料トライアルあり

fapiは、エンジニアを中心とした社員のスキル情報やプロジェクト参画状況を一元管理できるツールです。

社員一人ひとりの得意分野や経験を見える化し、プロジェクトへの適切なアサインを強力にサポートします。

スキルや資格、過去の担当業務などをデータベース化しておくことで、要求されるスキルセットに合った人材をすばやく検索可能です。

現在どの社員がどのプロジェクトにアサインされ、どの程度の余力があるかも一覧で把握できるため、リソースの最適配分や属人化の防止に効果を発揮します。

無料トライアルも提供されているので、導入前に操作感を確かめてみましょう。

業務可視化ツールを選ぶ際の3つのポイント

数あるツールの中から自社に最適な製品を選ぶには、いくつかのポイントを押さえて比較することが重要です。特に注目すべきは次の3点です。

1. 導入コスト

2. サポートの充実度

3. 解決したい課題の内容

（１）導入コスト

ツール選定にあたっては、導入時の初期費用と毎月のランニングコスト（ソフトウェア購入費や設定費用、利用料やサポート費用など）の両方を確認しましょう。

たとえば、ユーザー数に応じた料金体系の場合、自社の規模で年間にどれくらいの費用が発生するか試算することが重要です。

また、各ツールの導入事例から、どの程度で投資回収（ROI）できたかの情報を参考にすれば、より現実的な判断材料になります。

自社の予算内で無理なく運用できるかを見極め、費用対効果の高いツールを選ぶことが大切です。

（２）サポートの充実度

システム導入後に困ったときに迅速かつ適切なサポートを受けられるかどうかも重要なポイントです。

ツール提供ベンダーのサポート体制を確認し、問い合わせ対応の迅速さやサポート窓口の充実度を比較しましょう。

導入時の設定支援や運用の相談に乗ってくれるベンダーであれば、初めての導入でも安心です。

また、マニュアルやFAQ、オンラインコミュニティなどのリソースが整備されているかもチェックすると良いでしょう。

自社の環境や社員のITリテラシーに合わせて、十分なサポートが受けられるツールを選ぶことが大切です。

（３）解決したい課題の内容

自社が解決したい課題や実現したい目的を明確にすることも重要です。

たとえば、テレワークでの勤務状況把握が課題ならPCログ収集型のツールが適していますし、プロジェクトの進捗管理を効率化したいならタスク管理に優れたツールが有効でしょう。

このように、可視化したい業務データの種類や改善したい業務プロセスに対応しているツールを選ぶ必要があります。

製品ごとに得意分野や機能は異なるため、自社のニーズにマッチしたツールかどうかを見極めることが大切です。

業務可視化ツールの活用を円滑に進めるための2つの注意点

業務可視化ツールを最大限に活用するには、導入後の運用面にも注意が必要です。特に重要なのは次の2点です。

1. 導入目的を周知する

2. 定期的に効果・情報を共有する

（１）導入目的を周知する

新しいツールを導入する際は、事前に現場の社員に導入の目的や意図の十分な共有が欠かせません。

業務可視化ツールは使い方によっては社員に「管理や監視をされている」と感じさせてしまう可能性があります。

導入目的が、生産性向上や業務負担の軽減といった前向きなものであることを組織全体に周知し、納得してもらうことが大切です。

また、目的を明確にしておくことで測定すべき効果もはっきりし、後の検証がしやすくなります。

（２）定期的に効果・情報を共有する

業務可視化ツールの導入後は、定期的にその効果や得られた情報を社員と共有することも重要です。

ツールを使って具体的にどのような業務改善や効率化につながったか、データをもとに全体にフィードバックしましょう。

成果を共有することで社員に安心感が生まれ、協力も得やすくなる効果があります。

日々の活用状況や分析結果を報告し合う仕組みを作り、組織全体で可視化ツールを上手に活用していくことが大切です。

まとめ

業務可視化ツールを活用すれば、業務の現状をデータに基づいて把握でき、効率化や改善の取り組みを加速できます。

ツールの特徴やメリット・デメリットを正しく理解し、自社の課題に合ったものを選定することが重要です。

また、導入後も目的の周知や効果の共有を徹底することで、ツールの効果を最大化できるでしょう。

業務可視化ツールを上手に活用し、見える化による業務改善を実現してください。