段取りが悪い人の特徴や習慣とは｜段取りを改善する6つのポイントを解説 

ビジネスの現場では、仕事を効率よく進めるために「段取り」の良し悪しが重要です。

「段取り八分、仕事二分」という言葉があるように、最初の準備や手順しだいで結果が大きく左右されます。

段取りが悪いと、上司から注意を受けたり、部下や同僚に迷惑をかけてしまうケースも少なくありません。

本記事では、段取りが悪い人に共通する特徴や習慣、要領が良い人との違いや仕事を効率化するためのポイントを徹底解説し、段取りに悩む方が明日から実践できる改善策も併せて紹介します。

段取りが悪いとはどんな状態のこと？

「段取り」とは、物事を行う順序や手順、そのための準備を指し、従って「段取りが悪い」とは、順序立てや準備が不十分なため物事をスムーズに進められない状態です。

たとえば、事前に計画を立てず行き当たりばったりで作業を始めた結果、途中で必要な手順を見落としてやり直しが発生してしまうケースが起こりがちでしょう。

このように段取りが悪い状態では、当然仕事を効率よく進められず、時間や労力の無駄が生じてしまいます。その結果、ミスやトラブルが発生しやすくなるでしょう。

言い換えれば、事前の見通しや準備不足により、やるべきことを的確に進められない状態なのです。

段取りが悪いとどうなるのか

段取りが悪いままでいると、仕事上でさまざまな弊害が生じます。

特に、準備不足によるミスの増加と、周囲との軋轢（あつれき）から人間関係に悪影響が及ぶという2つの大きな問題が代表的です。

それぞれ、どのようになるのかを確認していきましょう。

• 準備不足によるうっかりミスが増加する

• 周囲と軋轢が生まれ、人間関係に影響が起こる

準備不足によるうっかりミスが増加する

段取りが悪いと、必要な準備を怠りがちです。その結果、確認漏れや手順の抜けといったうっかりミスが増えてしまいます。

具体的には、報告書の数値をチェックし忘れる、会議で使う資料を用意し忘れるなど、本来防げるミスまで起こり得るでしょう。

小さなミスであっても積み重なれば、仕事のやり直しが増えて当初の予定通りに作業が進まなくなる恐れがあります。

さらに、ミスが重なり続けると、最終的に納期に遅れたり、せっかくの商談やプロジェクトが失敗に終わってしまう可能性も出てくるでしょう。

繰り返されるミスは上司や同僚からの評価を下げ、自身のモチベーション低下にもつながりかねません。

周囲と軋轢が生まれ、人間関係に悪影響が起こる

仕事は多くの場合チームで進めるため、一人の段取りの悪さが周囲に影響を及ぼし、業務の遅れやトラブルの原因となってプロジェクト全体に支障をきたしてしまうこともあります。

結果、周囲との間に軋轢（あつれき）が生じるケースも少なくないでしょう。

上司や同僚はその人への信頼を失い、場合によっては重要な仕事を任せてもらえなくなるかもしれません。

社内だけでなく、納期の遅れによって顧客からの信用を損ねる恐れもあります。

こうした状況が続けば、職場全体の雰囲気も悪化しかねません。

本人に悪気はなくても「足を引っぱられている」と周囲に思われてしまえば、人間関係の悪化は避けられないでしょう。

段取りが悪い人の5つの特徴・習慣

段取りが悪い人には、いくつか共通する特徴や習慣が見られます。

自分では気づいていなくても、仕事の全体像が見えていなかったり、自分の能力を正しく把握できていなかったりと、思い当たる節があるかもしれません。

以下では、段取りが悪い人によく見られる傾向を解説しますので、これらの特徴を知り、自分に当てはまっていないかチェックしてみましょう。

1. 自分の能力を理解できていない

2. 仕事の全体が見えていない

3. タスクの優先順位がつけられていない

4. タスクを全て自分で処理しようとする

5. 不要なことに時間を消費してしまう

（１）自分の能力を理解できていない

自分の得意・不得意や、こなせる作業量を正しく把握していないと、計画に無理が生じます。

たとえば「自分なら短時間でできる」と思い込んで難しいタスクを引き受けすぎたり、不得意な業務に時間がかかることを想定できず段取りに盛り込まない、といったケースが挙げられるでしょう。

能力を過信してタスクを抱え込みすぎると、当然ながら処理しきれずミスや遅延が発生します。

自分の不得意分野に気づいていない場合は、周囲に助けを求めることができず、結果的に非効率な進め方になってしまいます。

さらに、自分のキャパシティ以上の予定を詰め込んでしまい、計画倒れに終わりやすい傾向も見られるのです。

（２）仕事の全体が見えていない

目先の作業に集中しすぎるあまり、仕事全体の流れやゴールが見えていないケースです。

全体像を把握できていないため、何をいつまでに行えばよいのかという優先度や段取りを正しく組み立てられません。

たとえば、プロジェクトの最終目的を意識せず手当たり次第に作業を進めてしまい、重要なタスクの抜け漏れが発生することがあります。

また、全体のプロセスを理解していないために、本来不要な作業に時間を割いて肝心な部分の時間が足りなくなることも考えられるでしょう。

全体を見通せていない状態では、段取りを組んでも的外れになり、生産性を下げる原因となってしまいます。

（３）タスクの優先順位がつけられていない

どのタスクを優先すべきか判断できないため、効率的に作業を進められない状態です。

優先順位をつけられない人は、目の前にあるものから順に手を付けてしまい、緊急度や重要度の高いタスクを後回しにしがちでしょう。

その結果、締め切り直前になって重要な仕事が残り、慌てて対応する羽目に陥ることもあります。

また、すべてのタスクを同列に扱ってしまうため、リソース配分がうまくできず時間を無駄にしてしまう傾向も見られます。

優先順位を決めるのが苦手だと、何から手を付ければよいかわからず作業が止まってしまうケースもあるでしょう。

つまり、優先順位が決められないと場当たり的な対応になり、生産性が下がってしまいます。

（４）タスクを全て自分で処理しようとする

真面目で責任感が強い人に多い傾向ですが、タスクをすべて自分で抱え込んで処理しようとしてしまいがちです。

本来、他の人に任せたりチームで分担すれば効率よく進む仕事でも、「自分でやった方が早い」「他人に頼みにくい」と感じて一人で抱え込んでしまうのです。

結果として自分の作業量が過剰になり、段取りが追いつかなくなり、当然処理しきれなかったタスクが滞って周囲にも迷惑をかけてしまうでしょう。

周囲からは協調性に欠ける人と思われ、必要な場面で人に頼れないことで評価が下がる可能性もあります。

特に忙しい時期ほど周囲に頼れず抱え込んでしまい、悪循環に陥りがちです。

（５）不要なことに時間を消費してしまう

段取りが悪い人は、優先度の低いことや今やらなくてもよい作業に無駄な時間を費やしてしまう傾向もあります。

たとえば、必要以上に資料の体裁を整えることに時間をかけすぎたり、細部の完璧さを追求するあまり肝心なアウトプットが遅れる、といったケースが挙げられます。

また、情報収集に凝りすぎて本質から逸れてしまい、やるべきタスクの着手が遅れることもあるでしょう。

その結果、本来注力すべきタスクに使える時間が減り、仕事全体の効率が下がってしまいます。

寄り道が多いとスケジュールが狂いやすく、計画通りに進まなくなる要因にもなります。

要領が良い人の3つの特徴

では逆に、要領が良い人にはどのような特徴があるのでしょうか。

要領が良い人は段取りよく仕事を進めるためのいくつかの優れた習慣を身につけており、自分の強み弱みを把握して適切に周囲と協力したり、状況に応じてタスクの優先順位をつけるのが上手だったりします。

ここでは、要領が良い人に共通して見られるポイントを確認してみましょう。

1. 自分の得意なことを理解している

2. 周囲との連携を適切に取れる

3. 優先順位をつけるのが上手い

（１）自分の得意なことを理解している

要領が良い人は、自分の得意分野と不得意分野を正しく理解しています。

自分の強みを活かせる業務に注力し、苦手なことは必要に応じて他の人に任せたりサポートを仰ぐことが可能です。

たとえば、コミュニケーションが得意な人は顧客対応やチーム内調整を積極的に担い、逆に事務処理が不得意なら周囲に相談したりツールを活用して効率化するといった工夫をしています。

自分の能力を客観視できているため、無理のない範囲で段取りを組み、着実に成果を出せるでしょう。

（２）周囲との連携を適切に取れる

要領が良い人は、周囲との連携をスムーズに取ることができます。

チームメンバーとの情報共有や役割分担が上手で、必要に応じて他の人に協力を依頼したり、自分から助言やサポートを提供したりすることも厭いません。

たとえば、タスクの進捗や問題点を適宜報告・相談し、周囲と足並みを揃えることで、無駄なやり直しや手戻りを防いでいます。

周囲との適切な連携により、業務が滞ることなく流れ、結果としてチーム全体の効率も高まるでしょう。

また、困ったときには遠慮なく周囲に相談し、逆に他のメンバーが行き詰まっているときには積極的にフォローに入るなど、相互に支え合う姿勢を持っているのです。

（３）優先順位をつけるのが上手い

要領が良い人は、物事の優先順位付けが的確です。

仕事において何が重要で何が緊急かを素早く判断し、効率よくタスクをこなします。

期限や業務インパクトなどを考慮して順序立てを決められるため、無駄な作業に時間を取られません。

たとえば、複数の依頼が重なった場合でも、各タスクの締め切りと重要度を見極めて取り掛かる順番を調整できます。

こうした優先判断のおかげで、常に優先度の高い業務から処理でき、結果として納期遅れややり残しを防いでいるのです。

優先順位が明確なので、複数のタスクに追われても冷静に対処でき、周囲から「段取り上手だ」と評価されることも多いでしょう。

段取りを改善するための6つのポイント

段取りが悪い人が段取り上手になるにはどうすれば良いのでしょうか。

ここからは、段取りを良くするための具体的なポイントを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

段取り力は一朝一夕に身につくものではありませんが、日々の工夫と実践で必ず改善できるでしょう。

1. 自分の能力を把握する

2. タスクのゴールや目的を明確にする

3. 仕事の全体像の把握を行い、タスクを細分化する

4. 実践と改善を繰り返す

5. 納期や重要度を意識したタスク管理・スケジュール管理を行う

6. 完璧にタスクをこなすことを目的にしない

（１）自分の能力を把握する

まずは自分自身の能力やキャパシティを正しく把握することが、段取り改善の第一歩です。

自分が得意な作業・苦手な作業、1日に処理できるタスク量や集中力が続く時間などを客観的に分析してみましょう。

たとえば、過去の業務で各タスクにどれくらい時間がかかったか記録して振り返ったり、同僚から自分の強み・弱みについてフィードバックをもらったりすると、自分の実力をより把握しやすくなるはずです。

自分の能力を理解できれば、無理のない計画を立てることができ、段取りの精度も向上するでしょう。

また、自分の弱点が明確になれば、必要に応じてスキルアップを図ったり、他の人にサポートを頼む判断もしやすくなります。

（２）タスクのゴールや目的を明確にする

次に、各タスクやプロジェクトのゴール（目的）を明確にしましょう。

目的が不明確なままでは、何を優先すべきか判断できず、段取りもうまく立てられません。

そのため、仕事に取り掛かる前に「このタスクで達成すべきことは何か」「求められる成果は何か」を確認する習慣をつけることが大切です。

もしゴールが曖昧な場合は、上司や関係者に確認して方向性をはっきりさせてから段取りを組む必要があります。

目的意識を持って作業に臨めば、不要な作業を避け、本当に必要なことに集中できるようになるでしょう。

上司から報告書を依頼された場合、その報告書が誰に向けて何のためのものかを確認すれば、的確な内容に仕上げられるはずです。

（３）仕事の全体像の把握を行い、タスクを細分化する

仕事の全体像を把握し、タスクを細分化することも重要です。

全体を俯瞰せず闇雲に進めると抜け漏れが発生しやすいため、まずはプロジェクトや業務の全体フローを確認しましょう。

その上で、大きな作業をいくつかの小さなタスクに分解し、それぞれに必要な手順や所要時間を洗い出す必要があります。

たとえば、新規プロジェクトであれば企画・準備・実施・検証といったフェーズに分け、さらに各フェーズ内の具体的な作業項目に落とし込んでいくイメージです。

全体像と細かなタスクを把握できれば、作業の順序立てや優先順位付けが格段にやりやすく、スケジュールの見通しも立てやすくなるでしょう。

（４）実践と改善を繰り返す

段取り力を高めるには、実際に試行錯誤しながら改善を繰り返すことが不可欠です。

一度計画を立てて終わりではなく、実行後に振り返りを行い、うまくいった点や問題点を洗い出しましょう。

「なぜスケジュールが遅れたのか」「どの準備が不足していたのか」など原因を分析し、次回以降の段取りに反映させることが求められます。

こうしたPDCAサイクルを回すことで、少しずつ計画の精度が上がり、段取り力が着実に向上していくでしょう。

また、うまくいった手順や工夫も記録しておき、今後の仕事に積極的に取り入れましょう。

良かった点は伸ばし、課題は改善するという姿勢で臨むことで、段取り力は確実に磨かれていきます。

（５）納期や重要度を意識したタスク管理・スケジュール管理を行う

段取りを良くするには、納期やタスクの重要度を常に意識したタスク管理・スケジュール管理が欠かせません。

まず、全てのタスクについて締め切り（期限）を把握し、重要度と併せて見える化しましょう。

期限までの残り時間を考慮し、優先度の高い順にスケジュールに組み込んでいくことが重要です。

カレンダーやタスクリストを活用して、どのタスクをいつ行うか計画を立てれば、やるべきことが明確になり段取り良く動けるでしょう。

また、進捗を定期的に確認し、必要に応じて計画を修正する柔軟性も持ちましょう。常に納期と優先度を意識して管理することで、仕事全体をコントロールしやすくなります。

（６）完璧にタスクをこなすことを目的にしない

段取りを良くするためには、全てのタスクを完璧にこなそうとしない姿勢も大切です。

完璧を目指すあまり1つの作業に時間をかけすぎると、他のタスクが滞り段取りが崩れてしまいかねません。

優先度が低い業務や細部へのこだわりはある程度割り切り、「8割の完成度でまず終わらせる」という意識を持つようにしましょう。

完璧にやろうとする気持ちは真面目さの表れですが、仕事全体の進捗を優先し、メリハリをつけて取り組むことが重要です。

適度に力を抜くところは抜き、重要な部分にリソースを集中させることで、全体の効率が向上するでしょう。

完璧にこだわりすぎずバランスを取ることが、段取り良く仕事を進めるコツと言えます。

タスク管理・プロジェクト管理にはmfloow

最後に、段取り力向上に役立つツールとして、タスク管理には「mfloow（エムフロー）」の活用がおすすめです。

mfloowは、バックオフィス業務などに特化したクラウド型のタスク管理ツールで、業務フローの可視化やマニュアル化も一気通貫で行うことが可能です。

工数管理や業務分析の機能も備え、部署をまたぐタスクの進捗状況が見える化されるため、段取り良く抜け漏れなく業務を進められるでしょう。

また、タスク完了時に次の担当者へ自動通知される機能もあり、チーム全体で効率的にタスクを処理可能です。

段取りに自信がない方でも、mfloowを活用することで抜け漏れのないタスク管理や業務改善が実現できるでしょう。

段取りが悪いことに関するよくある質問

最後に、段取りが悪いことに関してよく寄せられる質問とその回答を紹介します。

段取りで悩む多くの人が感じている疑問（原因の見つけ方や優先順位の付け方、ツールの活用法など）について、押さえておきたいポイントをQ&A形式で解説します。

ぜひこれらの疑問や悩みをしっかり解消し、段取り改善に役立ててください。

• Q. 段取りが悪い原因はどのようにして探したら良いですか？

• Q. 優先順位がつけられないときの対処法はありますか？

• Q. 利用するツールは統一すべきですか？

Q. 段取りが悪い原因はどのようにして探したら良いですか？

A.まず、自分の仕事の進め方を振り返り、どの段階で問題が生じているかを洗い出すことから始めましょう。

タスクごとに所要時間や進捗状況を記録し、なぜ遅延やミスが発生したのかメモしておくと、自分の段取りの弱点が見えてくるはずです。

また、信頼できる同僚や上司に相談し、改善すべき点を指摘してもらうのも有効でしょう。

さらに、本記事で紹介した段取りが悪い人の特徴と自分の行動を照らし合わせ、原因となりうる習慣を洗い出すことも試してみてください。

自分にはどの傾向が当てはまるか分析し、そこから改善策を考えていきましょう。

Q. 優先順位がつけられないときの対処法はありますか？

A.優先順位をつけられない場合は、タスクの可視化と分類を行うと効果的です。

まず、全てのタスクを書き出し、緊急度（期限の近さ）と重要度の観点で評価してみてください。

「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」などの4象限にタスクを分類すると、何から手を付けるべきか見えてきます。

また、上司や先輩に相談し、どの業務を優先すべきかアドバイスをもらうのも有効です。

それでも判断に迷う場合は、短時間で終わる小さなタスクから片付けて勢いをつけ、その後に重要なタスクに本格着手するといった工夫もあります。

このようにタスクを整理することで、自分自身で優先順位を判断する力も徐々に養われていくでしょう。

Q. 利用するツールは統一すべきですか？

A.可能であれば、タスク管理に使うツールは統一するのが望ましいです。

複数のツールを併用していると情報が分散し、タスクの抜け漏れや認識のズレが発生しやすくなります。

たとえば、一部のタスクはスプレッドシートで管理し、別のタスクはチャットツール上で管理するような状況では、全体像の把握が難しくなるでしょう。

基本的にはチーム全員が同じプラットフォームでタスクを共有・管理する方が、誰が何を担当しどこまで進んでいるか一目でわかり、段取りよく進められます。

ただし、やむを得ず複数のツールを使う場合は、それぞれの役割を明確に定めて運用することが大切です。

まとめ

段取りが悪い人には、能力を正しく把握できない、仕事の全体像が見えていない、タスクの優先順位をつけられない、といった特徴があるようです。

反対に、要領が良い人は自分の得意分野を活かし、周囲と協力しながら優先度に沿って効率よく仕事を進めます。

段取りを良くするには、自分の弱点を把握して目標を明確にし、タスクを細分化して計画を立てることが重要です。

また、完璧にこだわりすぎず、期限と重要度を意識したタスク管理を心がけましょう。

必要に応じてmfloowのようなタスク管理ツールを活用すれば、抜け漏れなく段取りを組めます。

紹介したポイントを実践し、段取り上手へ踏み出してみてください。