タスク管理ツールおすすめ11選！4つの選び方や無料で活用できるツールを解説 

仕事の抜け漏れを防ぎ、チームの生産性を高めるために役立つのがタスク管理ツールです。

個人のToDoからチーム全体のプロジェクトまでタスクを一元管理でき、コミュニケーション活性化や業務効率化に効果を発揮します。

本記事ではタスク管理ツールの基本や導入メリット、選び方のポイントを解説し、無料から使えるおすすめツールも紹介します。

自社に最適なタスク管理ツールを選び、スムーズな業務遂行につなげましょう。

タスク管理ツールとは？個人やチームのタスクを一元管理できるツール

タスク管理ツールとは、その名の通り個人やチームのタスクを一元管理できるツールです。

各メンバーの作業内容や期限、進捗状況をリアルタイムで可視化でき、情報共有を円滑にすることが期待できます。

従来の手帳やExcelでの管理より効率的で、抜け漏れ防止や生産性向上につながると考えられます。

近年ではクラウド型サービスが主流で、インターネット環境があれば場所を問わず利用できる利便性も魅力です。

タスク管理とToDo管理の違い

タスク管理ツール導入の際、多くの人が混同するのが「ToDo管理」との違いです。判断に迷ったら「時間の制約」に着目しましょう。

タスク管理は「期限が明確に決められた作業」を管理し、ToDo管理は「期限が定まっていない作業」をリスト化して管理することを指します。

期限の有無が主な違いです。

つまり、スケジュール厳守のプロジェクト進行には進捗が見える「タスク管理」、日々の備忘録や将来やりたいことの整理には手軽な「ToDo管理」が適しています。

「期限」に対する意識の違いを理解することが、自身の業務に最適なツールを選ぶ第一歩となります。

タスク管理ツールの導入で得られる5つのメリット

タスク管理ツールを導入すると、仕事の進めやすさやチームのパフォーマンス向上など、様々なメリットが得られるとされています。

特に注目したいのは次の5点です。

1. コミュニケーションの活性化

2. 業務の効率化

3. タスク漏れの防止

4. 業務量の見える化

5. 人材育成の促進

（１）コミュニケーションの活性化

タスク管理ツールを使えば、タスクに紐づくコミュニケーションの活性化が期待できます。

多くのツールにはチャットやコメント機能が備わっており、メンバー間で必要なやり取りをタスク上で完結できるのもメリットです。

タスクごとの議論や共有情報をあとから振り返ることも容易です。

また、在宅勤務や外出先からでもリアルタイムにアクセスでき、メールの行き違いや不要な会議を減らす効果も期待できます。

ツール上で情報が一元化されることで、確認待ちの時間が短縮され、チームの連携がスムーズになるでしょう。

（２）業務の効率化

タスク管理ツールの活用で業務の効率化も期待できます。

タスクの進捗や担当状況が可視化されるため、手が空いているメンバーを別の作業に割り当てたり、滞っているタスクをチームでサポートしたりといった柔軟な対応が可能です。

資料や最新情報もツール上で共有されるため、メンバー全員が必要な情報にすぐアクセスできます。

業務の重複やムダな待ち時間が減り、生産性向上につながるとされています。

さらに、各自が状況を把握しやすくなることで、連携不足による手戻りも減少するでしょう。

（３）タスク漏れの防止

タスク管理ツールを導入するとタスク漏れの防止につながると考えられています。

やるべき作業をツール上で一覧管理できるため、個人やチームの「うっかり忘れ」を減らせます。

期日の設定やリマインダー機能により、重要なタスクのやり忘れを未然に防ぐことが可能です。

各メンバーの担当タスクと進捗が共有されているため、誰かが見落としている作業があっても周囲が気付き、フォローしやすくなります。

結果として、抜け漏れによるプロジェクトの遅延やミスを回避できるでしょう。

（４）業務量の見える化

タスク管理ツールは業務量の見える化にも貢献します。

ツール上で各メンバーの担当タスクや進捗状況を一覧できるため、誰がどの程度の業務を抱えているかが一目で分かります。

これにより、業務負荷の偏りやメンバー間の作業量の不公平を早期に発見し、適切な調整が可能です。

タスクの全体像が把握できることで、チーム全員で先の予定を共有し、リソース配分を最適化しやすくなります。

プロジェクト全体の状況が可視化され、計画的で無理のない進行管理に役立つでしょう。

（５）人材育成の促進

タスク管理ツールの導入は、人材育成の促進にもつながる可能性があります。

タスクを明確に管理することで、各メンバーの業務状況やスキル適性が把握しやすくなります。

その結果、マネージャーは適切な難易度の業務を部下に割り振りやすくなり、メンバー一人ひとりの成長機会を提供しやすくなります。

担当者の進捗や課題が可視化されているため、タイムリーなフィードバックやフォローアップもしやすいです。

タスク管理を通じて責任範囲が明確になることで、従業員の自主性やスキル向上を促進できるでしょう。

タスク管理ツールの4つの選び方

数多くのタスク管理ツールから最適なものを選ぶには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

特に注目すべき選定ポイントは次の4点です。

1. ツールの導入目的を明確にする

2. チームで管理しやすいツールを選ぶ

3. コストに見合う料金か確認する

4. サポートやセキュリティ体制をチェックする

（１）ツールの導入目的を明確にする

まず、タスク管理ツールの導入目的を明確にすることが重要です。自社が解決したい課題や実現したいことをはっきりさせましょう。

たとえば、「情報共有の円滑化」なのか「プロジェクト進行の見える化」なのか、あるいは「個人のタスク漏れ防止」なのかによって、求める機能や適したツールが変わります。

目的が不明瞭なまま導入すると、せっかくのツールを使いこなせず効果が半減してしまう恐れがあります。

ツール選定前にニーズを整理し、達成したいゴールに合った製品を選ぶことが大切です。

（２）チームで管理しやすいツールを選ぶ

次に、チームで管理しやすいツールを選ぶ視点も欠かせません。

個人利用と異なり、チーム全員が無理なく使える操作性かどうかを確認しましょう。

リアルタイムでタスク情報を共有できることはもちろん、複数メンバーが同時にアクセスしてもストレスなく使えるツールが理想です。

ITツールに不慣れなメンバーがいる場合は、直感的でシンプルなインターフェースを備えた製品を選ぶと定着しやすくなります。

導入前にデモ版や無料トライアルで使い勝手を試し、チームの利用スタイルに合ったツールかを見極めることが大切です。

（３）コストに見合う料金か確認する

また、ツールのコストに見合う料金か確認することも重要です。

タスク管理ツールには無料プランから有料プランまでさまざまあり、機能や利用可能人数によって料金体系が異なります。

安価でも必要な機能が不足していては導入効果が得られませんし、逆に高機能でも使い切れなければコストパフォーマンスが悪くなります。

自社の予算内で、必要十分な機能を持つプランを選びましょう。

月額費用だけでなく長期的な利用を見据えて費用対効果を検討することが大切です。

（４）サポートやセキュリティ体制をチェックする

さらに、ツール提供企業のサポートやセキュリティ体制をチェックすることも忘れてはいけません。

導入後に不明点やトラブルが発生した際、サポート対応が手厚いツールなら安心して利用を続けられます。

電話やメール、チャットによる問い合わせ対応時間やFAQの充実度などを確認しておきましょう。

また、クラウド型ツールの場合はデータの暗号化やアクセス権限設定、運用企業の信頼性などセキュリティ面も重要です。

万全なサポート・セキュリティ体制が整ったツールを選ぶことで、安心して長期間運用できるでしょう。

おすすめのタスク管理ツール11選

タスク管理ツールは、シンプルに個人タスクを管理したい場合と、複数人で進捗や工数を共有したい場合とでは、選ぶべきツールも変わってくるでしょう。

そこでここでは、無料で使えるツールから本格的なプロジェクト管理に対応したものまで、幅広いニーズに応えられるおすすめのタスク管理ツールを厳選して紹介します。

1. mfloow

2. Trello

3. Asana

4. Lychee Redmine

5. Stock

6. Jooto

7. Notion

8. Todoist

9. Brabio!

10. Wrike

11. Google Workspace

自社の課題や運用イメージと照らし合わせながら、最適なツール選びの参考にしてください。

（１）mfloow

mfloow（エムフロー）は、企業の業務プロセスを見直し、生産性向上と効率化をワンストップで支援するクラウド型の業務改善プラットフォームです。

バックオフィス業務などの定型業務を一元管理し、属人化を防ぎます。

主要な機能は、AIによる業務フローの可視化・標準化、リアルタイムの進捗・工数管理、マニュアルの自動作成、ボトルネックを特定する多軸データ分析、そして外部連携による業務の自動化です。

可視化・標準化・自動化により、ムダを排除した業務効率化とコスト削減を実現し、安定した業務品質と継続的な改善サイクル（PDCA）を組織にもたらします。

限られたリソースで成果を最大化したい企業に最適なソリューションです。

（２）Trello

Trello（トレロ）は、Atlassian社提供のカンバン方式を採用したタスク管理ツールです。

ボード上にカードを並べ、ドラッグ&ドロップで進捗を更新できます。

豊富なテンプレートが用意されており、誰でも直感的に操作できる使いやすさが特徴です。

Slackなど外部サービスとの連携も充実していて、無料プランでも基本的なタスク管理機能を利用可能です。

シンプルなUIながらチームでのタスク共有に役立ち、小規模プロジェクトから導入しやすいツールと言えます。

（３）Asana

Asana（アサナ）は、世界中で利用されているプロジェクト・タスク管理ツールです。タスクをプロジェクト目標にひも付けて管理でき、チームでの業務整理に適しています。

カンバンボードやカレンダー、ガントチャートなど多彩なビューで進捗管理できるうえ、コメント機能やメッセージ機能も充実しています。

GoogleやSlackなど他アプリとの連携性も高く、さまざまな業種・チームで活用されています。

無料プランは主に小規模向けですが、有料プランにより大規模なチームや高度なプロジェクトの管理にも対応可能です。

（４）Lychee Redmine

Lychee Redmine（ライチ・レッドマイン）は、オープンソースのRedmineを拡張した国産プロジェクト管理ツールです。

直感的に操作できるガントチャートやカンバン方式を備え、タスクの進捗・スケジュール管理を効率化します。

チケット（課題）単位でタスクを管理でき、マイルストーンや工数管理など豊富な機能により大規模プロジェクトにも対応可能です。

導入企業は7,000社を超えるとされ、クラウド版とオンプレミス版が用意され自社のセキュリティポリシーに合わせて選択できるのも特徴です。

（５）Stock

Stock（ストック）は、社内の情報やタスクを簡単に一元管理できる国産ツールです。

ITが苦手な人でも使えるシンプルさが特徴で、年配社員でもすぐ使いこなせる直感的な操作性を備えています。

ノートと呼ばれるメモ機能にToDoリストを作成し、ファイルや画像も添付してチームで共有可能です。

タスクの完了状況をメンバー全員で一覧でき、「誰が何をどこまで進めているか」が一目で把握できます。

専門知識不要ですぐ導入できるため、ITリテラシーに差がある組織でも定着しやすいと考えられます。

（６）Jooto

Jooto（ジョートー）は、クラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールです。

カンバン方式のシンプルな画面でタスクを整理でき、ガントチャート機能も備えているため、複数プロジェクトの進行管理にも対応します。

ドラッグ&ドロップ主体の直感的な操作が可能で、GoogleカレンダーやSlack、Chatworkなど外部サービスと連携して情報共有もスムーズです。

無料プランで基本機能を利用でき、チーム規模に応じて選べる有料プランも用意されています。

（７）Notion

Notion（ノーション）は、ドキュメントやデータベースなど多彩な機能を備えたオールインワンの情報管理ツールです。

メモからプロジェクト管理まで一つのプラットフォームで行える自由度の高さが特徴で、タスク管理ツールとしても活用可能です。

タスク用テンプレートを使えばToDoリストやプロジェクトボードも簡単に作成でき、文書とタスクを同じ場所で管理・共有できます。

無料プランでも個人用途には十分対応しており、チーム向けの有料プランも提供されています。

（８）Todoist

Todoist（トゥードゥイスト）は、シンプルなUIで人気のタスク管理ツールです。

基本はToDoリスト形式ですが、カンバンボード表示にも対応しており、直感的にタスクを管理できます。

タスクに期限や優先度を設定したり、繰り返し予定やリマインダーを登録したりする基本機能が充実しています。

Googleカレンダーとの同期など外部連携もしやすく、個人から小規模チームまで活用できるのもポイントです。

無料プランも提供されており、まず個人で試してからチームでの導入を検討することもできます。

（９）Brabio!

Brabio!（ブラビオ）は、日本語UIのガントチャートを中心に設計されたクラウド型のプロジェクト管理ツールです。

タスクの関連付けや進捗率の管理が簡単にでき、プロジェクト全体の状況を即座に共有できます。

ExcelやCSV形式での入出力に対応しており、既存の表からの移行もスムーズです。

5ユーザーまで無料で利用できるプランが提供されており、小規模チームでも導入しやすいのが魅力です。

直感的にガントチャートを作成できるため、初心者でも扱いやすく、プロジェクト計画の効率化に役立ちます。

（１０）Wrike

Wrike（ライク）は、多機能なオールインワン型のタスク・プロジェクト管理ツールです。

タスクの見える化だけでなく、ワークフローの自動化やレポート機能など高度な機能を備えています。

リスト、カンバンボード、ガントチャートなど複数のビューでプロジェクトを管理でき、部門をまたぐ大規模チームの協働にも適したツールです。

無料版は個人向けの基本機能に限られますが、有料プランでは大規模プロジェクト管理や詳細な分析にも対応可能です。

（１１）Google Workspace

Google Workspace（グーグルワークスペース）には、Googleアカウントで誰でも利用できるシンプルなタスク管理機能があります。

GmailやGoogleカレンダーに統合された「Google ToDoリスト」を使えば、メール画面などから直接タスクを登録でき、期限のリマインド通知も可能です。

エクセルなど専用ツールを使わずに無料で手軽にタスクを管理できるため、日常業務の延長で活用できます。

ただし、本格的なプロジェクト管理機能はないため、小規模なタスク整理に向いています。

まとめ

タスク管理ツールを活用すれば、タスクの可視化や共有が進み、チームの生産性向上に役立つとされています。

本記事では、タスク管理とToDo管理の違い、ツール導入によるメリット、選定のポイント、おすすめのツール10選を紹介しました。

重要なのは、自社の目的やチーム体制に合ったツールを選び、使いこなすことです。

まずは無料プランなどで小規模に試し、タスク管理ツールを業務改善の強力な味方にしていきましょう。