全社プロジェクトを成功に導く！mfloowで叶えるナレッジマネジメントの最適解

経営・M&A・事業承継・ITなど多岐にわたるコンサルティング事業と投資事業を展開する山田コンサルティンググループ株式会社。国内外に複数の拠点を持つ同社では 、生産性向上とナレッジ蓄積を全社的プロジェクトとして推進しています。今回は管理本部の皆さまにそのプロジェクト実現に向けてのお話を伺いました。

お話しを伺った皆さま

• 中島 正太 様｜管理本部 情報システム室室長

• 山野 大輔 様｜管理本部 情報システム室

• 清水 香那 様｜管理本部 人事・総務部

• 小堀 紘暉 様｜管理本部 人事・総務部

• 松本 直人 様｜管理本部 人事・総務部

ー 早速ですが、皆さまの現在の業務について教えてください

清水様： 我々は管理本部の人事・総務部で、私と松本が人事管理業務を担当しております。小堀は労務チームに所属し、勤怠管理をはじめとする労務業務を担っています。mfloowは業務と担当者を円滑に連携させるシステムとして、多数の人事担当者が活用しております。

中島様： 私は情報システム室の責任者で、山野がサポート部門のリーダーを務めています。今回のシステム導入の技術的な部分を担当しましたが、私たち情報システム室もこのmfloowを使う側で、特に人事関連の入社・退職に伴うアカウント管理などで多く利用しています。

間接業務の課題解決！ナレッジマネジメントを推進したmfloow導入

ー mfloow導入に至った経緯について教えてください。

中島様： 元々、2、3年前から「生産性を上げていこう」「ナレッジをきちんと蓄積していこう」という全社的なプロジェクトが動いていました。その中で、管理部門、特に間接業務を担う部署でもナレッジマネジメントの重要性が認識されプロジェクトを立ち上げたのが始まりです。

ー そのプロジェクトの主な目的は、生産性向上とナレッジ蓄積とのことですが、具体的にどのような課題がありましたか？

中島様： 間接業務には定型業務と非定型業務があります。定型業務で大きな割合を占めているのが人事関連の対応、例えば入社、退職、異動、休職などです。ここにかける割合は非常に多いのですが、ナレッジが蓄積されていないことで、抜け漏れが発生しやすい状況でした。また、人によって管理方法も違うため、業務状況が見えないことが大きな問題となっていました。

そこで、これらの改善を目指す中でシステムを探し始めました。実は、当初は専用のサービスがあることすら知らず、プロジェクト管理ツールやMicrosoft Plannerなども検討していました。そんな中で「mfloow」という専用サービスを見つけたのが導入に至ったきっかけです。

ー その中でmfloowを選定された決め手は何でしたか？

松本様： mfloow導入前の段階で、私たちの意見をかなり細かく取り入れていただいて、私たちの理想とする形に近づけたのが一番の決め手でした。

山野様： それに加えて、密にコミュニケーションを取っていただけたのも決め手でした。要望をまとめたExcelシートを共有し、毎週の社内ミーティングで上がってきた要望をそこに記載していきました。これに対して、かなり迅速に対応いただき、導入時の苦労も軽減されましたね。

中島様： 「あれもあればいいのに」と感じていたことを、mfloowで叶えてもらえたので、私たちにとって、より良いものになったと感じています。

100名の管理者が利用！mfloow導入をスムーズにした秘訣

ー 現在多くの管理者にご利用いただいていますが、当初から利用者は多かったのでしょうか？

松本様： はい。導入当初から、100名程の管理者が利用していました。旧ツールも同じくらいの人数で使っていましたので、ある程度浸透している状態からの切り替えでした。

ー その規模での導入は、かなり労力が必要だったかと思いますが、何かご苦労はございましたか？

松本様： システムは変わったものの、やること自体は大きく変わらなかったため、比較的スムーズな導入ができました。これは、私たちの「やりたいこと」を多く取り入れてくれたおかげです。

社内展開のために、私の方で作業説明の動画を1本作成し、全社のアシスタント向けに発信しました。その他、ヘルプページの整備や問い合わせ窓口の設置も行いました。新システムの導入にも関わらず、当初の質問数もそこまで多くなかったように思います。

ー 日々の運用では、どのようにタスクを管理されていますか？

松本様： 共有情報の入力は部門側が行い、人事側はタスク管理を担うという役割分担を行なっています。

部門側が共有情報の入力を忘れないよう、リマインドを送るようにしています。社内での利用頻度が高かったこともあり、入力漏れはかなり減ってきていると思います。

共有情報のリマインド機能も追加していただいたおかげで、忘れているとTeamsやメールで通知が届くので入力する側としても、非常に助かっています。

在宅勤務でも進捗把握！システムがもたらすタスク管理の安心感

ー mfloow導入によって、具体的にどのような効果やメリットを実感されていますか？

山野様： mfloow導入による最大のメリットは、役割分担と期限が明確になったことです。期限設定を細かくできるようになったことで、作業の停滞がなくなりました。

清水様： 私は、mfloowでチームメンバーがどこまで作業を終えているかを確認できるので、在宅勤務やフリーアドレスなど、隣にいない環境下にあるメンバーのタスク進捗を、コミュニケーションなしで把握できるようになったことが非常にありがたいですね。

中島様： 管理者の目線で言うと、仕事の全体像が見渡せるようになり、仕事の分担が非常に分かりやすくなりました。おそらくタスクのやり漏れも減っているはずです。

また、属人化していた業務が、mfloowを活用することでマニュアル化・可視化が進み、担当者が不在の場合の業務停滞リスクが軽減されたことで、管理者としても安心感が増しました。

ー ミスコミュニケーションや工数の削減にも繋がっているのでしょうか？

松本様： 繋がっていると思います。

これまでは管理部門と現場とのミスコミュニケーションによって無駄な作業が発生することがありました。具体的な例で言うと、mfloowで勤務地変更のフローを上げてもらうようにしたことで、人事情報を常に最新の状態に保つことができ、物品送付時の無駄なやり取りや遅延がなくなりました。

正確な情報が管理されるため、情報見落としが減り対応工数が削減されていますし、タスクの見逃しが減ったのも大きな効果と感じています。

ー 情報が常に最新の状態に保たれることが、非効率なやり取りの削減に繋がっているのですね。

中島様： まさにその通りです。

人事情報は突発的な対応時に非常に重要になるため、情報がフレッシュでないと無駄なやり取りが増えてしまいます。ナレッジマネジメントの大きなテーマの一つに「情報を常に最新の状態で保つ」という点があるので、これは非常に重要なポイントだと考えています。

ー 最新の人事情報は何を「正」とされているのでしょうか？

中島様： そこがまさに、これまでの課題の一つでもありました。以前は「Excelが最新だ」という人もいれば「データベースが最新だ」という人もいるというように、情報が点在しバラバラの状態だったんです。

松本様： 現在、人事情報管理システムが最終的な人事情報となりますが、そのシステムに登録するための一部の社内情報はmfloowから取得しているので、mfloowが最初の起点となっています。

中島様： これまで点在していた情報が集約されたという点は大きく、そこにmfloowが一役かっていると思います。

ー 定型業務の成果を数字で見ることができますが、活用できそうですか？

山野様： 個人的には、CSVでデータでもいただけると嬉しいです。すでに検討されているかと思いますが、そういったものがあると良いなと思います。

中島様： そうですね、ちゃんと数字として出れば、評価の参考データになると思います。プロジェクト案件のような非定型業務は評価しやすいのですが、定型業務は日々の積み重ねなので、評価指標が難しいと感じていました。mfloowのデータが、今後の評価の参考になり得ると期待しています。

グローバルでのシステム活用と今後の展望について

ー 貴社はグローバルで展開されていますが、mfloowは海外でも利用されているのでしょうか？

松本様： はい、利用しています。全拠点ではありませんが、シンガポール、タイ、中国（上海）、米国などで利用しています。現状は、基本的に日本語が分かるスタッフを中心に活用しています。

ー 日本語対応が難しい拠点ではどのように運用されていますか？

松本様： そのような拠点に関しては、日本の海外事業本部にいるアシスタントが、代わって立ち上げを行っています。今後は全ての海外拠点から直接フローを開始できるようにしていきたいと考えています。

ー 最後に、今後のmfloowに期待することがあれば、お聞かせください。

清水様： 先ほどSmartHRとの連携の話を伺いましたが、そこが出来ると大きく変わると思います。部署異動等で従業員情報が変わった際に、自動で異動処理が走るようになれば、人事側の入力作業が大幅に削減されます。

松本様： 我々がSmartHR導入プロジェクトを担ったのですが、mfloowへの登録は人事側で行っており、ここが自動化されれば、更なる工数削減になると思います。

中島様： 業務の自動化ですね。可視化と属人化の解消は進みつつあるので、次は自動化が目標です。

最終的には、タスクが上がればアカウント作成なども自動で行われる「プロビジョニング」の世界を目指したいと考えています。タスクの立ち上げを起点に、アカウントからメールアドレス、その他全てが自動で作成・停止できるようになれば、さらなる工数削減ができるので期待しています。

ー 本日は貴重なお話しありがとうございました。