シェアードサービスの現場が変わる〜労務業務の属人化を解消し、タスク漏れゼロを達成〜

長野県を中心に、ホームセンター事業や建設事業など多角的に事業を展開する綿半グループ。その中核を担う綿半パートナーズ株式会社は、グループ各社の管理・支援機能を担い、経営基盤の強化に貢献しています。

創業以来、地域に根ざした信頼と実績を積み重ねながら、綿半グループ全体の成長を支える存在として、幅広いバックオフィス業務を手がけています。

そんな同社で、人事・労務業務の属人化や進捗管理の煩雑さといった課題に向き合い、業務の標準化・効率化に取り組む皆さまにお話を伺いました。

Excel管理の限界、管理体制の根本的な改善を求めて

―現在の労務・人事業務体制を教えてください

矢澤さん：私たちの会社は長野に拠点を構えており、社員は約70名在籍しています。

労務・人事に関わる業務は、12名体制で担当しています。

―社内では、mfloowをどなたが利用されていますか？

矢澤さん：私と久保を含めて、労務・人事を担当している12名全員がmfloowを利用しています。

―月にどのような業務が発生していますか？

矢澤さん：主な業務内容としては、入退職の手続き、再雇用契約や社員契約の更新対応、育児・介護休業に関する手続きなどがあります。

特に4月、5月は契約更新や入退職対応が集中する時期で、業務量も多くなります。

久保さん：私は、主に給与計算と社会保険に関する業務を担当しています。月次の給与処理はもちろん、社会保険対応なども行っています。

―mfloowを導入する以前はどのように業務を行っていたのでしょうか？

矢澤さん：Excelでパート・アルバイト、正社員、派遣社員などの入退社、契約更新、給与などに関する管理を行っていました。

導入のきっかけはコストバランスが決め手

―導入の決め手は何でしたか？

矢澤さん：タスク管理方法に課題を認識しており、改善に向けたツールを模索していた際に、Web広告を通じてmfloowを知りました。

実は他社のサービスもいくつか検討していたのですが、最終的には機能とコストのバランスが決め手になりました。

必要な機能が網羅されているにもかかわらず、コストを抑えられる点が魅力的であり、費用対効果の高さから導入を決定しました。

誰が・いつまでに・何をやるかが明確になり、タスク漏れ・遅延がゼロに

―業務についてどのような課題がありましたか？

矢澤さん：入退社の手続き等は、Excelで管理しておりましたが、その手法に限界を感じるようになっていました。具体的には、タスクの進捗や納期に対する認識に個人差があり、担当者ごとの対応状況が見えづらく、抜け漏れや対応の遅延が頻発していました。結果として、社内だけでなく相手先にもご迷惑をおかけしてしまうことがありました。

久保さん：業務が属人化していたのも大きな課題でした。手続きの進め方や必要なタスクが各担当者の経験や判断に依存していたため、担当者が変わると、スムーズに引き継ぎができず、同じ手順で業務を進めることが難しい状況でした。

―mfloowを導入して解決したことは何ですか？

矢澤さん・久保さん：mfloowを導入したことで、「業務の標準化」と「効率化」が一気に進んだと感じています。

特に大きかったのは、タスクの進め方に一貫性が生まれたことです。

「誰が・いつまでに・どのタスクを担当するのか」といった情報が可視化され、タスクの粒度や納期に対する認識が、全員で共通化できるようになりました。

これまで担当者ごとに進め方が異なっていたため、進捗の共有や確認に時間を要していましたが、今はそういったやり取りが大幅に削減されました。

加えて、属人化していた業務がmfloow上で可視化されたことで、他の担当者の作業状況も円滑に把握できるようになり、進捗確認やコミュニケーションにおける摩擦が軽減され、業務の対応スピードが飛躍的に向上しました。

※「誰が・いつまでに・何をやるか」を明確に

―mfloowでは特にどのような機能を活用いただいていますか？

矢澤さん：現在はアルバイト・パート以外の社員情報をmfloowに集約して管理しています。最近では、給与関連業務においてもチェックリスト機能として活用しており、ミスのない正確な業務遂行が可能となりました。

特に、タスクの『進行中』ステータスが可視化されることで、自身の進捗状況に加え、他担当者の対応状況も把握できるため、不要な確認作業やコミュニケーションが削減され、安心して業務を遂行できるようになりました。

久保さん：私が特に活用しているのがコメント機能です。従来はTeams上でのやり取りが多く、会話の履歴が埋もれてしまうことが課題でしたが、mfloowではタスクごとにコメントが残せるので、情報共有やちょっとしたメモのやり取りもスムーズに行えるようになりました。

また、納期管理やタスクの可視化機能も非常に助かっています。業務の納期が一目で把握でき、将来的なスケジュールも容易に見通せるようになりました。特にフローの遅延状況がオレンジ色で表示されるため、どこに滞りがあるかがすぐに把握できる点が便利です。

さらに、導入してから約1か月で本格的に稼働できたのも大きな魅力でした。今では他の社員も、毎日mfloowを立ち上げた状態で業務を進めるのが当たり前になっています。

※アイコンの色で業務進捗を俯瞰的に把握。

グループ全体での管理体制統一に向けて

―今後、mfloowをどのように活用していきたいですか？

矢澤さん：今後は、グループ全体のシェアードサービス業務をmfloowで統一していきたいと考えています。mfloowを参照することで、誰でも業務を滞りなく遂行し、進捗状況を容易に把握できる体制が理想と考えております。

しかしながら、グループ各社で就業規則や運用ルールが異なるため、その点についてはテンプレートの柔軟なカスタマイズなどにより、各社の差異に個別に対応しながら進めていきたいと考えています。共通のプラットフォームを構築することで、より効率的かつ透明性の高い運用が実現できるものと期待しています。

―ありがとうございます！引き続きよろしくお願いいたします。　

最後に

綿半パートナーズ様は、Excelでのタスク管理によって「タスク漏れ、業務の属人化、納期認識のずれ」といった課題を抱えていたシェアードサービス業務において、mfloowの導入により「進捗の可視化や業務の標準化による業務効率化」の効果を実感していただけたこと、また、導入から約1か月という期間で本格稼働へと移行できた点を評価いただいております。

今後の展望として、グループ各社の就業規則や運用ルールに対応可能なmfloowテンプレートの活用を通じ、共通のプラットフォームとしてグループ全体のシェアードサービス業務を統一させたいという明確なビジョンをお持ちであることをお話しいただき、光栄に存じます。

弊社としましても、綿半パートナーズ様が目指す効率的かつ透明性の高い業務運用、ひいてはグループ全体の経営基盤強化に対し、mfloowの機能改善を通じて引き続き伴走してまいります。