5つのグループ会社に点在する情報を1つに集約、タスクの可視化で属人化解消、業務効率化へ

会社の拡大に合わせ、入社手続き管理をアップデート

ー山田さんの業務内容を教えてください

当社はホールディングス体制をとっておりまして、私は親会社であるtruestar hd の人事部に所属しています。
そこで子会社を含めた採用周りの業務を担当しています。

ー何名でバックオフィス業務を担当されていますか？

人事、経理、労務のメンバーがいて、合計6名で担当しています。

ーバックオフィス担当者の中で、一番多くmfloowを利用している部署はありますか？

どこが一番ということは無く、基本的にバックオフィス6名全員でmfloowを利用している状況です。
当社では1つの手続き対応を部署でまたいで担当することが多く、全員がそれぞれ利用しています。
例えば、入社対応を行う際に必要処理を担当するのは人事で、雇用保険や社会保険の手続きをするのは労務、PC設定やメールアドレス設定はIT部門といった形で、各担当者が1つの手続きに関してそれぞれかなりのボリュームのタスクを抱えているのですが、それらをmfloowで管理できています。

ーmfloowで管理しているのは入社手続き管理が多いですか？

入社手続きが多いと思います。
現在、会社が大きくなり始めているフェーズで、正社員だけでなく業務委託や派遣の方も含めて入社する人数が増え、対応も増えています。 あとは「業務委託から正社員」「正社員から時短社員」などの契約形態が変わる時に利用しています。

ー月にどのくらいの手続き対応が発生していますか？

入退社、契約形態の変更など合わせて月に4名程度のフローが動いている印象です。
入退社手続き1つとっても、正社員や業務委託、派遣社員など、雇用形態別に手続きが変わってくるので、以前までは管理が複雑でしたが、mfloowでは雇用形態別にフローを作成できるので混乱せずフローを進められていてとても助かっています。
当社はまさに成長している段階で、社員数も含めてこれから拡大していく予定なので現時点でしっかりと仕組みづくりや管理ができているのはありがたいなと思っています。

タスクの可視化で抜け漏れ0に、「待ち」による業務の遅延も解消

ー以前はどのように手続き業務を管理されていたのでしょうか？

以前はエクセルで管理をしていました。
ですが、自分の担当するタスクがどれでどこまで終わっているのか可視化ができておらず、タスクの抜け漏れが多く発生していました。
他の担当者のタスクの進捗状況や期日が不明でタスクを進められず、わざわざ確認をするような手間もかかってる状態でした。

ー他にどのような課題がありましたか？

バックオフィスの人数が多くないというのもありますが、属人化していることも課題としてありました。 対応に必要なタスクが個人の判断に任されていて、他の担当者がどんなタスクをいつ、どのように行っているかがわからない状態でした。

ーmfloow導入後、このような課題は解消されましたか？

解消されています。
タスクが可視化されて、自分や他の担当者のタスクの進捗状況が見えるようになったのでタスクの抜け漏れがなくなりました。タスクの整理や進捗の確認時間がなくなり、その分面接やスカウト送付などの採用業務に時間を回せるようになりました。

また、他の担当者が対応しているタスクや状況が見えるようになり属人化による課題も良くなりました。
例えば、入社手続きを行う際に人事は内定者に社用のメールアドレスを共有する必要がありますが、 IT部門がメールアドレスを作成するため、今までIT部門から共有してもらうまで人事は動けない状態でした。
mfloowを導入してからは、メールアドレスの作成状況を確認することができるのでコミュニケーションを取らずとも人事側で準備を進めることができるようになりました。
まだできていない場合も、mfloow上で「こちら急ぎで対応をお願いします！」などと簡単にコメントができます。
タスク内容や状況が見える状態になって「待つ」しかできなかった対応がスピーディーかつスムーズに回るようになりました。

通知機能でフローの自動化を実現、複数対象者の同時対応も可能に

ーmfloowでよく利用している機能、役に立っている機能はありますか？

通知機能が便利だと感じています。 タスクが完了したりコメントをすると、タスクに関連がある人に会社で利用しているチャットツールに通知がいくので、わざわざmfoowに確認しに行かなくても対応を進められるので使いやすいと感じています。
あとは、マイタスク（※1）で同一のタスクを横に並べて確認できるのも使いやすいと感じています。
同時期に複数人の入社対応を行うことがあるのですが、今までは混乱がないように1人ずつ対応を行っていました。
mfloowでは状況がパッと見て確認できるので「この人からはこの契約書を提出してもらっていて、この人はまだだからリマインドしておこう」みたいに同時にタスクを進められるようになりました。

※）自分のタスクを管理できる機能で複数フローの同一タスクを一括で処理することが可能

通知機能でフローの自動化を実現、複数対象者の同時対応も可能に

ー手続き業務の管理をExcelや無料のタスク管理ツールで行っている企業が多い中でmfoowを導入するメリットはありますか？

やはり業務効率化が1番大きいです。
Excelでも管理できないことはないとは思うのですが、Excelだとどの情報がどこに記載してあるかがわからず必要な情報をすぐに探すことができなかったりします。
管理方法も部署や担当者によって違ってきたり、記録を残していなかった、というような事態も出てきます。
また、グループ会社の対応も全て行っているので、それらを含めるとかなりの量の管理が必要になります。

mfloowであれば、情報は全てツール上にまとまっているので他のシートやフォルダを確認しなくてもすぐに必要な情報を見つけることができます。
グループ会社ごとにフローを分けることもできるので煩雑だった管理の負担も解消されました。
当社のような規模の会社だと、手続きの対応は対象者によって変わってくることが多く、入社対応にしても全く同じタスク・フローで進めることはほとんどありません。
その度に1からタスクを洗い出してフローを作成するのは時間や負担が大きくかかりますが、mfloowで作成したテンプレートを基準に、対象者に合わせてタスクを足したり削ったりみたいな作業が簡単操作でできるのでとても助かっています。

ー今後mfloowをどのように活用していきますか？

入退社対応や雇用形態の変更だけでなく幅広く利用をしていきたいです。
導入し始めた当初と比べて、かなり早いスピード感で機能追加がされている印象を受けています。
追加されている機能も、自分たち含めた要望を反映してくれていると感じています。
直近でも自由にイベントをフローとして設定もできるようになったので、健康診断だったり36協定の対応などでの活用もしていきたいと思います。

ーありがとうございます！引き続きよろしくお願いいたします！