Salesforceとの併用で実現する、柔軟な契約管理業務とは？〜煩雑なタスク管理から脱却し、業務の並行処理と標準化を両立～

福岡県を拠点に、クラウド会計の導入支援、オンライン経理代行、そして会計事務所を母体としたコワーキングスペースの運営という3つの事業を展開する株式会社エスアンドシー 。創業支援に力を入れる同社は、専門的な知見と物理的な場所の提供を組み合わせ、顧客に多角的なサポートを提供しています。

今回は、同社の経営企画部で活躍されている小佐々 宏美さんにお話を伺いました。

複数ツールの利用に限界。業務フロー全体の可視化と標準化が急務に

―まず、小佐々さんの部署の体制と、業務範囲について教えてください。

小佐々さん： 経営企画部は、正社員3名とパート1名の合計4名体制です 。主な業務はコワーキングスペースの運営に加え、その他にも社内の採用や労務、システム管理、ホームページやSNSの運用といった広報業務まで、多岐にわたる業務を兼任しています 。

―mfloowは現在、経営企画部の4名で利用されているのですね。

小佐々さん： はい、そうです 。私たちの部署では、特にコワーキングスペースの契約管理業務において、複数ツール利用による管理の煩雑さや、業務フローの可視化に課題を抱えていました。

本日は、タスク管理ツール「mfloow」を導入し、既存の顧客管理システム（Salesforce）と併用しながら、いかにして業務の標準化と効率化を実現したのか、その経緯と効果についてお話しします。

―mfloowを導入する以前は、どのような課題がありましたか？

小佐々さん： 以前から業務改善のためにフローの可視化を徹底したいと考え、さまざまなタスク管理ツールを試してきました。どれも優れた機能を持ち、個々のタスク管理にはとても有効でしたが、私たちが求めていた「業務全体の流れを一目で把握できる見やすさ」という点では、少し工夫が必要だと感じていました。

そこでまず導入したのが「BYARD」です。BYARDによって業務フロー全体の可視化が進み、特にコワーキングスペースの契約管理業務（新規契約、プラン変更、解約など）の見直しがしやすくなったことは大きな成果でした。

移行の決め手は「始めやすさ」。兼任担当者でもスムーズな導入を実現

―BYARDからmfloowへ移行された経緯と、導入の決め手を教えてください。

小佐々さん： BYARDのサービス終了に伴い、次のツールを探し始めたのがきっかけです。最終的にmfloowともう一つ検討に挙がっていたタスク管理ツールも、高機能で他のツールとの連携面でも非常に魅力的でした。ただ、その多機能さゆえに初期設定の工数や運用設計の負荷がある印象を受けました。

一方で、私たちの部署は少人数で幅広い業務を兼任しており、導入のしやすさや運用の始めやすさが重要でした。限られた期間でスムーズに移行し、すぐに業務で活用できるという点で、mfloowが私たちのニーズによりマッチしていたのです。

最終的に、「始めやすさ」と「運用のしやすさ」 が決め手となり、mfloowを選びました。

Salesforceだけでは難しい「柔軟なタスク管理」で、イレギュラー対応や並行業務も円滑に

―mfloowを導入して、業務はどのように変わりましたか？

小佐々さん： 最も大きな変化は、既存のSalesforceだけでは対応しきれなかった、柔軟なタスク管理が実現できたことです。

私たちの会社では、顧客管理や工数管理の基盤としてSalesforceを利用しています 。しかし、Salesforceのワークフローは一度固めてしまうと、後からタスクを追加したり、個別の状況に合わせて担当者を変更したりといった柔軟な対応が難しい側面がありました 。

その点、mfloowは非常に柔軟です 。例えば、コワーキングスペースの契約手続きでは、契約後にカードキーの発行や複合機の設定など、複数の作業が同時に発生します 。これまでは1つのフェーズに1人の担当者しか割り当てられませんでしたが 、mfloowでは「この作業はAさん、こちらの作業はBさん」というように、タスクごとに担当者を割り当て、並行して業務を進めることができるようになりました 。状況に応じて担当者を変更することも簡単で、非常に助かっています 。

※Salesforceでは難しい、担当者の柔軟な割り当てやタスクの追加で、イレギュラーな対応もスムーズに。

―その他に、業務効率化に貢献している機能はありますか？

小佐々さん： タスクの詳細に、マニュアル代わりの手順や関連システムのURLを貼り付けて、作業の動線を一つに集約しています 。これにより、誰が担当しても同じ品質で作業を進められるようになり、業務の標準化に繋がっています。

また、以前利用していたBYARDと同様のフローチャート機能がリリースされた時は、スタッフから「これでもう前と同じように見れますよ」と感動の報告が上がりました 。業務フローの全体像を視覚的に把握できるので、どこで何が止まっているのかが一目瞭然です。

※フロー一覧画面で、複数の契約手続きの進捗を俯瞰的に把握。

今後はガントチャートも活用し、他業務のプロジェクト管理へ展開

―今後、mfloowをどのように活用していきたいですか？

小佐々さん： 最近、セミナー登壇やイベント開催の機会が増えているので、ガントチャート機能を活用して、資料作成などのスケジュール管理にもmfloowを使っていきたいと考えています 。タスクの依存関係やスケジュールを可視化することで、無理のない計画が立てられると期待しています 。

また、これまであまり活用できていなかったSlack連携も進めていきたいです 。タスク完了の通知がSlackに届けば、担当者間の業務の受け渡しがよりスムーズになり、メールの見落としも防げると思います 。

―本日は貴重なお話をありがとうございました！

最後に

株式会社エスアンドシー様は、コワーキングスペースの契約管理という、BtoCならではの単発的かつイレギュラーな対応が求められる業務において、既存の顧客管理システムであるSalesforceの強みを活かしつつ、mfloowを併用することで、Salesforceだけでは難しかった「担当者の柔軟な割り当て」や「並行業務の円滑な管理」を実現されました 。

今後、mfloowも、株式会社エスアンドシー様が目指すさらなる業務効率化に向け、機能改善を通じて引き続き伴走してまいります。