【病院のバックオフィス改革】年間約200名の入退職を「個人」から「チーム」で回す仕組みづくりへ

東京都江戸川区で、脳神経外科を中心に地域の救急医療を担う地域中核病院の森山記念病院様。看護師をはじめ職員の入れ替わりが多く、入職・退職はそれぞれ年間100名にのぼります。

その手続きを、担当者は1人体制で担っていました。SmartHRで手続きを電子化しても見えなかった「進捗」を、mfloowでどう見える化したのか。1,400名規模の病院のバックオフィスで、mfloowを導入して約1年。導入の経緯と、現場の変化を伺いました。

入退職の手続きが、特定の担当者に集中していた

ーまず、バックオフィスの体制と、入退職の状況を教えてください。

宮澤様：バックオフィスは10人ほどで、人事労務や行政とのやり取りのほか、施設や車両の管理まで担当しています。

入職は年間100人ほどで、退職も同じくらい。特に看護師の入れ替わりが多いです。

電子化の次に見えてきた、「進捗」と「手順」の課題

ーもともと、手続きの負担に対しては、どのような対策をされていたのでしょうか。

宮澤様：SmartHRを入れていました。申請や書類のやり取りを電子化できたので、手続きそのものは紙でやっていた頃よりも進めやすくなりました。

ーそれでも残っていた課題は何だったのでしょうか。

宮澤様：手続きの電子化はできたのですが、部署をまたいで進める業務が多く、誰がどこまで進めたかは見えないままでした。

元々は2名体制でしたが、担当者が辞めてしまい、私が1人で引き継ぎました。1人で引き継いだからこそ、全体像を把握することができ、問題点の洗い出しや効率的なフローの検討ができた部分もあります。ただ、それでは私がいないと回らないので、誰でもできる仕組みにしたいと考えていました。

ーmfloowに何を期待されたのでしょうか。

宮澤様：進捗管理です。いつまでに何をやるのか。「あれ、これ終わったっけ？」という確認や、「なぜ止まっているのか」をコメントで残せること。フローチャートで全体を確認できることも大きかったです。

担当者が何人かいても、まだ終わっていない作業を手が空いた人が進められる。そういう体制をつくるのに、mfloowはぴったりだと思いました。

▼mfloow フローチャート

人が少なくても回るバックオフィスへ。DXを通して作業以外の時間に注力

ー医療機関では、新しいシステムの導入に慎重になるケースも多いと伺います。そのなかで、導入を決められた理由を教えてください。

宮澤様：法人として、DXを進めていく流れがありました。「人が少なくても回るバックオフィスにしたい。」「属人化をなくすための費用はかかっても、必ず役に立つ。」そう判断されたことが、稟議が通った理由だと思います。

ーその中でmfloowを選ばれたのは、トライアルを経てのことだったそうですね。進捗管理のほかに、決め手になったことは何でしたか。

宮澤様：まず、テンプレートが豊富なことです。本当はやるべきなのにできていなかった業務がテンプレートからあぶり出され、年次や月次でやるべきことが見えるようになりました。

次に、改良しやすいこと。実際にフローを動かしてみて足りない手順があれば、すぐにテンプレートに反映できます。

そして、教えやすいことです。これまでは、階層の深いフォルダーからExcelを探し、マニュアルを見ながら作業していました。今はmfloowの中にマニュアルを入れられるので、部署のメンバーにも「ここを見て、順にチェックしていけばいい」と伝えられます。マニュアルを登録するときは、AIが説明文を入れてくれる機能も使っています。

人が少なくても回る体制にするには、仕組みを作って終わりにせず、使いながら改善していけることが大事だと思っています。mfloowなら、それができると感じました。

▼タスクの手順にマニュアルを紐づけた画面

個人の業務が、チームの業務になった

ー導入後は、mfloowの担当者と一緒にフローづくりを進めていただきました。いかがでしたか。

宮澤様：伴走してもらえたのは、すごく助かりました。自分だけでは、うまく作れなかったと思います。担当の方と話すなかで「こうするとうまくいくかもしれませんね」と提案をもらい、フローに落とし込めました。

ー利用開始から約1年。現場の反応はいかがですか。

宮澤様：「私のところにこのフローが来ているけど、これは何ですか？」と、メンバーのほうから声がかかるようになりました。私が担当していた業務も、減ってきています。

年に1回しかない業務にも使っています。「去年どうやったっけ？」となりがちな業務も、フローにしておけば手順をたどれます。

ーmfloowの導入前と後で、一番変わったことは何ですか。

宮澤様：自分の中で不安がなくなりました。以前は、いつも締め切りに追われている感覚があったんです。

たとえば、今も私が担当している産育休の申請。対象者は毎月のように増え、一人ひとり2か月に1回の申請が必要です。毎月下旬にまとめて行うのですが、全員分できているか何度も確認していました。

今は産育休だけで40本ほどのフローを動かしていますが、「この人はここまで終わっている」「この人はまだ産休中だから大丈夫」と、誰がどこまで進んでいるかがmfloowで一目でわかります。同じ確認を何度も繰り返すことがなくなり、産育休の業務は2割ほど減りました。

入退職もすべてフローで見えるので、申請の漏れを防げるようになりました。ほかの人の担当分も、聞かなくても安心できます。

労務から経理へ広がる、院内業務の「標準化」

ー導入には、事務長様の後押しもあったと伺いました。労務以外にも活用を広げているそうですね。

宮澤様：稟議が通ったのも、事務長の力添えがあったからです。説明したときに「進捗管理ができるなら、こういうことにも使えそうだね」と、たくさんアイデアを出してくれました。

そのひとつが月次の会計業務で、今も担当の方の支援を受けながらmfloowで回しています。今後は年次の決算業務や、毎月の定例業務にも広げていきたいと話しています。事務局全体で、もっと活用していきたいですね。

手続きの時間を、人と向き合う時間へ

ー今後、バックオフィスとして力を入れたいことを教えてください。

宮澤様：数多くの手続きに時間を取られ、入職された方と直接話す機会がなかなか持てていません。手続きを型化して業務量を減らし、その分直接話すコミュニケーションをとる時間を増やしたいと考えています。

入職者へのフォローや、退職理由のヒアリングにも力を入れて、次の退職者を出さないようにしたいですね。

ー最後に、同じ課題を抱える病院のご担当者へメッセージをお願いします。

宮澤様：医療業界は、DXがとても遅れている業種だと思います。うちより紙が多かったり、職員数が少なかったりする病院もあるでしょうし、属人化や紙ベースの運用が残っているところも多いと思います。

これから人はどんどん減っていきます。バックオフィスの手を動かす作業は、mfloowや電子化で減らしていく。そうすることで、何かを生み出す業務に力を注げるようになると思います。

ー貴重なお話をありがとうございました！

社会医療法人社団 森山医会 森山記念病院 概要

脳神経外科を中心に、東京都江戸川区で地域の救急医療を担う病院です。

開設：1982年

理事長：森山 貴　／　院長：本橋 英明

病床数：312床（一般病床272床・療養病床40床）

所在地：東京都江戸川区北葛西4-3-1

公式サイト：https://mk.moriyamaikai.or.jp/