約14個のスプシ管理から解放！フルリモートでのバックオフィス業務を効率化、1人労務でも入退社対応のミスや対応漏れゼロに

進捗確認が難しい委託先の業務も「タスク管理者機能」で可視化、シームレスな連携に

ー太田さんの業務内容を教えてください

経営管理部に所属しており、社内の労務や総務業務を担当しています。
入退社対応、人事異動対応、それに伴う契約書の作成、業務委託で入社される方とのやりとりや受け入れの準備（メールアカウントの取得やチャットツールへの招待）を行っています。
また、総務業務としては、健康診断の管理や勤怠管理をはじめ、従業員が使うツールの管理も担当しています。

ー何名でバックオフィス業務を担当されていますか？

バックオフィスを担当する経営管理部の組織体制は4名です。
私の他にマネージャーが1名、経理担当が1名、情報システム・総務担当が1名で計4名です。
他部署にはなるのですが、採用を行うリクルーティングチームは3名在籍しています。

ー『社員全員フルリモート』とのことですが、本当にフルリモートなんですか？

はい。社員が184名、業務委託が100名近く在籍していますが、フルリモートで仕事を行っています。私も2019年に入社して今年で6年目ですがオフィスには一度も行ったことがありません。

ー仕事をする上でフルリモートの良さ、やりにくい部分はありますか？

通勤する必要がない、住む場所が限られないなど、働き方の自由度はとても高いと感じています。

一方で、バックオフィス業務においては、紙の書類や貸与物などの郵送手配があるため、入社前後に引越しをされる場合などは、調整が難しいこともあります。

入社対応で発生するPCの発送やキッティングは別の会社に委託しているのですが、そこでmfloowを利用することにより、委託先の会社との連携が上手く取れています。

mfloowに委託先の会社の担当者を「タスク管理者」としてゲスト招待をして、mfloow上で情報を共有できるようにしています。
そうすることで、委託先の担当者の作業の進捗状況も一目で把握することができ、連絡もmfloow内のチャットで行うことができるため、シームレスな連携が可能になり、スムーズな対応が実現できています。

「ゲスト」として招待することで情報の閲覧範囲を制限することができるため、セキュリティ面を心配することなく、外部の方と連携が取れています。

ー他の場面でも「ゲスト機能」を利用されていますか？

社員や業務委託メンバーを「ゲスト」として招待をして、入社前に事前に対応いただくリストを事前にチェックをしてもらっています。
連絡を個別に入れる手間を省いて進捗確認ができ、コメント欄でコミュニケーションが取れるため、入社前のメンバーとも円滑に連携ができてとても助かっています。

複数人の同時対応もカンタン効率化、チェックリスト機能で対応漏れも0に

ーゲスト機能の他によく利用される機能や役に立っていることはありますか？

複数のフローにおける同一タスクを横並びで対応できる機能にはとても助けられています。
当社では、業務委託を含めると、毎月約10名が入社します。
そのため複数名が同時期に入社することも多いのですが、mfloowではタスクを横串で確認することができるので、1人ずつ対応するのではなく、タスクを一括で対応することが可能です。

以前は、1人ずつ全てのタスクを終わらせてから次の方のタスクにとりかかるというような縦軸の非効率な進め方をしていましたが、、mfloowでは進捗状況や今やるべきことが可視化されているため、効率的で無駄のない対応ができるようになりました。 バックオフィス担当者にとってこの機能は絶対に必要だと思います！

また、チェックリスト（※1）をかなりフル活用しています。
「大タスクに対して、小タスクがこれだけある」というのがパッと見て把握することができるので、タスク漏れが無くなります。小タスクにチェックがついていない状況で大タスクを終了させようとすると通知が出るので対応し忘れ防止にも繋がりますね。

※1 各種業務フローのなかでもさらに細かなタスクのチェックリスト化が可能

ー機能を上手く利用されていますが、太田さんが一番多くmfloowを使っていますか？

連携しながら利用しているのでバックオフィスメンバーはほぼ同じくらいmfloowを使っています。
入社対応の例をあげると、私1人が一貫して全てを担当しているわけではなく、私が5割、もう1人が3割、もう1人が2割というように、業務を分担して横断的にmfloowを活用しています。

スプシの二重管理による負担・ミスを0に、リマインダー機能で対応漏れも解消

ー以前はバックオフィスのタスクをどのように管理していましたか？

スプレッドシートで管理をしていました。

ーその時に抱えていた課題はありますか？

スプレッドシートを利用していた時は、従業員のプライバシー保護の観点でバックオフィス側しか閲覧権限がない状況でした。
そのため、手続きの種類や閲覧者別にシートを作成し、約14個のスプレッドシートをバックオフィスで管理をしていました。
例えば、入社対応の場合バックオフィスが確認する用のシートと入社者本人が確認する用のスプレットシートを別々で用意して、入社者には本人用のシートを渡して確認してもらう形になっていました。

その結果、バックオフィス側のシートと本人用のシートの両方をチェックをしなければならない二重管理になっていました。
負担が大きく、ミスが頻発してしまっていました。
あとは、スプレッドシートにはリマインダー機能がないので、期日管理が難しく、対応漏れも課題となっていました。

ーこれらの課題は現在解消していますか？

はい、解消しています。
閲覧権限機能やゲスト機能を活用しながらmfloow上で一元管理をすることができています。
期日管理に関しても、リマインダー機能により未完了のタスクや期日が近いタスクが通知されるため、対応漏れもなくなりました。

導入理由は「直感的な操作」、今すぐにでも使いだせる「シンプルさ」が魅力

ー「無料のタスク管理ツール」は色々あると思いますが、あえて有料のツールを導入するメリットはなんでしょうか？

無料のタスク管理ツールを使うことは、そもそも検討していませんでした。
世の中に出ている無料のタスク管理ツールの多くは、個人が抱えているスポットのタスクを管理するのに適してるものだと思います。

以前、個人的にタスクを管理するために利用したこともありましたが、部署や役職、社内外を横断して業務を行うバックオフィス向けではないかと感じました。
そのため、多少費用が発生しても、バックオフィスの業務に特化したものを利用する方が価値があると考え、検討していました。

ーその中でmfloowを導入いただいた理由を教えてください。

mfloowを検討しているタイミングで、他のツールも併せて検討していましたが、一番直感的に使いやすいのがmfloowでした。
バックオフィスメンバーが使いやすいことはもちろん、バックオフィスではないメンバーや入社前のメンバーにも使ってもらうことを想定していたので、仕組みが複雑なものより、初めて使う人でもわかりやすく、すぐに利用できるものが良いと思っていました。
デモ画面を触ってみて、シンプルで使いやすかったのが導入の決め手です。
実際に、入社前や引き継ぎの際に、初めて使う人にほとんど説明をしなくてもすぐに使ってもらえているので説明にかかる工数も削減できています。

マニュアルの一本化でバックオフィスの効率化を加速

ー最後に、今後mfloowに期待することや、どのように活用していきたいか教えてください。

β版の時から利用をしていますが、その時から大量の要望をお伝えしてきました。
それに対して順次しっかり対応をしていただいており、当社のメンバー全員が本当に感謝をしています。開発スピードが早くて心配になるくらいです。（笑）今後もサポート面、開発面ともに大いに期待をしています。

今後は、手続き対応のタスクをmfloowでマニュアル化できればと思っています。
現在、マニュアルデータを別の方法で管理をしているのですが、頻繁に更新ができていない状況です。
mfloowはタスクの説明欄が充実していて、リッチテキストで長文を入力することができるので、そこにバックオフィスのマニュアルを入力して一本化できればと考えています。
これにより、マニュアルを見ながらそのタスクに取り組むことが可能になると思います。今後も機能を活用して、バックオフィスのマニュアル化と効率化をさらに進めていきたいです。

ーありがとうございます！引き続きよろしくお願いいたします！