引き継ぎは“人”に頼らない時代へ リーディングマークが導いた業務改革 

ウェルビーイングの実現を基軸としたHRプラットフォームを展開する株式会社リーディングマーク様。

同社は累計資金調達額30億円を突破する中で、企業の急成長に伴い、バックオフィス業務の属人化とタスクの抜け漏れという課題に直面していました。特に、担当者の退職によってブラックボックス化している業務の引き継ぎに苦慮する事態も経験されていました。

本記事では、これらの課題を「mfloow」でいかに解決し、”見えない不安”から解放されたのか、その軌跡をコーポレート部門の沼波様に伺いました。

業務における課題について

- 担当する業務や体制を教えてください。

沼波さん：現在コーポレート部門に所属し、入社・退社手続きから異動対応、研修運営、採用まで幅広く担当しています。入社手続きの実務は主に私と労務担当者の2名で行っており、IT担当者が1名サポートする形で体制を組んでいます。退社手続きは主に労務担当者が主導しています。

毎月の入社者数は約5名ほどですが、多い月だと20名弱に達することもあります。

- 当時どのような課題を感じられていましたか？

沼波さん：最大の課題は、業務のブラックボックス化でした。私が入社したときは、「いつ・誰が・何をするのか」が全く整理されておらず、担当者間でも業務がブラックボックス化していました。

また、従来はスプレッドシートでタスク管理を行っていましたが、通知機能がないため、担当者間で口頭での確認やリマインドが頻発し、非効率な状況でした。

そのため、入社者の自己紹介スライド作成依頼といった細かくも重要なタスクが抜け漏れており、常に「何か忘れているかもしれない」という精神的な負荷を抱えていました。

導入の経緯と選定理由について

- mfloowを導入された背景・経緯についてお聞かせください。

沼波さん：導入を決めた背景としては、「業務のブラックボックス化」と「業務の引き継ぎ」です。

労務担当者の退職が決まった際に、マニュアルが一切整備されていない状況が明確になり、引き継ぎ書（マニュアル）を作成する必要がありました。

また、今まではスプレッドシートでタスク管理を行っていたので、入退社手続き業務等にどのようなタスクがあるかは可視化できていましたが、「いつ・誰が・何をするのか」が管理できていなかったため、労務担当者退職による業務の引き継ぎのタイミングで、業務フローの可視化や標準化に取り組もうという方針となりました。

- mfloowを選定した理由は何ですか？

沼波さん：mfloowがバックオフィス、特に人事労務に特化しており、当社の課題解決に合致する機能を有していた点です。

その中で、産休・育休などの複雑な手続きにも対応できる「フローテンプレート」、手動での確認作業から解放される「自動リマインド機能」、そして入社日などを基点にタスクが自動で組まれる「起点日設定」は、「まさにこれが欲しかった！」と思える機能で、導入の決め手となりました。

導入後の効果について

- 活用シーンを教えてください。

沼波さん：現在は入社・退社手続きや産休育休手続き、異動手続き、月次の人事労務業務で主に利用しています。

特に、複数の担当者が関わる手続きで効果を実感しています。導入時にはmfloowのテンプレート構築日を設け、既存で用意されているレシピを基に自社に合わせてカスタマイズし、短期間でテンプレート（業務フロー）を構築しました。

- 抱えていた課題がどのように変化したか教えてください。

沼波さん：何よりも「“忘れても大丈夫”という精神的な安心感」が生まれたのが一番大きな変化です。mfloowが自動でリマインドしてくれるため、常にタスクを覚えておく必要がなくなり、本来のコア業務に集中できるようになりました。

また、これまで個人が抱えていた業務の進め方や期日管理などの情報をmfloowに集約することで、担当者不在時も業務が滞ることなく、属人化からも脱却できる体制を構築できました。

結果として、業務の引き継ぎが可能になり、タスクの抜け漏れもなくなりました。

今後の活用について

- 今後、mfloowをどのように活用していきたいですか？

沼波さん：今後は、現在の人事労務領域だけでなく、経理の月次決算業務やコーポレートITの各種業務など、コーポレート部門全体の業務に活用を広げていきたいです。

最終的には、今年度内の本格展開を目標にmfloowを全部門の業務基盤として活用を広げて行きたいと考えています。

また、入社・退社手続きなどにおいては対象者の方とメールのやり取り等もmfloowの中で一元管理することで、全担当者が情報をいつでも確認できる体制を作りたいと考えております。

- 最後に、今後mfloowに期待することを教えてください

沼波さん：マネージャーがメンバーのタスク進捗をより容易に把握できるような、管理機能の強化にも期待しています。

たとえば、ダッシュボードで部署単位の入社・退社者数の可視化やタスク状況が可視化され、「今日やるべきこと」が各担当者からリストで共有できるようになることで、チーム内のコミュニケーションコストがさらに下がり、生産性も向上すると考えます。

- インタビューさせていただき、ありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。

最後に

リーディングマーク様は、急成長する組織の中で、スプレッドシートでのタスク管理による業務のブラックボックス化とタスクの抜け漏れに大きな課題を抱えておられました。

mfloowの導入により、業務フローの可視化と標準化を実現し、業務の引き継ぎの体制作りやタスクの抜け漏れを削減、何よりも「忘れても大丈夫」という担当者の精神的な安心感の醸成に繋がったことを大変嬉しく思います。

今後の展望としては、人事労務領域からコーポレート部門全体へと活用範囲を拡大し、mfloowを全部門の業務基盤とすることを目指しておられます。

業務基盤の実現に向け、ダッシュボード機能強化など、mfloowへのご期待もいただいております。

いただいた貴重なご意見を開発に活かし、リーディングマーク様の更なる挑戦を支援できるよう引き続きサポートさせていただきます。