もうExcelには戻れない、ヒロセホールディングスが語るmfloow導入の決め手と効果

国内外に多数のグループ会社を展開し、グローバルに事業を展開するヒロセホールディングス株式会社。
創業以来培ってきたものづくりの技術と品質を強みに、グループ全体で安定した成長を続けています。

そんな同社で、人事・労務業務の複雑さや属人化といった課題に向き合いながら、業務の標準化・効率化に取り組む人事部門の皆さまにお話を伺いました。

業務における課題について

ー 今までのタスク管理はどのように行われていたのか教えて下さい

以前は入退者管理をExcelで行っていました。最初は担当が一人だったこともあり、入社者リスト・退職者リストを作成し、チェックリストとして手続きの進捗状況を随時確認しながら進める方法で管理ができていました。

ー 当時どのような課題を感じられていましたか？

会社の成長と共に担当者が増えるにつれてExcelでの管理が煩雑になっていきました。

例えば、担当者同士でExcelに入力したいタイミングが重なってしまった際に不便さを感じたり、入社者リストや退職予定者リストでは縦に社員名が並び、横に各種手続きのチェックリストが一列に並んだりしている状態で、横の項目がどんどんと増えていき、非常に見づらくなっていきました。

また、入社者数や人事担当者が増加していく中、チーム内での連携が重要になるにつれて、Excelでは情報共有が難しく、突発的な業務が発生した際の抜け漏れも懸念点となっていました。

導入の経緯と選定理由について

ー mfloowを導入された経緯についてお聞かせください

当初、他社サービスを利用していたのですが、そのサービスが3月で終了することとなり、年度末での退職予定者も多く、新年度に向けた入社手続きも含め「このままでは繁忙期を乗り越えられる自信がない！」と感じていました。

 Excelでの管理に戻るという選択肢も考えたのですが、一度便利なツールを使うとExcelでの管理はもう無理だと感じていました。

利用できるサービスがあるなら、そちらを使う方が断然良いと思い、いろいろと探していたところ、たまたまWeb広告でmfloowを見かけたので「こんなツールがあったら課題解決ができるのではないか」と考え問い合わせをしました。

ー 選択の決め手は何でしたか？

他のツールも検討しましたが、mfloowが人事の業務に特化している点が決め手となりました。

他のツールはタスク管理として全社的な導入を前提としたものが多く、他部署の承認を得るとなると導入までに時間がかかると感じました。人事だけで使うなら、人事特化型のmfloowが良いと思い判断しました。

あとは使い方がシンプルで、以前利用していたサービスからの移行がスムーズにできそうだと感じたのも大きかったです。

他のツールは機能が豊富でしたが、使いこなすのが難しそうという印象がありました。また、入退社管理に寄り添った設計であるのも決め手の1つになりました。

導入後の効果について

ー 現在、mfloowはどのような業務で主に活用されていますか？

入社・退社手続きと月次の労務管理で主に使用しています。

機能では、フロー予約機能が便利でよく使っています。また、年2回の決算業務でも、タスクの抜け漏れ防止のために活用していて、経理担当者にも進捗状況を見てもらうようにしています。

今後は、年1回の年末調整のタスク管理にも活用していきたいと考えています。

ー mfloow導入後、入退社管理業務ではどのような効果がありましたか？

退職手続きにおいては、非常に効果を感じています。

社員数増加に比例して退職者も増え、加えて突発的な退職も重なりましたが、タスクが可視化されることで、ペースをしっかり掴んで漏れなく手続きを進められるようになりました。

以前は、どの退職者の手続きがどこまで進んでいるのか分からなくなることもありましたが、mfloowで整理しながら進められるので助かっています。

年度末や新年度で入退社が多い時期でも、安心して準備を進められました。

業務の引き継ぎの際も、mfloowに担当者を追加するだけで、誰に何を依頼すれば良いのかがすぐに分かるので、非常に楽になりました。

ー 業務を進める上でコミュニケーションの変化はありましたか？

「見える化」によって、終わったかどうかを一々確認する必要がなくなり、非効率なコミュニケーションが削減されました。以前は、なかなか進捗が分からずストレスを感じる場面もありましたが、mfloowで状況が把握できるので、精神的にも楽になりました。

ー 業務にかかる時間や工数に変化はありましたか？

考える時間、特にチェックの時間が短くなりました。

以前は「これやったかな？」と何度も確認していましたが、mfloowを見ればすぐに分かるので、時短に繋がっていると感じます。誰の手続きがどこまで進んでいるのかといったチェックの不安がなくなりました。

ー 活用方法で担当者によって違いはありますか？

私は「タスクリスト（マイタスク）」をよく使っています。期日順に並び替えたり、優先順位をつけたりしやすいです。

フローは、誰がどのタスクを担当しているかを確認する際に使用することが多いので、担当者というより、その方の役割に応じてフローメインで利用したり、マイタスクメインで利用したりはするのかなと思っています。

今後の活用について

ー 今後、mfloowをどのように活用していきたいですか？

以前、他ツールで人事だけでなく総務にも使ってもらおうとしましたが、浸透させることができませんでした。

現在は、人事以外では経理にゲスト権限を付与して業務の一部のみ見てもらっていますが、他部署からの依頼事項などもmfloowのタスクに入れて、より多くの部署の方々にmfloowの存在を知ってもらいたいです。mfloowの便利さを理解してもらえれば、全社展開も可能になるのではないかと考えています。

社内文化として、新しいシステムに対して少し抵抗感を持つ方がいるように感じています。まずは私たちの部署で実際に使ってみて、「便利だね」「これは使えるね」と思ってもらえるような成功例をつくり、そこから他の方にも広げていける流れが大事だと考えています。

支社では、入社時の手続きなど独自のリストで管理している場合もあり、新しいツールの導入にはハードルがあるかもしれませんが、支社の担当者にとって負担にならない形で導入を進めていく必要があると考えています。

将来的には、mfloowが全社での業務マニュアルのような役割を果たすことにも期待しています。

ー 最後に、今後mfloowに期待することを教えてください

Googleカレンダーとの連携機能があれば非常に便利だと考えています。（※1）

ー 実は、Googleカレンダーとの連携は現在開発中なのです

本当ですか！それは嬉しいです。

普段からGoogleカレンダーを開いている人も多いので、そこにタスクが表示されれば、より便利になると思います。

他には、現在進行中のフローの状況をリストで抽出できる機能があると嬉しいです。期日なども一緒に表示できれば、mfloowを使っていない人にも共有しやすくなると思います。

また、ワークスペースごとに管理者権限を柔軟に設定できる機能もあるといいです。支社など特定の範囲での利用を想定している場合に、本社側の管理権限を制限したいというニーズがあるので今後も期待しています。

（※1　現時点ではGoogle／Outlookのカレンダーと連携済みです）

ー インタビューさせていただき、ありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。

最後に

ヒロセホールディングス様は、Excelによる入退社管理の限界を感じていた人事関連業務において、mfloowの導入により業務効率化、ミス削減、情報共有の促進などの効果を実感いただき、特に突発的な退職者の発生が多い状況下において、mfloowによるタスク管理の可視化が業務遂行に大きく貢献していることがうかがえ嬉しく思います。

今後の展望としては、年末調整業務などへの活用範囲拡大や他部署との連携強化が期待される一方で、全社展開には支社との間に導入に対する意識の差や、システムへの理解を深めるための時間的配慮が求められるといった課題も存在することが分かりました。

mfloowへの要望を実現されることで、更なるご支援できればと考えております。