「これならすぐ導入できそう」決め手はシンプルかつ使いやすさ 

株式会社ビジネスパートナーは、事業者を対象とした、ファイナンスリース、割賦（ビジネスクレジット）、不動産担保ローンなどの事業を展開しています。

2011年には海外事業部を発足し、現在ではカンボジアとマレーシアを主軸に展開を行い、2022年にはラオスにも進出を果たしました。

そんなグローバルな同社の管理部門で幅広い業務を担っている古田さんと長井さんに今回お話を伺いました。

現在の体制と課題について

ー現在の体制とお二人の業務について教えてください。

古田さん：私たちが所属している管理部門の中にある人事・労務チームは、アルバイトを含め11名が在籍しています。私は、人事の定例業務、社内制度の企画、規程の改訂などに加えてイレギュラーで移転のプロジェクトも担当しています。

長井さん：私も制度の企画を一緒に進めており、その他に労務・総務関係、あとはM&Aなど海外事業に関わる業務も担っています。

ー今までのタスク管理の課題を教えて下さい。

長井さん：Excelで管理してました。個人でタスク管理を行っていたため、誰が何をどこまでやったのか分からなくなることもありました。業務が属人化していて、情報連携ができておらず、抜け漏れも発生するようになっていたので、タスク管理ツールの導入を検討していました。

古田さん：タスク管理の課題に加えて、弊社ではジョブローテーションが多いので、業務が属人化しているのも問題だと感じていました。なので、タスク管理機能はもちろんのこと、マニュアルの役割も果たせるツールを探していました。

導入の経緯と選定理由について

ーmfloowを導入された経緯についてお聞かせください。

古田さん：さまざまなタスク管理ツールの導入を検討したのですが、導入時の作り込みに時間と労力を大幅に取られてしまいそうでなかなか踏み込めずにいました。

しかし、展示会でmfloowのデモ画面を見て「これなら簡単に導入できるかも」と、感じました。できるだけ手間をかけずに導入したかったので、シンプルかつ使いやすいことが重要だったのですが、その点もクリアしていました。

実際に導入してみて、アイコンやデザインも見やすいですし、重くて固まるみたいなこともなく、サクサク使えているのも良かったです。

長井さん：導入検討当初に手厚いサポートがあったのも決め手の一つになりました。通常業務と平行して新しいシステムを導入する時ってどうしても負荷が重くなってしまいますが、サポートがしっかりしていたのでスムーズに導入することができました。

導入後の効果について

ーmfloowの利用人数と、具体的な活用シーンを教えてください。

古田さん：現在、11名在籍しているチームメンバーの中でmfloowを利用しているのは7名です。月次や定期的な業務はもちろんのこと、最近制度が変わった社宅の手続きにも使っています。

毎月行う定例業務に関しては予約設定をしているので、自動で通知が飛んできてうっかり忘れてしまうようなことがなくなりました。イレギュラー対応が必要になった時も、すぐにmfloowでタスク管理ができるようになったので慌てずに対応できています。

長井さん：私は異動対応で使うことが多いです。新入社員の受け入れ対応でも使っていますが、異動が多くて年間約50件発生します。

転勤や海外赴任もあるので、膨大なタスクを短期間で対応する必要があります。mfloowで一度テンプレートを作成してしまえば、次からはそのテンプレートをコピーして使えば良いのでタスク管理が楽になりました。

今では、mfloow内でタスクが整理されて担当者も明確になったので進捗もしっかりと追えるようになりました。

ーよく使う機能はありますか？

長井さん：コメント機能はよく使っています。タスクの注意点や進捗状況、次の担当者へのメッセージをコメントとして残しています。mfloow内にすべて蓄積されていくので、チーム内の情報共有も簡単にできるのが便利です。

古田さん：よく使う機能ではないのですが、私が機能の中で一番驚いたのは、AIが自動で作成するテンプレートの機能ですね。移転プロジェクトを担っているので、試しに「事務所移転」でテンプレートを作成してみたら予想以上にちゃんとタスクが出てきたのでビックリしました。

この機能を使えば、新しいプロジェクトが立ち上がった時でも1からタスクを入れていく必要がないですし、ベースを作ってくれるので要らないタスクは削除、必要なタスクは追加していくだけでタスク一覧が作成できます。

今後の活用について

ー 今後、mfloowをどのように活用していきたいですか？

古田さん：現在、始業前に今日やること、終業前に今日やったことを上長にメールで送っているんですけど、その業務をmfloowで効率化させたいなって思っています。例えば、mfloowで今日の業務のタスク一覧を箇条書きで作成できて、それを報告できたらいいですね。

長井さん：そうですね。あとは、法務部ではすでに少しずつmfloowを使っているんですけど、他の部署でも使う人を増やして横の連携をさらに強化していきたいです。

ー インタビューさせていただき、ありがとうございます。引き続きよろしくお願いいたします。

最後に

ビジネスパートナー様では、個人でタスク管理をしていた上にExcelで管理されていたため、業務の属人化、連携ミス、タスク漏れに課題を感じていらっしゃいました。

mfloowをご導入いただいたことで、業務に関する情報はすべて集約され、ジョブローテーションが多い環境でも業務を標準化・可視化できるようになったとお話していたのが印象に残りました。

mfloowを通じて他部署との連携をさらに強化し、バックオフィス全体の効率化に繋げられるように今後もしっかりサポートさせていただきます。