【財務経理部門のデジタル化】「決算早期化」と属人化しない業務フロー構築の裏側

関東地方で広く食品スーパーマーケットを展開する株式会社ベルク様。

地域社会のライフラインとして、多くの人々の食生活を支えています。今回は、その企業活動の根幹を担う財務経理部の皆様にお話を伺いました。

同部は14名のメンバーで構成され、支払い業務から決算報告書の作成、グループ会社の管理まで、多岐にわたる業務を担当しています。

変化の激しい時代において、同部が長年の課題として抱えていた「業務の進捗管理」をどのように改革し、成果へとつなげたのか。旧システムからの移行の経緯、そしてmfloowの具体的な活用法と今後の展望について、詳しくお話しいただきました。

至る所に散在するチェックリストと、Excel管理の限界

― mfloow導入前は、進捗管理においてどのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

須川さん：進捗管理ツールの導入以前は、月次で行っている業務の進捗は紙で管理しており、完了したらハンコを押して確認するという、非常にアナログな方法をとっていました。その後、ExcelやGoogleスプレッドシートを導入しましたが、新たな問題が発生しました。

Excel管理は、誰かがファイルを開いていると他の人が編集できないという根本的な問題です。スプレッドシートに移行したことで同時編集は可能になったものの、タスクの数だけ項目が増え、横に長くなったシートの中から特定のタスクを探し出すのは一苦労でした。

進捗管理するためにシートを印刷し、A3用紙が5〜6枚となり見づらかったり、またそういったExcelシートが業務ごとに存在したりと情報が分散している状態でした。

これらの進捗管理の紙やExcelシートは、毎月担当者が手作業で過去のデータを消し、新しい月のものを作り直すという運用をしており、業務が完全に属人化していました。

年間スケジュールの業務ともなると、さらに多くのシートが必要となり、進捗確認は担当者による目視に頼らざるを得ませんでした。

その結果、どうしても業務の「抜け漏れ」が発生してしまうことが、私たちにとって最大の課題だったのです。

― 他のツールも利用されていたそうですね。

佐藤さん：はい。Excel管理の限界を感じ、mfloowを利用する前に、業務フロー形式で進捗管理できるシステムを導入しました。

しかし、実際に使ってみると新たな課題が見えてきました。業務フローを作成するのが属人的になったり、作成に時間がかかったりと非常に手間がかかる点です。

吉田さん：また、タスクの開始日は設定できても、明確な「期日」が設定しづらかった点も課題として記憶しています。

当時、他に有力な選択肢が少なかったため、業務フロー形式での進捗管理を進めましたが、運用を続ける中でこれらの課題が浮き彫りになっていきました。

導入の決め手は「圧倒的な移行速度と業務を止めないデータ互換性」

― どのような経緯でmfloowを知り、導入を決定されたのでしょうか？

須川さん：以前のシステムが提供終了するタイミングで、後継ツールとしてmfloowを紹介されたのが直接のきっかけです。

実は、同時期に「Excelライクなシステム」も検討していました 。非常に安価な点が魅力でしたが、完了日を入力する程度の機能しかなく、私たちの求める進捗管理を実現するには不十分だと判断しました。

吉田さん：当時はシステムの切り替えにかけられる時間が限られており、正直なところ追い込まれている状況でした。その中で、すぐに利用を開始できるmfloowは非常に魅力的でした。

導入の最大の決め手となったのは、圧倒的な移行速度とデータ互換性でした。

以前のシステムでは、一つひとつ手作業で入力していたタスク情報を、mfloowではCSV形式によるデータインポートの簡便性によって、短期間でシステム切り替えを可能にしました。これにより、業務を止めずにスピーディに新基盤へ移行できるという、技術的優位性が導入を後押ししました。

スピーディなご対応もあって、無事にシステムを切り替えることができ、導入から約1ヶ月で本格的な運用に乗せることができました。

進捗管理を通じたリソースの最適化で決算早期化を実現

― 現在、mfloowをどのように活用されていますか？

佐藤さん：主に、月次・四半期・年次といった決算業務の進捗管理に活用しています。

これらの業務は、誰が何をいつまでに行うかが明確でないと、業務の遅延が発生し、「このタスクは誰が担当するのか？」という状況に陥りがちでした。

現在は、担当者が毎日mfloowの「マイタスク」機能を開き、自分の担当業務を確認することが日常の一部となっています。また、毎日チャットから直近のタスクサマリーが通知されるのも気に入っているポイントです。

須川さん：元々は人事部門向けに立ち上がったサービスと認識していましたが、バックオフィス部門や間接部門での進捗管理やマニュアル化を目的に、利用されたりする事例もあると聞き、その汎用性の高さを感じています。

― mfloowを導入したことで、どのような効果がありましたか？

須川さん：進捗管理を通じて「決算の早期化」を実現しました。

mfloowによって各タスクの進捗がリアルタイムで可視化されたことで、特定の業務に遅れが生じた際に、すぐに状況を把握し、仕事の段取りを組み替えるといった対応が可能になりました。迅速に対応できるようになった基盤が、結果として「決算の早期化」に大きく貢献しています。

また、ダッシュボード機能も非常に役立っています。

誰がどれくらいのタスクを抱え、そのうちどれだけが未完了なのかが一目でわかるため、担当者ごとの業務量の偏りをなくし、チーム全体の生産性を高めることができました。

財務経理部門の業務手順とオペレーション基盤の構築

― 今後の展望についてお聞かせください。

佐藤さん：現在は決算業務を中心に利用していますが、実はまだスプレッドシートで管理しているチェックリストも残っています。将来的には、これらの業務もすべてmfloowに移行し、財務経理部の業務を一元管理し、部門の業務基盤として確立することを目指しています。

吉田さん：これは、業務マニュアルの自動更新や新任者へのスムーズな業務移管を保証するナレッジベースとしての活用も視野に入れた組織力強化の戦略です。mfloowが、部門の未来の基盤となり、組織的な成長に貢献してくれることを期待しています。

― 貴重なお話をありがとうございました！

株式会社ベルク 執行役員 財務経理部長 須川様コメント

インフラ産業としてスーパーマーケットを展開する当社は、グループ会社の管理も含め、複雑な業務を抱えているため、従来のアナログ管理では「属人化」が課題となっていました。

mfloow導入は、属人化している業務を標準化するデジタル化の一環です。財務経理部では「決算早期化」 と「業務負荷の可視化」を実現し、持続可能な体制を構築できました。

これは社員の「健康で幸せな生活」を支える土台となります。今後はmfloowを業務基盤とし、組織のガバナンスと生産性をより高めていきたいと考えております。

株式会社ベルク 概要

「Better Life with Community（地域社会の人々に より充実した生活を）」を理念に掲げ、埼玉・群馬を中心に全148店舗の地域密着型スーパーマーケットを展開しています。

設立：1959年（昭和34年）5月

代表者：代表取締役社長 原島 一誠

所在地：埼玉県鶴ヶ島市脚折1646番

コーポレートサイト：https://www.belc.jp/