BPMとは？業務改善に効く4つのメリットと進め方5ステップを解説！ 

BPM（ビジネスプロセスマネジメント）とは、企業内のさまざまな業務プロセスを可視化・分析し、継続的に改善していく経営手法のことです。

属人化や非効率なフローを解消し、組織全体の生産性を高める手段として、DXや人手不足が進む今、改めて注目されています。

本記事では、BPMがなぜ注目されているのか、BPRやRPAとの違い、導入のメリットや注意点、そして実際の進め方5ステップまで、業務改善の観点からわかりやすく解説します。

BPM（ビジネスプロセスマネジメント）とは

（１）BPMの定義

BPMとは「Business Process Management」の略で、日本語では「ビジネスプロセスマネジメント」と訳されます。

企業活動を構成するひとつひとつの業務プロセスを可視化し、分析・改善・標準化を継続的に回していく経営手法のことを指します。

特定の業務をスポットで効率化するのではなく、業務全体を「プロセスの連なり」として捉え、組織横断で管理するのがBPMの特徴です。

経営層から現場までが同じ業務フローを見ながら改善を議論できるようになるため、部門最適ではなく全社最適で業務効率化を進められます。

BPMはひとつの決まったソフトウェアやフレームワークを指す言葉ではなく、考え方と実践体系の総称です。

実際の現場では、業務フロー図や業務マニュアル、進捗管理ツール、分析ダッシュボードなど、複数の仕組みを組み合わせて運用するのが一般的です。

最近では、これらの機能を一気通貫で提供する「業務改善プラットフォーム」の登場により、複数ツールを使い分けずにBPMを実践できる環境が整ってきました。

BPMという言葉を知らなくても、「業務を見える化して、継続的に改善したい」というニーズそのものは、多くの企業が抱えているものです。

（２）BPMが注目される背景

BPMという概念自体は2000年代初頭から存在していましたが、近年改めて注目されているのにはいくつかの理由があります。

ひとつは、DX推進の流れの中で、デジタル化の前提として業務プロセスそのものを整理し直す必要性が高まっていることです。

また、人手不足による業務の属人化、ハイブリッドワークによる業務の見えにくさ、SaaSの乱立による業務の分断といった課題も、BPMを必要とさせる要因になっています。

個別にツールを導入しても、業務プロセスの全体像が整っていないと効果が出にくいため、「まず業務プロセスを整える」BPMの発想が評価されているのです。

加えて、AIの進化によって業務自動化の範囲が広がってきたことも、BPMへの注目を後押ししています。

どの業務を自動化するべきかを判断するには、まず業務プロセスが整理されている必要があり、AI活用の前提としてBPMが位置づけられるケースが増えています。

（３）BPMで「回す」PDCAサイクル

BPMの本質は、業務プロセスに対してPDCA（Plan-Do-Check-Action）サイクルを継続的に回すところにあります。

業務を可視化して現状を把握し、課題を分析して改善策を計画し、実行して結果を測定し、さらに次の改善へとつなげていく一連の流れを、組織の文化として定着させることが重要です。

一度の見直しで終わらせず、継続的に改善を回していけるかどうかが、BPMの成否を分けるポイントになります。

BPMと混同されやすい3つの概念との違い

BPMはBPRやRPA、ワークフローシステムといった近接概念と混同されやすいです。ここではそれぞれとの違いを整理します。

1. BPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）との違い

2. RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）との違い

3. ワークフローシステムとの違い

（１）BPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）との違い

BPR（Business Process Re-engineering）は、既存の業務プロセスをゼロベースで見直し、抜本的に再設計する取り組みのことです。

1990年代に提唱された手法で、大規模かつ一回性のプロジェクトとして実施されることが多いのが特徴です。

一方BPMは、既存の業務プロセスを起点としながら、小さな改善を継続的に積み重ねていく「運用」に軸足を置いた手法です。

BPRが「大きく壊して作り直す」アプローチだとすれば、BPMは「回しながら改善し続ける」アプローチといえます。

実務では、BPRで大規模再設計をした後、BPMで継続運用に乗せるという組み合わせも一般的です。

（２）RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）との違い

RPAは、パソコン上の定型的な作業をソフトウェアロボットが代行する自動化技術のことです。

データの入力や転記、集計といった単純作業を自動化することで、作業時間を削減できます。

RPAは「作業単位」の自動化ツールであり、BPMのような「プロセス単位」の管理手法ではありません。

ただし、BPMで業務プロセスを整理した後に、定型作業の部分をRPAで自動化するといった組み合わせは非常に相性が良く、BPM実践の中でRPAが手段として登場することも多くあります。

RPAだけを先行導入すると、非効率な業務プロセスがそのまま自動化されてしまい、「無駄な作業を高速でこなすロボット」ができあがるリスクがあります。

BPMで業務そのものを見直したうえでRPAを適用する、という順序が理想的です。

（３）ワークフローシステムとの違い

ワークフローシステムは、申請・承認・回覧といった業務の流れをデジタル化し、電子的に処理できるようにする仕組みです。

稟議書の電子承認や経費精算のデジタル化などが代表例です。

ワークフローシステムは主に「承認フローの自動化」にフォーカスしているのに対し、BPMはより広く、業務プロセス全体の設計・可視化・改善までを含みます。

ワークフローはBPMを支える一要素という位置づけです。

BPMが求められる4つの理由

個別にツールを導入しても業務プロセスの全体像が整っていないと効果が出にくいため、業務全体を整理し、継続的に改善していくための手法として、BPMが不可欠な経営基盤として求められています。

ここでは、企業が今、BPMが求められる4つの具体的な理由について解説します。

1. DX推進と業務プロセスの複雑化

2. 人手不足と属人化の深刻化

3. ハイブリッドワークによる業務の見えにくさ

4. 継続的な生産性向上への経営圧力

（１）DX推進と業務プロセスの複雑化

DX推進の号令のもと、多くの企業がSaaSやクラウドサービスを導入した結果、業務プロセスがかえって複雑化しているケースが少なくありません。

ツールごとに情報が分断し、部門間で同じデータを二重入力する状況も頻発しています。

こうした分断を整理し、業務全体をひとつの流れとして設計し直すために、BPMの考え方が必要とされています。

（２）人手不足と属人化の深刻化

少子高齢化による人材不足は、多くの業界で深刻化しています。

限られた人員で回すために、特定の担当者に業務が集中し、属人化が進みやすい状況です。

その人が休んだり退職したりすると業務が止まる、というリスクを解消するためにも、業務プロセスを可視化し、誰でも回せる状態に整えていくBPMが求められています。

（３）ハイブリッドワークによる業務の見えにくさ

在宅勤務とオフィス勤務が混在するハイブリッドワークでは、同じフロアで隣の人の仕事を見て把握することができません。

「誰が、どの業務の、どの工程を、どこまで進めているのか」が見えにくくなり、遅延や抜け漏れが起きやすくなります。

業務プロセスをシステム上で可視化し、リアルタイムに進捗を把握するBPMのアプローチは、ハイブリッドワーク時代のスタンダードになりつつあります。

物理的に同じ空間にいなくても、業務の状況を同じ画面で共有できる状態を作ることが、チームの生産性を保つための前提条件になってきました。

（４）継続的な生産性向上への経営圧力

人件費の上昇や原材料費の高騰が続く中、企業には継続的な生産性向上が求められています。

一回きりの業務改善ではなく、毎年・毎月の単位で改善を積み重ねていく仕組みが必要です。

BPMは、改善を「プロジェクト」ではなく「仕組み」として組織に埋め込む発想であるため、経営的な要請とも噛み合っています。

短期の成果だけでなく、中長期で効いてくる経営基盤への投資として、BPMに取り組む企業が増えています。

BPMを導入する4つのメリット

ここでは、BPMを導入することで企業が得られる4つの具体的なメリットについて、業務改善の観点から解説します。

1. 業務プロセスの可視化による課題の早期発見

2. 属人化の解消と業務品質の標準化

3. ムダ・ムリ・ムラの削減による業務効率化

4. 改善活動の継続とPDCAの定着

（１）業務プロセスの可視化による課題の早期発見

BPMの出発点は、業務プロセスを可視化することです。

業務フローを図や一覧で整理することで、誰がどの工程を担当し、どの順番で業務が進んでいるのかが一目でわかるようになります。

可視化されると、「この工程で待ち時間が長い」「この承認だけ形骸化している」「この業務は複数部門が同じことをやっている」といった課題が浮かび上がってきます。

問題が見えるようになるだけで、改善の第一歩が踏み出せます。

これまで「なんとなく忙しい」「なぜかミスが多い」と感覚的に捉えていた業務の課題を、具体的な工程・担当・時間として議論できるようになることは、経営判断の精度を上げるうえでも大きな効果をもたらします。

（２）属人化の解消と業務品質の標準化

業務プロセスを可視化し、手順を標準化することで、特定の担当者しか知らない「職人技」だった業務も、誰でも回せる業務に変わっていきます。

マニュアルとしてナレッジを残せるため、新人教育や引き継ぎにかかる時間も短縮できます。

標準化によって品質のばらつきが減り、ミスやクレームの発生も抑えられます。属人化の解消は、リスクマネジメントの観点からも重要な効果です。

（３）ムダ・ムリ・ムラの削減による業務効率化

可視化された業務プロセスを分析すると、ムダな承認ステップ、ムリな工数配分、部署間のムラなどが見つかります。

業務プロセスを整理・再設計することで、業務のリードタイムを短縮し、工数を削減できます。

効率化されたプロセスで生まれた時間を、より付加価値の高い業務や新しい取り組みに振り向けられる点も、BPMの大きな利点です。

（４）改善活動の継続とPDCAの定着

BPMは単発の改善で終わらず、PDCAを回し続けることを前提にした手法です。

改善した結果をモニタリングし、さらに次の課題を見つけて改善する、というサイクルが組織文化として根付いていきます。

「改善しましょう」という号令だけで終わらせず、日々の業務の中に改善活動を織り込める点が、他の業務改善手法との大きな違いです。

改善の仕組みが定着すると、現場から自発的に改善提案が上がってくるようになり、経営層が旗を振らなくても組織全体の生産性が底上げされていきます。

BPM導入時に知っておくべき3つの注意点

BPM（ビジネスプロセスマネジメント）は、業務改善に大きな効果をもたらす手法ですが、導入プロセスや運用方法を誤ると、その効果が半減したり、プロジェクト自体が頓挫したりするリスクがあります。

ここでは、BPM導入を成功に導くために、プロジェクトを始める前に必ず知っておくべき3つの注意点について解説します。

1. 現場の協力なしには失敗する

2. 一度で完璧を目指さない

3. ツールだけ入れても定着しない

（１）現場の協力なしには失敗する

BPMは「現場の業務プロセス」を対象とする取り組みのため、現場の協力なしには成立しません。

経営や情報システム部門だけで設計しても、現場の実態と乖離した業務フローが出来上がってしまい、結局使われなくなるケースがあります。

導入プロジェクトには必ず現場の担当者を巻き込み、実際の業務感覚に即したプロセスを設計することが大切です。

（２）一度で完璧を目指さない

BPMの特徴は「継続的改善」にあります。にもかかわらず、最初から完璧な業務フローを設計しようとすると、準備段階で時間を使い果たし、運用に至らないまま頓挫してしまうことがあります。

まずは優先度の高い業務から小さくスタートし、運用しながら磨き込んでいく姿勢が成功の鍵です。

（３）ツールだけ入れても定着しない

BPMツールを導入すれば自動的に業務が改善されるわけではありません。

ツールはあくまで手段であり、改善を進める組織体制やルール、運用ルーチンが伴って初めて効果を発揮します。

ツール導入と同時に、「誰が業務プロセスのオーナーか」「どれくらいの頻度で見直すか」といったガバナンス設計も進めることが重要です。

ツール・運用ルール・推進体制の3点セットを揃えてはじめて、BPMは組織の中で機能する仕組みとなります。

BPMの進め方5ステップ

BPMを実務で進める場合、次の5ステップで取り組むのが基本です。

1. 対象業務の選定と現状把握

2. 業務プロセスの可視化（As-Is）

3. 課題分析と改善プロセス設計（To-Be）

4. 改善策の実行とモニタリング

5. 評価と継続的改善

（１）対象業務の選定と現状把握

まずは、どの業務からBPMを適用するかを決めます。

すべての業務を一度に対象にするのは現実的ではないため、「ミスや遅延が多い」「時間がかかっている」「関わる人数が多い」など、改善効果が大きそうな業務を優先的に選ぶのがポイントです。

対象が決まったら、現場へのヒアリングや関連資料の収集を通じて、現状の業務実態を把握します。

（２）業務プロセスの可視化（As-Is）

現状の業務プロセスを、フロー図や一覧表にまとめて可視化します。

誰が、どの順番で、どの情報を受け取り、どの成果物を次の担当者に渡しているのかを、「As-Is（現状の姿）」として整理します。

この段階で初めて、部署ごとに認識が食い違っていたり、公式のマニュアルには載っていない暗黙のやり方があったりすることに気付きます。

（３）課題分析と改善プロセス設計（To-Be）

可視化された業務プロセスを分析し、ボトルネック・重複作業・無駄な承認・形骸化した業務などを洗い出します。

その上で、「To-Be（あるべき姿）」としての改善プロセスを設計します。

設計の際には、業務を単に減らすだけでなく、自動化できる部分はSaaSやRPAに任せる、情報連携を強化するといった視点も取り入れます。

To-Beの姿は完璧を目指しすぎず、「現状より明らかに良い」レベルで一度合意し、運用しながら精緻化していくほうが現場に定着しやすくなります。

（４）改善策の実行とモニタリング

設計した新しい業務プロセスを現場に展開し、実際に運用を始めます。

運用開始後は、リードタイム、担当者の負荷、ミスの発生件数などの指標をモニタリングし、計画通りに改善効果が出ているかを確認します。

ダッシュボードなどで進捗や負荷がリアルタイムに見える状態を作っておくと、改善効果の検証がスムーズに進みます。

現場担当者の感覚値だけに頼らず、数値で状況を把握できる状態を作ることが、継続的なPDCAの前提条件になります。

（５）評価と継続的改善

一定期間運用した後、指標をもとに改善の結果を評価します。

想定した効果が出ていない場合は原因を分析し、次の打ち手を設計します。

効果が出ていた場合でも、そこからさらに精度を高める改善が可能か検討します。

このステップを繰り返し、業務プロセスを継続的に磨き込んでいくのがBPMの本質です。

BPMを成功させるためのツール選びの5つのポイント

BPMの取り組みを支援するツールは数多く存在しますが、選び方を誤ると「導入したのに使われない」「データが分断して効果検証ができない」といった失敗につながります。

ここでは、BPMを成功に導くツール選びのポイントを5つ解説します。

1. 可視化から運用・分析まで一気通貫でカバーできるか

2. 現場が使い続けられる操作性とサポート体制があるか

3. 外部SaaSやAIとの連携性があるか

4. 改善効果を可視化できるダッシュボードと分析機能があるか

5. 導入後の定着支援とテンプレートの充実度があるか

（１）可視化から運用・分析まで一気通貫でカバーできるか

BPMでは、業務フローの可視化、マニュアル化、進捗・タスク管理、改善分析という一連の流れを継続的に回す必要があります。

これらを別々のツールで分担すると、フロー図・マニュアル・タスクのデータが分断し、改善のたびにすべてを更新する手間が膨らんでしまいます。

ツール選びの最初の観点は、これらの機能を一気通貫でカバーできるかどうかです。

フロー図描画ツール、マニュアル管理ツール、タスク管理ツールが別々になっていると、運用の途中で更新が追いつかなくなり、現場の業務実態とドキュメントが乖離していきます。

BPMの本質は「継続的な改善」にあるため、運用の中でフロー・マニュアル・進捗・分析が連動して更新される仕組みを備えたツールを選ぶことが、長期的な定着の前提条件になります。

（２）現場が使い続けられる操作性とサポート体制があるか

BPMの主役は経営層でも情報システム部門でもなく、実際に業務を回している現場の担当者です。

どれだけ機能が豊富でも、現場が使いこなせなければツールは早晩使われなくなります。

操作画面の直感性、入力負荷の軽さ、スマートフォンからの操作可否といった日常的な使いやすさを必ず確認しましょう。

可能であれば、導入前に現場の担当者を巻き込んだトライアルを実施し、実業務でのフィードバックを得てから本契約に進むのが理想です。

加えて、導入時のオンボーディング支援や、運用開始後の問い合わせ対応の体制もチェックポイントです。

社内に専任の運用担当者を置けない企業ほど、ベンダー側のサポート品質が定着率を大きく左右します。

（３）外部SaaSやAIとの連携性があるか

業務プロセスはBPMツール単体で完結することはほとんどありません。

チャットツール、勤怠システム、会計ソフト、CRM、ファイル共有サービスなど、業務には必ず複数のSaaSが関わってきます。

BPMツールがこれらの外部サービスと連携できないと、結局は手作業での転記や二重入力が発生し、自動化の効果が大きく削がれてしまいます。

APIによる連携、iPaaSとの接続可否、主要SaaSのコネクタの有無を、導入前に必ず確認しておきましょう。

近年は、AIによる業務自動化との組み合わせも重要な観点です。

ドキュメントの自動要約、自動分類、入力補助といったAI機能を業務フローの中に組み込めるツールであれば、人手不足の解消にも直接的に貢献します。

（４）改善効果を可視化できるダッシュボードと分析機能があるか

BPMはPDCAを継続的に回す手法であるため、改善した結果を数値で把握できる仕組みが必須です。

リードタイム、処理件数、遅延件数、担当者ごとの負荷状況といった指標をダッシュボードで一覧できるかどうかは、運用の質を大きく左右します。

数値で示せると、改善効果を経営層や他部門に説明するときの説得力が一段上がります。

「なんとなく良くなった気がする」ではなく、「平均リードタイムが3日から1日に短縮された」と語れることで、次の投資判断や全社展開の合意形成も進めやすくなります。

ダッシュボードはあらかじめ用意されたものに加えて、自社の業務に合わせて指標をカスタマイズできるか、CSV等でエクスポートして社内の経営報告に組み込めるかも、あわせて確認しておくと安心です。

（５）導入後の定着支援とテンプレートの充実度があるか

BPMツールは導入して終わりではなく、運用に乗せて初めて価値が出る仕組みです。

同業他社の業務テンプレートがあらかじめ用意されていたり、導入時に伴走してくれる体制が整っていたりすると、立ち上がりのスピードに大きな差が生まれます。

人事労務、経理、総務、情報システムといったバックオフィス業務には、業界を問わず共通するプロセスが多くあります。

これらのベストプラクティスをテンプレートとして提供しているサービスであれば、ゼロから業務フローを設計する負荷を大きく下げられます。

加えて、運用開始後の定例ミーティングや、活用状況を可視化するヘルススコアといったカスタマーサクセス支援の有無もチェックポイントです。

BPMを定着させている企業ほど、こうした伴走支援を上手に活用しています。

業務改善にはmfloow

mfloow（エムフロー）は、業務フロー整理からマニュアル化、運用（進捗管理・工数管理）、分析・改善を一気通貫でできる業務改善プラットフォームです。

BPMで必要とされる「可視化」「標準化」「運用」「改善」のサイクルを、ひとつのツール上で回せるように設計されています。

また、業務フローを可視化して担当者と期限を自動で割り当て、進捗や遅延をリアルタイムに把握することができます。

繰り返し発生する業務は、時期が来るだけで自動で業務が立ち上がり、タスクの担当者や期日を設定させることも可能です。

さらに、ダッシュボードで負荷を可視化することでボトルネックを特定し、業務効率化や業務改善につなげられます。

人事労務・経理・総務・情報システムといったバックオフィス業務はもちろん、営業・カスタマーサクセスの業務プロセスにも幅広く活用されています。

よくある質問（FAQ）

Q1. BPMとBPMSの違いは何ですか？

BPMは「ビジネスプロセスマネジメント」という手法・考え方そのものを指す言葉です。

一方BPMSは「Business Process Management System」の略で、BPMを実践するためのソフトウェア製品の総称を指します。

つまりBPMが概念、BPMSがそれを支える仕組みという関係です。

BPMS単体を導入しても、BPMの考え方が組織に根付いていなければ十分な効果は得られません。

Q2. 中小企業でもBPMは必要ですか？

必要です。

むしろ、人員が限られる中小企業こそ、属人化や二重入力の影響が大きく、BPMで業務プロセスを整える効果が出やすいといえます。

最初から全社的に大きく導入する必要はなく、ひとつの業務から小さく始めることが可能です。

Q3. Excelで業務プロセスを管理するのでは不十分ですか？

業務プロセスの初期整理であればExcelでも可能ですが、継続的な運用やリアルタイムな進捗管理、他の担当者との同時編集、外部サービスとの連携などを考えると、専用のプラットフォームに移行したほうがスムーズです。

Excelでの管理は、一定規模を超えると属人化とバージョン管理の課題が表面化しやすくなります。

Q4. BPM導入の期間と費用の目安はどれくらいですか？

対象業務の範囲や企業規模によって大きく異なるため一概には言えませんが、ひとつの業務を対象にしたスモールスタートであれば、数週間から数カ月で最初の運用開始までたどり着けるケースが多いです。

費用もツールや支援内容によって幅があるため、検討の際は複数のサービスで比較することをおすすめします。

まとめ

BPMとは、企業内の業務プロセスを可視化・分析し、継続的に改善していく経営手法のことです。

DX推進や人手不足、ハイブリッドワーク、経営圧力といった背景から、BPMは改めて注目されています。

BPMツールを導入することで、業務の可視化による課題の早期発見、属人化の解消、ムダ・ムリ・ムラの削減、改善活動の定着といったメリットが期待できます。

実際に取り組む際は「対象業務の選定→可視化→課題分析と設計→実行とモニタリング→評価と継続的改善」の5ステップで進めるのが基本です。

業務改善のための具体的な手段として、mfloowは業務フローの可視化からマニュアル化、運用、分析までを一気通貫でサポートします。

より詳しい進め方は、ぜひ資料もあわせてご覧ください。