年末が近づくと、人事担当者にとって欠かせない業務である「年末調整」が本格化します。年末調整は、従業員の税額を確定し、企業の源泉徴収義務を果たすために重要な手続きですが、初めて担当する方や経験の浅い方には複雑に感じるかもしれません。しかし、業務を正確に進めることで、ミスを防ぎ、効率的な対応が可能になります。本記事では、年末調整の基本から、担当者が押さえておくべきスケジュールや業務の効率化に役立つポイントまでを詳しく解説します。年末調整とは?年末調整とは、「源泉徴収義務者である企業が、従業員の給与や賞与から源泉徴収した税額の年間合計額と年税額を一致させる精算の手続き」のことです。通常、給与や賞与から控除される所得税は概算で計算されているため、年末に実際の所得や控除額を反映して再計算し、税金の過不足を精算します。多く徴収していた場合は差分を還付、少ない場合は追加で徴収を行います。多くの従業員は、年末調整を企業が行うことで所得税が確定し納税も完了しますので、従業員は確定申告をしなくてもよく、手間が軽減されると同時に、税務処理が適正に行われます。企業側としては、従業員の税金を正しく計算し、源泉徴収義務を果たすことで法令遵守につながります。年末調整の目的年末調整の主な目的は、年間を通じて正確な所得税額を算出し、過不足を精算することです。毎月の源泉徴収税額は「給与所得の源泉徴収税額表」に基づき概算で計算されていますが、1年の間に従業員の状況はさまざまに変化します。例えば、扶養家族の増減、昇給や転職、生命保険料や住宅ローンの支払いなど。これらの変動は毎月の源泉徴収には反映されていないものもあるため、年末にまとめて再計算し、徴収し過ぎた税金が還付されるように、もしくは不足分が追加徴収されるように調整することで、適正に税務処理がなされるのです。年末調整をしないとどうなる？所得税法の定めにより、年末調整は従業員を雇用する会社の義務です。年末調整をしないままでいると、1年以下の懲役もしくは50万円以下の罰金が命じられる可能性があります。さらに罰金とは別に、延滞税や過少申告加算税などの追徴課税が課せられるケースもあります。また、年末調整の対象にもかかわらず行わなかった従業員には「所得税の還付が受けられない」「次年度の住民税が高額になる」などの実害が発生します。年末調整は企業の義務として、滞りなく実施しなければなりません。参照元：所得税法 | e-Gov 法令検索年末調整の対象者年末調整は全ての人が対象となるわけではありません。原則として、会社に「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出している従業員が年末調整の対象になります。しかし、例外的に年末調整の対象とならない人もいるため、次の項目で条件を確認しましょう。対象となる人年末調整の対象となるのは、主に以下の条件を満たす人です。1. 1年を通じて勤務している人2. 年の中途で就職し、年末まで勤務している人3. 年の中途で退職した人のうち、次の人① 死亡により退職した人② 著しい心身の障害のため退職した人で、本年中に再就職ができないと見込まれる人③ 12月中に支給期の到来する給与の支払を受けた後に退職した人④ パートタイマーとして働いている人などが退職した場合で、本年中に支払を受ける給与の総額が103万円以下である人4. 年の中途で、海外の支店へ転勤したことなどの理由により、非居住者となった人（国内に住所も1年以上の居所も有しない人）出典：国税庁 「年末調整のしかた」 Ⅱ-2. 年末調整の対象となる人 ※3および4に該当する場合は、退職時や非居住者となった時に年末調整を行いますので、一般的な年末調整とは実施時期が異なります。これらの条件を満たす給与所得者は、原則として年末調整の対象となります。ただし、複数の会社から給与を得ている場合は、主たる給与を支払う会社で年末調整を行うことになります。対象とならない人一方で、以下のような人は年末調整の対象とはなりません。1. 1年間の主たる給与の収入金額が2,000万円を超える人2. 災害により被害を受けて、「災害減免法」の規定により、その年の給与に対する所得税の徴収猶予又は還付を受けた人3. 2か所以上から給与の支払を受けている人で、他の給与の支払者に扶養控除等（異動）申告書を提出している人や、年末調整を行うときまでに扶養控除等（異動）申告書を提出していない人（月額表又は日額表の乙欄適用者）4. 年の途中で退職した人で、対象となる人の3に該当しない人5. 非居住者6. 継続して同一の雇用主に雇用されない日雇労働者など出典：国税庁 「年末調整のしかた」 Ⅱ-2. 年末調整の対象となる人年末調整の対象とならない人は、原則として確定申告を行う必要があります。特に、複数の収入源がある場合や、年の途中で入社した方が前職の源泉徴収票を提出できなかった場合、年末調整では受けられない特殊な控除を受ける場合などは、自身で確定申告を行うことで、正確に税額を計算し、納付や還付を受けることができます。このような人には、期限までに住所地の所轄税務署に確定申告書を提出するよう企業からも案内しましょう。＜間違いやすいポイント＞Q. 副業を行っている従業員の年末調整についてA. 副業をしている場合でも、年末調整は本業の会社、一社でのみ受けることができます。また、副業の所得が20万円を超える人は、従業員自身で確定申告を行う必要があります。なお、20万円以下の場合は、原則所得税の確定申告は不要ですが、医療費控除や住宅ローン控除を受けるために確定申告をする場合は、一緒に所得の申告をする必要があります。Q. パートやアルバイトスタッフは年末調整の対象者かA. パートやアルバイトでも、給与収入が103万円を超える場合など条件にあてはまれば年末調整の対象となります。給与所得者の扶養控除等（異動）申告書を提出していれば年末調整の対象者だと認識しておきましょう。年末調整と確定申告年末調整と確定申告は、どちらも1年間の所得税額を確定する手続きですが、対象者や手続き方法、内容に異なる点があります。ここでは両者の違いや、どのような場合に手続きが必要となるか確認してみましょう。年末調整と確定申告の違い年末調整は、「年末調整とは？」で説明したように、給与所得者本人に代わって会社が行う手続きで、所得税の過不足を精算するために行うことを目的としています。一方、確定申告は納税者本人が自ら行う手続きで、個人事業主やフリーランス、複数の収入源がある人などが対象となります。年末調整では主に給与所得に関する税金を精算しますが、確定申告ではあらゆる種類の所得を申告し、税金を計算します。また、年末調整は12月に行われるのに対し、確定申告は翌年の2月16日から3月15日までの期間に行います。なお、還付申告の場合は、翌年の1月1日から申告が可能です。年末調整では受けられない控除年末調整では、基礎控除、配偶者控除、扶養控除、社会保険料控除、生命保険料控除などの一般的な控除は適用できますが、以下のような控除は受けられません：・医療費控除・寄附金控除・住宅ローン控除（1年目）・給与所得者の特定支出控除 等これらの控除を受けたい場合は、確定申告を行う必要があります。特に、医療費控除や住宅ローン控除は多くの人に関係する可能性が高いため、注意が必要です。確定申告が必要になるケース以下のようなケースでは、年末調整を受けている・いないにかかわらず確定申告が必要になる場合があります：1. 給与の年間収入金額が2,000万円を超える人2. 1か所から給与の支払を受けている人で、給与所得および退職所得以外の所得の金額の合計額が 20万円を超える人3. 2か所以上から給与の支払を受けている人で、年末調整されなかった給与の収入金額と給与所得および退職所得以外の所得金額との合計額が20万円を超える人4. 同族会社の役員などで、その同族会社から貸付金の利子や資産の賃貸料などを受け取っている人5. 災害減免法により源泉徴収の猶予などを受けている人6. 源泉徴収義務のない者から給与等の支払を受けている人7. 退職所得について正規の方法で税額を計算した場合に、その税額が源泉徴収された金額よりも多くなる人出典：国税庁 「No.1900 給与所得者で確定申告が必要な人」これらのケースに該当する場合は、自身で確定申告を行う必要があります。不明な点がある場合は、税務署に相談するのが良いでしょう。企業が年末調整をスムーズに進めるためのタスクとスケジュール年末調整を円滑に進めるためには、事前の準備と計画が不可欠です。以下に、年末調整に関する一般的なタスクとスケジュールを記載しましたので、ぜひ参考にしてください。年末調整の準備 (10月～11月)・法改正に関する情報収集と社内での共有・新しい書式や電子システムの準備・年末調整に必要な書類の準備（扶養控除等申告書、保険料控除申告書など）・従業員への年末調整の案内と必要書類の配布・人事部門と経理部門の連携体制の確認10月から11月にかけては、年末調整の準備期間です。年末調整に関わる最新の税制改正内容を確認し、必要に応じて年末調整マニュアルの更新を行いましょう。※令和6年度税制改正に伴い実施される定額減税については、国税庁の特設サイトにて最新情報をご確認ください。国税庁 定額減税特設サイト必要書類が準備できたら、年末調整のスケジュールや提出書類、提出期限について、早めに従業員へ案内をすることが重要です。また、他部門との連携体制やシステムの動作確認など、この期間に十分な準備を行うことで、後の作業をスムーズに進めることができます。従業員からの書類提出・確認 (11月～12月)・従業員から提出された書類の回収・提出された書類の確認と不備の修正依頼・各部署への確認依頼11月中旬から12月上旬にかけては、従業員から必要書類を回収し、確認をする期間です。提出された書類に不備や不足があれば、従業員に修正・不足書類の提出を依頼します。また、必要に応じて、記入方法の指導や控除に関する問い合わせ対応を行います。この段階で正確な情報を収集することが、後の作業の正確性につながります。特に、扶養控除等申告書の内容は重要なので、慎重にチェックしましょう。年末調整の実施と源泉徴収票の交付 (12月)・年末調整の計算・給与システムへの反映・計算結果の確認と必要に応じて修正・所得税の過不足分の還付または追加徴収・給与所得の源泉徴収票の作成・従業員に源泉徴収票を交付12月中旬から下旬にかけては、実際の年末調整作業を行います。この期間は、正確な計算と書類作成が求められます。特に、源泉徴収票は従業員に交付するものなので、誤りがないよう十分注意が必要です。書類作成 (12月～翌年1月)年末調整が完了すると、税務署や市区町村への提出書類の作成作業が始まります：・法定調書合計表の作成・提出が必要な支払調書や源泉徴収票の整理・給与支払報告書の作成書類提出 (翌年1月)翌年1月31日までに、作成した書類の提出を行います：・企業の所轄税務署に法定調書合計表・源泉徴収票・支払調書を提出・従業員の住所地の市区町村に給与支払報告書・総括表を提出期限内に正確に提出することが重要です。法定調書合計表の作成には、給与・退職金の源泉徴収票以外の支払調書の情報が必要となります。時間的ゆとりを持って経理担当者と連携し対応をしましょう。保管 (法定期間)以下に記載している年末調整関連書類は、法定期間7年間保管する必要があります：・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書・給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書・給与所得者の保険料控除申告書・給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書これらの書類は税務調査の際に必要となる場合があります。適切に管理し、法定期間中は紛失しないよう注意しましょう。年末調整のスムーズな連携のために年末調整を円滑に進めるためには、企業と従業員の両方の協力が必要です。企業側は、手続きの重要性を従業員に周知し、書類の提出期限を明確に伝えるとよいでしょう。従業員は、期限を守って正確に書類を提出し、不明点があれば早めに人事担当者に相談しましょう。双方のコミュニケーションを大切にし、協力して取り組むことが重要です。年末調整など、煩雑かつ膨大なタスクが発生する手続き業務。弊社が提供する「mfloow（エムフロー）」はそのようなタスク管理をはじめ、手続き業務を簡単に一元管理をすることができます。「mfloow（エムフロー）」は、入退社や異動、産休・育休など、従業員が働く上で発生する従業員の「ライフサイクル手続き」の他、年末調整のような人事担当者が担う業務についても一元管理できるクラウドツール（SaaS）です。手続き業務で発生しがちな「タスク漏れによる遅延」「連携ミス」「業務の属人化」を防ぎ、シームレスな情報の共有と蓄積を実現し、タスク管理に伴うストレスからの解放を目指しています。