業務改革とは？業務改善との違いや具体的な5つの進め方を徹底解説！ 

業務改革（BPR)とは、企業の業務プロセスを根本から見直し、抜本的に再構築する手法です。

従来の延長線上で行う「業務改善」とは異なり、ゼロから仕組みを再設計する点が特徴がです。

本記事では、業務改善やDX（デジタルトランスフォーメーション）との違い、具体的な進め方や成功事例などをわかりやすく紹介します。

業務改革とは？｜目標達成に向けて根本からの見直しや再構築を行うこと

業務改革とは「企業や組織が目標達成のために根本から組織を再設計すること」を指します。

たとえば、組織構造を見直したり業務フローを再構築したり、人事評価制度を変更するなど、従来の枠組みを大きく変える取り組みです。

目的は、部分的な改善ではなく組織全体の効率化・最適化を図ることにあります。既存の仕組みを一度白紙に戻し、ゼロから構築し直すという全社的な抜本改革である点が特徴です。

なお、BPR（Business Process Re-engineering）という概念は1990年代に米国で提唱され、日本でもバブル崩壊後に注目されました。

近年ではICT技術の進歩に伴い、DX推進の一環として業務改革が改めて注目されています。

業務改善やDXとの違い

業務改革は、業務改善やDXと混同されることがあります。ここでは、それぞれの違いを確認しましょう。

• 業務改革と業務改善の違い

• 業務改革とDXの違い

業務改革と業務改善の違い

業務改善は「今の仕組みを磨き上げること」を目的とし、業務改革は「仕組みそのものを刷新すること」を目指します。

前者は現状のプロセスを前提に、現場主導でムダや非効率を排除して生産性を高める「部分最適」の手法です。 

対して後者は、ビジネスモデルや組織構造、IT基盤までをゼロベースで再構築し、経営視点で「全体最適」を実現する抜本的変革といえます。 

この「修正」か「再設計」かという変革の深度と範囲こそが、両者の決定的な違いです。

業務改革とDXの違い

業務改革は「社内プロセスの最適化」を目的とし、DXは「顧客価値やビジネスモデルの変革」を目指します。

前者はあくまで既存業務を再構築する手段ですが、後者はその先に「顧客価値の創出」や「競争優位の確立」を見据えた経営課題です。 

両者は密接に関わりますが、ゴールが「社内の効率化」か「市場での勝算」かという視座において決定的に異なります。

業務改革で得られる6つのメリット

業務改革を行うことで、多くのメリットが得られます。ここでは、6つのメリットを紹介します。

1. 業務効率化の向上

2. 業務の属人化防止

3. 長時間労働の解消

4. コストの削減

5. 従業員のモチベーションアップ

6. 顧客満足度の向上
   
   

（１）業務効率化の向上

業務改革によって業務プロセス全体を見直すことで、業務効率化が実現します。無駄な作業や重複する手順を削減でき、生産性が向上するのです。

たとえば、手作業だった処理をシステム化することで作業時間が短縮され、その分を他の付加価値の高い業務に充てられるようになります。

生産性の向上によって、限られたリソースでより多くの成果を出せるようになるでしょう。

また、全社的な視点で見直すことで従来見過ごされていたボトルネックを特定し、解消できるようになります。

その結果、よりスムーズな業務運営が可能となり、生産性向上につながるのです。

（２）業務の属人化防止

業務改革によって業務を標準化・マニュアル化することで、特定の人にしかできない「属人化」を防止できます。

ノウハウや情報をチームで共有し、誰でも同じ品質で業務を遂行できる仕組み整備が可能です。

属人化を解消することで、ある担当者が休んだり退職したりしても業務に支障が出にくくなります。

従業員の入れ替わりがあっても円滑に引き継ぎでき、組織として安定した業務運営が可能となります。

また、業務のマニュアル化によって未経験者や新入社員でも業務を習得しやすくなり、戦力化までの時間を短縮可能に。

属人化を排除することで、人材の配置や採用も柔軟に行えるようになるでしょう。

（３）長時間労働の解消

業務改革により長時間労働の解消も期待できます。業務のムダを省き、各人の負担を適正化することで、残業時間を削減することが可能です。

たとえば、属人化の解消や業務の自動化によって、一人の従業員に集中していた作業を分散させたり、定型作業の所要時間を短縮したりできます。

残業削減によって、従業員はワークライフバランスを保ちやすくなり、労働環境の改善が実現できるはずです。

結果として従業員の疲弊を防ぎ、生産性の維持向上にも寄与します。

長時間労働の是正は企業の重要課題でもあり、業務改革によってそれを実現できれば、従業員の健康維持や企業イメージの向上にもつながるでしょう。

（４）コストの削減

業務改革はコスト削減にもつながります。

無駄な工程や重複業務を廃止することで、それらに費やしていた人的リソースや時間を削減可能です。

たとえば、紙資料をなくしてデジタル化したり、システム導入による自動化したりすることで、作業コストや印刷費などの経費を節約できます。

人件費や残業代の削減効果も期待でき、業務改革を通じて生産性向上とコスト最適化を両立できるはずです。

浮いたコストは他の戦略的な投資に回すことも可能になるでしょう。

全社的な視点で業務フローを見直すことで、ムダなコスト構造を是正し、企業の収益性向上にも寄与します。

（５）従業員のモチベーションアップ

業務改革によって従業員のモチベーションも向上します。

無駄な作業が減り、働きやすい環境が整うことで、従業員の仕事に対する満足度が高まります。

業務の効率化で生まれた時間をスキルアップや創造的な業務に充てられるようになれば、従業員の成長意欲も刺激されるでしょう。

また、業務改革のプロジェクトに従業員が参加することで、自ら職場を良くしているという当事者意識が芽生え、会社へのエンゲージメント（愛着心）も高まります。

働きがいのある職場は人材定着率の向上にもつながり、結果的に組織全体の活力が増すと期待できます。

（６）顧客満足度の向上

業務改革は社内だけでなく顧客満足度の向上にもつながります。

業務効率が上がりサービス提供のスピードが速くなることで、顧客の待ち時間短縮や迅速な対応が可能になります。

また、業務の標準化によってサービス品質にムラがなくなり、常に一定レベル以上の対応を提供できるようになるはずです。

従業員のモチベーション向上も相まって、顧客への応対品質や製品のクオリティが向上すれば、顧客からの信頼獲得にもつながるでしょう。

このように、業務改革で顧客にとっての価値提供を高めることで、結果的に会社の評判向上や売上増加といった効果も期待できます。

業務改革成功のための5つの具体的な進め方

業務改革は、計画的に進めることが重要です。ここでは、成功に向けた5つのステップを具体的に解説します。

• Step①：目的やゴールを設定する

• Step②：課題やリスクを洗い出す

• Step③：業務プロセスを設計する

• Step④：業務改革を実行する

• Step⑤：効果の測定や評価などの振り返りを行う
  
  

Step①：目的やゴールを設定する

まず、業務改革の目的やゴールを明確にしましょう。なぜ業務改革が必要なのかを経営層から現場まで共有し、全員が同じ方向を目指せるようにします。

次に、改革の対象とする業務領域や基本方針を決定してください。結果が出るまでの期間や予算などの条件も考慮しながら、ゴールに向けた実行シナリオを策定しましょう。

なお、最終目標に至るまでの途中経過を測るKPI（重要業績評価指標）を設定しておくと、進捗状況を定量的に把握しやすくなります。

Step②：課題やリスクを洗い出す

現状の業務プロセスを詳細に分析し、抱えている課題やリスクを洗い出します。

各業務を可視化・細分化し、非効率な手順や重複作業、形骸化した業務などがないか確認しましょう。

この際、現場の担当者へのヒアリングや業務フロー図の作成などを行い、問題点を漏れなく抽出します。

同時に、改革の過程で発生し得るリスク（たとえば、システム移行時の一時的な業務停滞など）も想定し、対策を検討しておくことが重要です。

ここで明らかになった改善点に優先度を付けて、次のプロセス設計に反映させます。

Step③：業務プロセスを設計する

洗い出した課題に基づいて、新たな業務プロセスや組織体制を設計します。

現行のフローを一度白紙に戻し、理想的なプロセスをゼロから描いていきましょう。

必要に応じて、RPAやAI、クラウドシステムなどのITツールを新しい業務フローに組み込むことも検討します。

また、アウトソーシングやシェアードサービスの活用によって効率化できる部分はないかも見直しましょう。

設計にあたっては、当初決定した基本方針から逸脱しないように注意します。

業務改革の目的とゴールを全社で共有し、部門間で密に連携しながら検討を進めることが成功のカギです。

Step④：業務改革を実行する

設計した新しい業務プロセスを実行に移します。

業務改革の目的・目標を改めて経営陣から現場へ周知し、現場の理解と協力を得ながら導入を進めましょう。

リスクヘッジのため、まずは小規模な範囲でパイロット導入を行い、問題がないことを確認してから全体展開するのが有効です。

また、新しい業務フローに移行する際には、従業員への十分なトレーニング期間を設けることも欠かせません。

移行初期には予期せぬトラブルが発生する可能性が高いため、迅速に問題を把握・対処できる体制を整えておくことが重要です。

Step⑤：効果の測定や評価などの振り返りを行う

業務改革を実施した後は、設定したKPIなどに基づいて効果の測定・評価を行います。

各部門でBPRにより達成できた成果を確認し、最終目標への進捗度合いを客観的に振り返りましょう。

評価の過程で新たな課題が見つかった場合は、その都度改善策を講じて修正します。

PDCAサイクルを継続的に回していくことで、業務改革の効果を定着・向上させることが大切です。

一度改革が完了してもそれで終わりではなく、定期的に業務プロセスを見直し、更なる効率化や品質向上の余地を探る姿勢が求められます。

業務改革を実行するための4つの主な手法

業務改革を推進するために活用できる手法がいくつかあります。ここでは、代表的な4つの手法を紹介します。

• BSC

• BPO

• シェアードサービス

• 業務システムの導入

（１）BSC

BSC（バランス・スコアカード）とは、財務・顧客・業務プロセス・学習成長という4つの視点で企業の業績を評価・管理するフレームワークです。

財務指標だけでなく非財務の観点を加えることで、企業の戦略目標をバランスよく達成することを目指します。

業務改革では、コスト削減など財務面の効果に偏りすぎると長期的な成長を損なう恐れがありますが、BSCを活用することで現状とビジョンを照らし合わせながら改革を進めやすくなります。

BSCは経営戦略と業務改革を結び付けるツールとして有効で、改革の成果を多面的に捉えて持続的な改善につなげる役割を果たします。

（２）BPO

BPO（Business Process Outsourcing）とは、業務プロセスの一部を外部の専門企業や人材に委託する手法です。

自社で不足しているノウハウを持つ外部の力を借りることで、効率化や高度化が図れます。

特に定型的なノンコア業務を外部に任せれば、自社の従業員はコア業務に専念できます。専門性の高いサービスを外部から得られるため、人件費の削減効果も見込めます。

ただし、何でも外注すれば良いわけではありません。

自社の強みである分野や人材育成に関わる業務まで外注すると、社内にノウハウが蓄積されず将来的な競争力低下につながります。

委託先との適切な契約管理や情報セキュリティ対策も重要です。

（３）シェアードサービス

シェアードサービスとは、企業グループ内の各社で重複している間接部門（経理、人事、総務、ITなど）を一箇所に集約・統合する手法です。

各社でバラバラに行っていた管理業務をシェアードサービスセンター（SSC）に一本化し、標準化されたプロセスで少人数で処理します。

これにより、グループ全体での人件費や管理コストの削減が可能となり、人材を効率的に配置できます。

また、業務手順やルールが統一されるためサービス品質が均一化し、グループ全体のガバナンス強化にもつながります。

シェアードサービスはバックオフィス業務をスリム化し、生産性を向上させる有効な手段です。

（４）業務システムの導入

業務改革では、RPAや業務管理システムなどのITツールの導入も有効です。

従来、人手で行っていた定型作業をシステム化・自動化することで、作業効率化とミス削減が期待できます。

また、ITツール活用により業務プロセスを抜本的に最適化でき、人員配置の適正化や属人化の解消、さらには生産性向上・コスト削減につながります。

導入に際しては、現状の業務フローを整理し、目的と要件を明確にした上でシステムを選定しましょう。

なお、システム障害や災害発生時には業務が停止するリスクもあるため、手作業で最低限業務を継続できるようなバックアップ体制やマニュアル整備も忘れずに行いましょう。

業務改革の具体的な3つの成功事例

最後に、業務改革の成功事例を見てみましょう。ここでは、3つの事例を取り上げて解説します。

• 株式会社リーディングマーク｜脱・業務のブラックボックス化

• ヒロセホールディングス株式会社｜Excel管理の限界を突破

• 綿半パートナーズ株式会社｜グループ業務の標準化

（１）株式会社リーディングマーク｜脱・業務のブラックボックス化

Personality Techを活用したHR事業を展開する株式会社リーディングマークでは、最大の課題は「業務のブラックボックス化」でした。

「いつ・誰が・何をするのか」が全く整理されておらず、担当者間でも業務がブラックボックス化していました。 

また、従来はスプレッドシートでタスク管理を行っていましたが、通知機能がないため、担当者間で口頭での確認やリマインドが頻発し、非効率な状況でした。

そこで、mfloowを導入し、これまで個人が抱えていた業務の進め方や期日管理などの情報を集約することで、担当者不在時も業務が滞ることなく、属人化からも脱却できる体制を構築できました。 

何よりも「“忘れても大丈夫”という精神的な安心感」が生まれたのが一番大きな変化です。

mfloowが自動でリマインドしてくれるため、常にタスクを覚えておく必要がなくなり、本来のコア業務に集中できるようになりました。

出典：mfloow導入事例 株式会社リーディングマーク

（２）ヒロセホールディングス株式会社｜Excel管理の限界を突破

国内外に多数のグループ会社を展開するヒロセホールディングス株式会社では、会社の成長と共に担当者が増えるにつれてExcelでの管理が煩雑になっていきました。

 チーム内での連携が重要になるにつれて、Excelでは情報共有が難しく、突発的な業務が発生した際の抜け漏れも懸念点となっていました。

システム導入によりタスクが可視化されることで、ペースをしっかり掴んで漏れなく手続きを進められるようになりました。 

「見える化」によって、終わったかどうかを一々確認する必要がなくなり、非効率なコミュニケーションが削減されました。

誰の手続きがどこまで進んでいるのかといったチェックの不安がなくなり、精神的にも楽になった事例です。

出典：mfloow導入事例 ヒロセホールディングス株式会社

（３）綿半パートナーズ株式会社｜グループ業務の標準化

綿半グループの管理・支援機能を担う綿半パートナーズ株式会社では、Excel管理の手法に限界を感じるようになっていました。

タスクの進捗や納期に対する認識に個人差があり、担当者ごとの対応状況が見えづらく、抜け漏れや対応の遅延が頻発していました。

mfloowを導入したことで、「業務の標準化」と「効率化」が一気に進んだと感じています。

「誰が・いつまでに・どのタスクを担当するのか」といった情報が可視化され、タスクの粒度や納期に対する認識が、全員で共通化できるようになりました。 

属人化していた業務が可視化されたことで、他の担当者の作業状況も円滑に把握できるようになり、進捗確認やコミュニケーションにおける摩擦が軽減され、業務の対応スピードが飛躍的に向上しました。

出典：mfloow導入事例 綿半パートナーズ株式会社

業務改革を実施する際の4つの注意点

1. 事前に現場の納得と共感を得る

2. まずは小さく始めて成功を積む

3. 導入直後の現場混乱に備える

4. 実施後の検証と改善を継続する

（１）事前に現場の納得と共感を得る

改革の断行において最大の障壁となるのは、現場の心理的な抵抗です。

トップダウンで一方的に進めるのではなく、「なぜ今、痛みを伴う改革が必要なのか」という背景と目的を丁寧に共有し、従業員の納得感（腹落ち）を得るプロセスが欠かせません。

当事者意識を醸成することが、プロジェクトの推進力を生む土台となります。

（２）まずは小さく始めて成功を積む

初期段階から全社一斉の刷新を試みると、利害調整の複雑化によりプロジェクトが頓挫するリスクが高まります。

まずは影響範囲が限定的な部門で「小さな成功体験（クイックウィン）」を作り、その成果をエビデンスとして段階的に適用範囲を拡大するアプローチが確実です。

成功モデルの横展開こそが、最短ルートでの全体最適につながります。

（３）導入直後の現場混乱に備える

新プロセスへの移行直後は、手順の変更により現場が混乱し、一時的に生産性が低下するケースが避けられません。

この「産みの苦しみ」を想定し、十分な研修期間や専任のサポートチームを配置するなど、ソフト面での手厚いフォロー体制を敷くことが肝要です。

現場の声を即座に拾い上げ、運用を柔軟にチューニングする姿勢が定着を早めます。

（４）実施後の検証と改善を継続する

システムの導入やプロセスの変更はゴールではなく、継続的な改善のスタート地点に過ぎません。

導入後は定期的に定量的な効果測定を行い、KPIの達成度を可視化することが重要です。

浮き彫りになった課題に対して迅速に是正措置を講じるPDCAサイクルを回し続け、改革を組織の「文化」として根付かせる必要があります。

まとめ

業務改革(BPR)は、従来の延長ではなくゼロベースで業務フローを再構築する抜本的な改革です。

業務全体を見直すことで、生産性向上、コスト削減、従業員のモチベーションアップ、顧客満足度向上など多くのメリットをもたらします。

現状の業務フローや評価制度を改め、積極的に業務改革に取り組むことは、働き方改革やDXが求められる時代において企業の競争力強化につながります。

従業員の負担軽減にもつながる取り組みとして、ぜひ自社の業務プロセスを見直し、効果的な業務改革を推進してみてください。