業務分析とは？4つのメリットや進め方、8つのフレームワークを解説 

企業の生産性を高め、競争力を維持するためには、現場の業務を継続的に見直す仕組みが不可欠です。

「業務分析」は、業務プロセスの無駄を発見し、効率化や品質向上を実現するための重要な手法として注目されています。

本記事では、業務分析の基本的な考え方や実施によって得られるメリット、実務で活用できるフレームワーク、さらに分析・改善を支援するツールまで幅広く紹介します。

属人化の解消や業務効率化を進めたい方は、ぜひ参考にしてください。

業務分析とは？日々の業務を可視化・分析して改善すること

業務分析とは、日々行っている業務を見直し、目的に沿って改善する行為です。

現在の業務プロセスを細かなタスク単位で洗い出し、各種指標に照らしてムダや非効率を発見するなど、様々な手法があります。

業務分析というと社内の問題に思われがちですが、業務効率化によって生まれた時間をお客様対応に充てられれば、最終的に企業の収益向上にもつながるとされています。

市場環境が常に変化する現代では定期的な業務分析が必要であり、現状を可視化して課題を洗い出すことが重要です。

業務分析で得られる4つのメリット

業務分析には様々なメリットがあります。ここでは代表的な4つのメリットを紹介します。

1. 属人化の防止に繋がる

2. 課題を把握しやすくなる

3. 客観的なデータに基づき判断できる

4. 生産性が向上する

（１）属人化の防止につながる

業務分析の実践は、特定の個人に依存する「属人化」のリスクを未然に防ぐために極めて有効です。

業務手順が共有されていない状態では、担当者の不在時に業務が停滞し、引き継ぎにも膨大な工数を要するからです。

可視化と標準化を通じてプロセスを資産化すれば、後任者が一から調査するような事態は回避できます。

結果として、異動や退職が発生した際も円滑に業務を継承でき、組織のパフォーマンスを維持できるのです。

（２）課題を把握しやすくなる

 業務分析をし、現状が可視化されると、組織が抱える課題を迅速かつ正確に把握できます。

工程を透明化することで、各業務のボトルネックや偏りが客観的に浮き彫りになるからです。

たとえば、特定の担当者への過度な負荷や、重複した無駄な作業を視覚的に特定しやすくなります。

このように課題を「見える化」すれば、解決すべき優先順位を的確に判断し、改善策を講じられるようになります。

（３）客観的なデータに基づき判断できる

業務分析により業務フローが可視化されることで、意思決定を経験則や勘ではなく定量的なデータに基づいて判断しやすくなるとされています。

たとえば、ミスが多発する業務について、現状が不透明だと「要因は人手不足か、仕組みの欠陥か」という本質的な判断ができません。

しかし、業務分析を通じて定量的な根拠を得られれば、問題の所在を正確に特定できます。

数値という確かな指標を持つことで、組織はより的確で実効性の高い改善策を講じられるようになるのです。

（４）生産性が向上する

業務分析によるプロセスの最適化は、組織全体の生産性を飛躍的に向上させるための鍵となります。

無駄な工程を徹底的に削ぎ落とせば、限られた経営リソースで最大のアウトプットを創出できるからです。

具体的には、属人化の解消によってチーム内で業務を平準化できれば、一人ひとりの負荷が軽減され、新たな余力が生まれます。

その時間を顧客対応や新規施策などの高付加価値業務に充当することで、企業の競争力は確実に高まっていくのです。

業務分析の前に確認すべき6つの情報

業務分析を始める前に、現状を把握するため以下のような資料やデータを収集・確認しておきましょう。

1. 業務体系表

2. 業務内容表

3. 業務分担表

4. 業務フロー図

5. 業務量調査票

6. アンケート・ヒアリング調査の結果

（１）業務体系表

業務体系表とは、組織内の業務を大分類・中分類・小分類と階層的に整理し、一覧表にまとめたものです。

「各業務の目的、手順、使用ツール、担当者、現状、課題などを記載できるように設計」されており、業務棚卸の結果を体系的に整理するフォーマットとして活用されます。

全業務の全体像を俯瞰でき、抜け漏れなく業務を把握するのに役立ちます。

（２）業務内容表

業務内容表（業務内容一覧）とは、対象範囲の業務をすべて洗い出し、表形式で一覧化したものです。

書式は状況に応じて様々ですが、タスク名や内容、担当者、頻度、所要時間などを整理します。

多くはエクセル形式で作成され、業務の抜け漏れを防ぐために活用されています。

業務内容表を作成することで業務の全貌を見える化でき、役割分担や優先順位の検討に役立つでしょう。

（３）業務分担表

業務分担表とは、誰がどの業務を担当しているかを一覧化した表です。

チームや部署内の体制を明確にするもので、担当者ごとの役割分担が一目で把握できます。

もし未整備であれば、細分化してリスト化し、メンバー間で共有しておくことが望ましいでしょう。

（４）業務フロー図

業務フロー図とは、業務がどんな工程で進むかを可視化したものです。

自部署内で完結するのか、他部署も含めたプロセスになっているのかなど、業務の流れを図で示します。

フローチャートやプロセスマップなどを用いて描画され、誰でも全体の流れを理解しやすくなります。

（５）業務量調査票

業務量調査票とは、各業務の量（処理件数など）を測定・記録するための調査用紙です。

たとえば営業なら対応顧客数、人事ならデータ入力件数などの指標で業務量を把握します。

部署全体だけでなく人単位で業務量を可視化することがポイントで、一人ひとりの負荷状況を把握する手がかりになります。

（６）アンケート・ヒアリング調査の結果

アンケート・ヒアリング調査を行うことで、現場の従業員だからこそ感じる不満や不安といった生の声を集められます。

書類や数値だけでは見えない問題点をあぶり出す有効な手段であり、業務分析において現場の声を反映するためにも重要です。

業務分析に役立つフレームワーク8選

業務分析を進める際には、各種フレームワーク（枠組み）を活用すると整理がしやすくなります。ここでは、業務分析に活用できる代表的なフレームワークを8種類紹介します。

1. ロジックツリー（決定木分析）

2. バリューチェーン分析

3. KPT

4. ビジネスモデルキャンバス

5. MECE

6. BPMN

7. QCD

8. ECRS（イクルス）

（１）ロジックツリー（決定木分析）

ロジックツリーは、複雑な問題をピラミッド状に分解して整理することで原因や解決策を探る課題解決フレームワークです。

問題を要素に分解し「モレなくダブりなく」分類していくため、業務プロセスのどこに改善の余地があるかを体系的に洗い出すのに役立ちます。

ロジックツリーを用いることで思考を抜け漏れなく構造化でき、原因分析から改善策の立案まで論理的に進められます。

業務分析におけるロジックツリーの活かし方

業務分析では、現状の業務課題をロジックツリーで細分化することで、問題の根本原因を見極めやすくなります。

たとえば、売上低下の要因をロジックツリーで分解すれば、顧客数・単価・コストなど複数の角度から原因を分析でき、効果的な改善策の立案につなげられます。

（２）バリューチェーン分析

バリューチェーン分析とは、各業務を機能ごとに細分化し、一連の流れとして把握するためのフレームワークです。

どこでどんな業務が行われ、どう後続工程につながっていくのかをプロセスとしてまとめ、業務改善の着眼点を導き出します。

この分析により、バリューチェーン上で付加価値を生まない工程を洗い出し、削減すべき箇所を特定できます。

業務分析におけるバリューチェーン分析の活かし方

業務分析では、バリューチェーン分析によって各工程の付加価値を可視化し、ムダな工程を特定します。

たとえば、製造業務をバリューチェーンで捉え、原材料調達から製品販売までの流れを分析することで、付加価値を生まない非効率な作業を洗い出し、改善に取り組めます。

（３）KPT

KPT（Keep・Problem・Try）は、振り返りによる課題解決に用いられるシンプルなフレームワークです。

Keep（継続すべき良かった点）、Problem（問題点）、Try（今後試したいこと）の3つの要素から成り、様々な業務の振り返りに活用されています。

業務分析におけるKPTの活かし方

KPT法を業務分析に取り入れることで、定期的な振り返りと継続的な改善サイクルを回すことができます。

たとえば、プロジェクト終了時にKPTで良かった点と課題を整理すれば、チーム内で認識を共有でき、次の業務改善にスムーズにつなげられます。

（４）ビジネスモデルキャンバス

ビジネスモデルキャンバス（BMC）とは、企業が利益を生み出すための仕組みであるビジネスモデルを可視化するフレームワークです。

9つの構成要素から一枚のキャンバス上にビジネスモデルを整理し、全体像を俯瞰できます。

既存事業の見直しや新規事業の立ち上げにも活用され、複雑なビジネスを一枚で俯瞰できる点が特徴です。

業務分析におけるビジネスモデルキャンバスの活かし方

業務分析では、ビジネスモデルキャンバスを用いて各業務がビジネスモデル全体のどの部分に貢献しているかを確認できます。

たとえば、自社の9つの要素をキャンバスに整理すれば、各部門の活動と価値提案や収益構造との関連性が一目で分かります。

これにより、業務改善の方向性が戦略と合致しているか評価しやすくなるのです。

（５）MECE

MECE（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive）とは、「モレなく、ダブりなく」物事を整理するための思考法です。

分析対象を互いに重複しないカテゴリーに分け切ることで、抜け漏れのない網羅的な分析が可能になります。

業務分析におけるMECEの活かし方

業務分析でもMECEの考え方を取り入れることで、課題の洗い出し漏れや重複を防ぐことができます。

たとえば、業務プロセスを分類する際にMECEを意識すれば、全工程を漏らさずに把握でき、効率的に問題点を整理可能です。

これにより、改善すべき領域を見落とすリスクが減り、的確な対策立案につながります。

（６）BPMN

BPMN（Business Process Modeling Notation）とは、業務プロセスを図式化する標準的な表記法です。

複雑な業務フローを標準化された記号で可視化し、部署をまたぐプロセスでもメンバー問わず理解できるようにします。

業務分析におけるBPMNの活かし方

業務分析では、BPMNで現状の業務フロー図を作成し、誰もが理解できる形式で共有することが重要です。

統一された図記号でプロセスを示すことで、部署間の複雑な手順も関係者全員が把握しやすくなり、手順の重複やボトルネックの発見に役立ちます。

これにより、改善策の検討を円滑に進めることが可能です。

（７）QCD

QCDとは、Quality（品質）・Cost（コスト）・Delivery（納期）の頭文字を取ったもので、製造業を中心に重視される3つの要素です。

QCDのバランスを意識した経営により、企業の売上や信頼性の向上、従業員の負担軽減、顧客満足度の向上などが期待できます。

業務分析におけるQCDの活かし方

業務分析では、QCDの観点で現状の業務を評価し、改善の優先順位を検討します。

品質を維持しつつコスト削減や納期短縮を図れているかをチェックすることで、偏りのないバランス良い改善策を立案できます。

（８）ECRS（イクルス）

ECRSとは、Eliminate（排除）・Combine（結合）・Rearrange（入替え）・Simplify（簡素化）の頭文字を取った業務改善の発想法です。

元々は製造現場の改善手法ですが、現在ではあらゆる業務の効率化に広く用いられています。

業務分析におけるECRSの活かし方

業務分析では、ECRSの4原則に従って現行業務を見直します。

各作業について「排除できないか？」「結合（または分離）できないか？」「順序を入れ替えられないか？」「より簡素化できないか？」と問いかけることで、改善の着眼点を得られます。

業務分析の4つの主な流れ

業務分析を円滑に進めるために、以下のような4つのステップで取り組むと効果的です。

• Step1：目的・ゴールを明確にする

• Step2：情報を集める

• Step3：フレームワークで分析する

• Step4：関係者が見やすいようわかりやすくまとめる

Step1：目的・ゴールを明確にする

まず最初に、業務分析を行う目的・ゴールを明確に設定します。何の課題を解決するために分析するのか、どんな成果を得たいのかを具体化しておくことが重要です。

目的が不明確なままでは効果検証ができず、分析の方向性も定まりません。

最初にゴールを定めることで、後のステップで取るべきアクションや指標も定まります。

Step2：情報を集める

次に、業務分析に必要な情報を網羅的に収集します。

業務マニュアルや分担表、フロー図など関連する書類・データを集めましょう。

部署横断の業務がある場合は、それぞれの担当者から現状をヒアリングしておきます。

紙で管理されている資料はスキャンや転記で電子化し、分析しやすい形に整理することも重要です。

Step3：フレームワークで分析する

収集した情報を基に、適切なフレームワークやツールを活用して業務分析を行います。

前述のロジックツリーやBPMNなど、状況に応じた手法を使って現状を可視化・評価し、改善すべき課題を明確にしていきます。

フレームワークを使うことで、思考が整理され効率的に分析を進められるでしょう。

Step4：関係者が見やすいようわかりやすくまとめる

最後に、分析結果を関係者にとって分かりやすい形でアウトプットします。

業務改善策の報告書や提案書を作成し、経営層だけでなく現場のメンバーも理解・納得できる内容にまとめることがポイントです。

実際に業務を担当する人々が腹落ちする改善策であれば、スムーズな実行と定着が期待できます。

業務改善にはツール活用もおすすめ

業務分析で見出した改善策を実践する際には、便利なツールを活用することも効果的です。ここでは例として3種類のツールを紹介します。

• 業務改善プラットフォーム

• RPA（Robotic Process Automation）

• Web会議ツール

（１）業務改善プラットフォーム

業務改善プラットフォームとは、業務フローの整理からマニュアル化、進捗管理や業務分析を一気通貫でできるシステムです。

進捗管理を行なううえで工数管理もでき、実際にかかった時間を管理できるため、定量的な業務分析を進められるのが特徴です。

業務の属人化やブラックボックス化の解消はもちろん、ムダな業務を削減した業務フローをそのまま運用に落とし込めるので、業務リソースの最適化を実現できます。

（２）RPA（Robotic Process Automation）

RPAとは、人がPC上で繰り返し行う定型業務をソフトウェアロボットで自動化する技術です。

単純作業や定型業務の自動化による業務効率化が最大のメリットとされ、人間より高速かつ正確に作業を代行するため大幅な工数削減と生産性向上が期待できます。

24時間365日稼働できヒューマンエラーも防げるため、従業員は手作業から解放され、より付加価値の高い業務に注力できるようになります。

（３）Web会議ツール

Web会議ツールとは、インターネットを通じてビデオ通話や音声通話ができるコミュニケーションツールです。

遠隔地にいながら複数拠点のメンバーとリアルタイムで会議を行えるため、移動時間や出張コストの削減につながります。

また、画面共有やチャット機能によって資料を見せながら議論でき、対面に近い形でスムーズな情報共有が可能になるため業務効率化に寄与します。

まとめ

業務分析は現状の業務を可視化・分析して課題を洗い出し、改善するための手法です。

属人化の防止や無駄の削減、生産性向上など多くのメリットがあるとされています。

フレームワークを活用することで効率的かつ漏れのない分析が可能となり、RPAなどのツール導入によって改善策を効果的に実行できます。

現場を含む関係者全員が理解・納得できる形で改善を進めることが重要です。

期的に業務分析を行い、継続的な業務改善を図っていきましょう。